Digitalsmart Ekonom

Från repetition till fokus på avvikelsehantering

Verksamhetssystem idag, däribland moderna affärssystem, erbjuder allt högre grad av automation inbyggt i systemen. Många väljer att digitalisera, just för att komma åt mer automation och minska på manuell handpåläggning och repetitiva arbetsuppgifter. Nedan berättar vi hur vardagen förändras på ekonomiavdelningen när man automatiserar mer.

 

 

 

1

Varför automatisera?

Automation ger plats för fler värdeskapande aktiviteter åt medarbetare i en verksamhet. Tidskrävande, repetitiva arbetsuppgifter mår ingen verksamhet bra av att lägga merparten av sin tid på. Är man dock van att göra en process själv steg för steg, så kan det kännas läskigt att släppa på kontrollen. Vänjer man sig vid tanken och får se med egna ögon att det fungerar, så brukar dock de flesta se det som något positivt. Dessutom kan man själv välja att lägga in kontrollpunkter i en automatiserad process, där man tycker att de behövs.

Mer tid för avvikelsehantering

En tydlig uppsida med att använda system som gör det möjligt att automatisera mer är att fokus skiftar till att hantera felaktigheter som har uppstått i den automatiserade processen. Företag som har jobbat aktivt med att införa flera systemstöd som automatiserar, och som har slipat på sina interna processer, jobbar idag i större utsträckning med avvikelsehantering på ekonomiavdelningen.

I vår Automationspyramid, som visar vägen mot en automatiserad verksamhet, så är det typiskt företag som befinner sig på nivå 3 som jobbar allt mer med avvikelsehantering på detta ovan beskrivna sätt. 

Exempel på andra värdeskapande aktiviteter som en ekonomiavdelning kan ta sig an, när repetitiva arbetsuppgifter minskar, är mer tid för analys utav ekonomisk data, uppföljning på leverantörer och att sprida viktig information internt.

pyramid-0-2

 

Typiska frågor för ekonomiavdelningar som siktar mot nivå 3 i Automationspyramiden är:

Vilken touchlessgrad har vi på vår leverantörsfakturahantering? Matchas varufakturor automatiskt mot inköpsordrar? Har vi implementerat e-fakturor där det är möjligt? Har vi automatiserat in- och utbetalningar via en direktkoppling till banken? Hur hanterar vi kvitto- och utläggshanteringen idag? Har vi en integration mellan exempelvis projektsystem och ekonomisystem som möjliggör en mer automatiserad kundfakturering? 
Och så vidare…

Listan på automationsmöjligheter i dagens verksamhetssystem, som finns tillgängliga för små- och medelstora företag, kan göras lång och vinnarna är de som får ägna sig mer åt avvikelsehantering med mer tid frigjord för värdeskapande aktiviteter istället. 

 

 

Läs fler artiklar för ekonomer:

Lönefakta 2024 - Nya belopp & procent

Lön 1 min

Lönefakta 2024 - Nya belopp & procent

För dig som arbetar med lön och ekonomi innebär nytt år nya belopp och procent. Skatteverket har publicerat sin...

Hur hanterar man EDI-krav från kunder och leverantörer?

Lager-logistik Fakturahantering ERP-system ERP 3 min

Hur hanterar man EDI-krav från kunder och leverantörer?

I detta blogginlägg går vi igenom begreppen EDI och PEPPOL, hur man påbörjar en utvärdering av potentiella lösningar...

Gå från 55% till 80% automatisk hantering av leverantörsfakturor

Fakturahantering 2 min

Gå från 55% till 80% automatisk hantering av leverantörsfakturor

Effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor genom att automatisera processerna med diagnosverktyg.

 

Skribent: Pernilla Chis

Har du funderingar kring artikeln, Digitalsmart Ekonom eller digitalisering? Ta kontakt direkt eller fyll i dina uppgifter så hör jag av mig.

Pernilla Chis Profilbild rund

Pernilla Chis