Imponerade av möjligheterna i Qlik – så lyfte Bona sin finansiella uppföljning

Ett globalt företag med behov av överblick

I några av världens största sporthallar, arenor och flygplatser finns golvytor som vårdas och behandlas med produkter från svenska Bona. Företaget är kanske mest känt för sina spraymoppar och golvvårdsprodukter för underhåll av alla typer av golv, inte minst på den amerikanska marknaden där de finns hos detaljhandelskedjor som Walmart och Target.

Bona finns representerade i fler än 90 länder genom 17 dotterbolag, 70 distributörer, 650 anställda och 4 fabriker. Controllerteamet med ansvar för företagets supply chain med fokus på produktion, logistik och inköp har med andra ord ett både viktigt och komplext uppdrag. I början av 2024 blev det tydligt att de behövde en bättre lösning för att överblicka verksamheten.

"Utan ett fungerande verktyg tar uppföljningen för lång tid. Du kan göra en rapport, men sedan går det inte att fördjupa sig inom olika områden, då det saknas data för djupare insikter än dem som finns att tillgå på en övergripande nivå. Våra verktyg var väldigt utdaterade, så vi beslutade oss för att flytta över uppföljningsarbetet till Qlik", berättar Anna Sten, controller på Bona.

Appar gör det enkelt att följa verksamheten

Controllerteamet krokade arm med Exsitec, som redan hade hjälpt säljavdelningen på Bona att rulla ut Business Intelligence-systemet Qlik. Jörgen Olofsson, senior affärsutvecklare och BI-konsult på Exsitec, blev ansvarig för det nya projektet.

"Tidigt i processen besökte vi Bonas huvudkontor i Malmö för att lära känna alla som vi skulle jobba med. Anna har varit med från början och hela tiden kommit med nya idéer och tankar. Det känns bra att vi har kunnat ge henne verktygen som hon har väntat på", säger han. 

Jörgen Olofsson och kollegan Johanna Ingman har hållit workshops med Bona för att identifiera de viktigaste KPI:erna inom produktion, logistik och inköp. Utifrån dessa har teamet utvecklat användarvänliga appar som ska göra det enkelt att följa trender och avvikelser. Sedan i maj 2024 har antalet Bona-användare i Qlik fördubblats och aktiviteten blivit tre gånger så stor. 

"Ett bra exempel är medarbetaren som inte behöver access till hela ERP-systemet, men som behöver delar av informationen i systemet för att göra sitt dagliga arbete. Nu finns det en plattform där Annas interna kunder kan gå in och titta på just den informationen, utan att behöva samla in data från olika håll och lägga ihop detta i Excel", säger Pontus Rasmusson, Business Intelligence Specialist på Bona. 

"Tidigare kunde jag få 25 mejl dagligen där kollegor frågade om jag kunde ta fram olika uppgifter. Nu finns inte den typen av förfrågningar längre och det är precis det jag vill uppnå. Jag vill ägna min tid åt att utveckla processer och analysera våra siffror så att vi blir ännu bättre", säger Anna Sten.

Ny Qlik-app ger Bona total överblick på inköp och kostnader

Bona har i dag en inköpsvolym på runt 1,7 miljarder kronor, utspridd på olika fabriker och stora distributionscenter i Europa och USA. En ny applikation i Qlik möjliggör uppföljning på samtliga inköp, ner på transaktionsnivå. 

"Appen gör det möjligt att följa prisutvecklingen på råmaterial och exempelvis ställa den mot valutautveckling. Detta gör det enklare för oss att upptäcka avvikelser mot den budget vi har. För mig ger appen en helt annan kontroll och insyn i hur man jobbar med transaktioner ute i de tyska och amerikanska bolagen", säger Anna Sten. 

De vassa analysverktygen har gett Bona incitament att satsa mer på budget- och prognosarbete. Därför har Exsitec nu byggt in möjligheten att skapa budgetar direkt i Qlik. 

"Exsitec har varit väldigt lyhörda under hela projektet. Jag har uppskattat hur teamet har ifrågasatt sådant som jag tar för självklart, och bidragit med förslag på hur vi skulle kunna göra i stället. Nu har vi en gemensam plan att skapa appar som gör det enklare att även jobba framåtriktat", säger Anna Sten.