Det var rapportpaketet i Visma Net som först fångade Laura Bäcklunds uppmärksamhet. Som ekonomichef på det anrika familjeföretaget Ahréns Åkeri i Södertälje var hon alltför väl medveten om de dagliga utmaningar som följde med det befintliga ekonomisystemet.
Utmaningen: pappershögar, sårbara system och platsbundet arbete
Otympliga uppdateringar och avsaknad av viktiga funktioner, som automatisering och smidig integration med externa system, hade länge hämmat arbetet på ekonomiavdelningen. Laura kände frustrationen växa i takt med den manuella arbetsbördan:
"Jag är en tävlingsmänniska. Jag vill alltid bli bättre och snabbare, men våra rutiner stoppade upp flödet."
Varje månad satt teamet med fysiska pappershögar och knackade siffror i Excel. Inne på lagret samlades kartonger med arkiverade pappersfakturor. Eftersom systemet var platsbundet behövde allt arbete dessutom utföras på kontoret, samtidigt som systemuppdateringar bara skedde sporadiskt och innebar kostsamma driftstopp.
Lösningen för Ahréns Åkeri
Ahréns Åkeri valde Visma Net ERP för att skapa en mer automatiserad, flexibel och skalbar ekonomihantering. Som molnbaserat affärssystem ger Visma Net tillgång till ekonomidata oavsett plats, samtidigt som systemet uppdateras automatiskt utan behov av driftstopp eller omfattande IT-insatser.
Implementeringen genomfördes tillsammans med Exsitec och startade under 2021. Trots att projektet drevs under en period med distansarbete kunde införandet genomföras digitalt och med löpande stöd från konsulter och projektledare.
Med Visma Net fick Ahréns Åkeri ett systemstöd som kunde ersätta manuella moment, minska beroendet av papper och skapa bättre struktur i hela ekonomiflödet.
Resultatet: tidsbesparingar, digital arkivering och mer tid för utveckling
Efter implementeringen av Visma Net har Ahréns Åkeri upplevt betydande tidsbesparingar och kostnadsminskningar. Pappershanteringen har ersatts av en elektronisk lösning, vilket minskat risken för fel och skapat en strukturerad, molnbaserad arkivering. Momsrapporter tas numera fram automatiskt varje månad, redo att skickas in till Skatteverket.
Om Ahréns Åkeri
Ahréns Åkeri är ett familjeägt transport- och logistikföretag med bas i Södertälje. Företaget grundades 1974 och har idag ett moderbolag och fem dotterbolag, inklusive en enhet i Estland. Verksamheten är inriktad på transport och logistik, med ekonomiska flöden som kräver struktur, kontroll och tillförlitlig uppföljning.
Laura Bäcklund, ekonomichef på Ahréns Åkeri
"Med all den tid som frigjorts från manuellt arbete, har jag kunnat ägna mer tid åt verksamhetsutveckling och att stötta VD i fler viktiga frågor. Sådant hade jag definitivt inte hunnit på samma sätt, om jag suttit kvar i mina manuella momsrapporter"
Mer tid till utveckling och styrning
När manuella moment minskar frigörs tid för mer värdeskapande arbete. För Ahréns Åkeri innebär det att ekonomiavdelningen kan arbeta mer proaktivt med verksamhetsutveckling, analys och stöd till ledningen.
Rapportpaket kan tas fram mer effektivt, momsrapportering blir enklare och ekonomidata finns samlad i ett system som är byggt för att växa med verksamheten. Något som ger bättre beslutsunderlag och skapar trygghet inför framtida förändringar.
En mer hållbar ekonomihantering
Ett viktigt mål med systembytet var att skapa en mer hållbar arbetsprocess. Genom att ersätta pappersbaserade rutiner med digitala flöden har Ahréns Åkeri minskat sin administrativa belastning och fått en mer strukturerad vardag.
Den molnbaserade lösningen gör det också möjligt att arbeta flexibelt, vilket stärker både effektiviteten och arbetsmiljön. Samtidigt får företaget ett system som uppdateras löpande och är bättre rustat för framtidens krav.
