Framtidens arbetsplats - behövs policys om kontorsarbete?

Anna hänvisar också  till en genomförd undersökning av fastighetsbolaget Castellum, från våren 2023, där man frågat personer, varför de vill jobba från ett kontor och fått till svar att den främsta anledningen är att man vill träffa sina kollegor. För företag innebär det att ens kontor behöver göras till en yta där medarbetare kan träffas, där man kan bygga ett sammanhang och där man vill vara på dagarna. Jobbet blir gjort ändå, säger Anna och hänvisar till att väldigt mycket jobb blev gjort under pandemin också, när många tvingades att helt jobba hemifrån. Nu sker arbetet på många olika sorters platser, och det är sysslans natur som avgör vad som lämpar sig att utföra vart.

Geografi och tekniska förutsättningar

Om man har jobbat distribuerat, utspridda på många platser, sedan länge så har man som organisation förmodligen en större vana av distansarbete redan, med alla de utmaningar som kommer i ledarskap och att bygga kultur. För dem som funnits på en central plats tidigare, och nu försöker möta anställdas förväntningar, och i vissa fall krav, på hemarbete så kan det kännas mer svårnavigerat. Här berättar Anna att det ofta är stora skillnader mellan större och mindre städer i hur vanligt det är med distansarbete. Vissa arbetsgivare tenderar att vara mer flexibla och att i större utsträckning erbjuda möjlighet att jobba från andra platser än kontoret. Andra arbetsgivare har valt att hellre vilja samla alla på kontoret. 

Anna nämner också att det från företagens perspektiv kan vara klokt att se över vart man har sitt kontor och fråga sig om det är idealiskt utifrån exempelvis var de anställda bor. Kanske behöver man flytta sitt kontor för att ha chans att behålla sina anställda över tid, eller ta hjälp av coworkingplatser som ligger närmare var anställda bor? Beroende på hur ens omsättning av personal ser ut, så kan detta vara högst relevanta frågor att ställa sig som företag, menar Anna.

En annan sak man såklart måste fundera kring när det kommer till framtidens arbetsplats och flexibla lösningar för de anställdas arbetsplatser är huruvida man har tekniska förutsättningar att jobba på distans. Alltså om man har system och de verktyg som man behöver för att kunna genomföra sitt jobb på annan plats. Här är vi på Exsitec experter på att hjälpa organisationer att ställa om till verksamhetssystem som främjar och underlättar distans- och hybridarbete. 

“You work remotely, but you love in person.”

- Lisette Sutherland, distansarbetsguru från företaget Collaboration Superpowers

Bygga nätverk och unga i arbetslivet

Anna berättar också att forskning som är gjord på just unga i arbetslivet, i  globala västvärld, visar att unga som är nya i arbetslivet i högre utsträckning tjänar på att vara på arbetsplatsen och gärna vill vara det. Detta eftersom det där finns bättre möjligheter att lära sig hur jobbet fungerar i praktiken och bygga professionella nätverk. Genom att se hur arbetet  går till, hur kollegor agerar i olika situationer och vilken kultur man har inom bolaget så lär man sig inte bara det specifika jobbet snabbare, utan också hur man beter sig på en arbetsplats. Dessutom tjänar unga i arbetslivet mycket på att tidigt försöka bygga sig ett nätverk, för att så småningom kunna ta nästa kliv i arbetslivet, och det nätverket är mycket lättare att bygga på arbetsplatsen än hemifrån. 

Hänsyn till olika livsfaser

När man hunnit jobba ett tag, och kanske är i en annan fas i livet med barn och familj, så kan fördelarna med en större flexibilitet mellan kontorsarbete och hemarbete vara nyckeln till att få ut mer produktivitet från den anställde. Detta samtidigt som man kan möta den enskilde anställdes behov om högre grad av flexibilitet också. Om man tittar på anställda med mer arbetslivserfarenhet, som kanske har äldre barn och där man har väldigt krävande arbetsuppgifter med stort ansvar, så kan det till och med vara så att vissa arbetsuppgifter, eller perioder av arbete, görs bäst utanför kontoret. Då får man chans att lösa dessa helt avskilt från kollegor och medarbetare på kontoret. 

Vikten av att styra med principer

En nyckel för att lyckas som företag med att navigera kring riktlinjer, och i det här med tid och plats för utförande av arbete, är enligt Anna viktigt att sätta en tydlig struktur för och att erbjuda flexibilitet utifrån de anställdas livsfaser, i den mån det tjänar företagets syfte och affärsidé. Hon lyfter också fram vikten av att styra med principer snarare än regler, som lätt blir stolpigt, snårigt och lätt skapar en kultur av kontroll och rättvisemätning mellan kollegor. Ett exempel på en princip kring just hemarbete skulle kunna vara att man låter de anställda få jobba därifrån jobbet utförs bäst. Om man leder sin organisation, eller sitt team, utifrån en sådan princip så innebär det att det blir upp till den anställde att själv avgöra vart man bör jobba ifrån och man visar som arbetsgivare att man litar på den anställdes omdöme i frågan. Det bygger också på en stor grad av kommunikation och transparens, att alla medarbetare har tillgång till de arbetsredskap som de behöver, likväl att de vet vad som förväntas av dem och hur de får kontakt med sina kollegor.

Anna delar också med sig av ett av sina favorituttryck från distansarbetargurun Lisette Sutherland, från företaget Collaboration Superpowers, som säger att: “You work remotely, but you love in person”.  Det får avsluta frågan om hur framtidens arbetsplats skall se ut, och om den är fysisk eller på distans. 

Med vetskapen om att vi bygger relationer och starka band till våra kollegor när vi ses fysiskt, så vet vi att dessa relationer kan bibehållas på distans. Vi gissar att hybridarbete är här för att stanna. Detta för att få det bästa av två världar, där relationer frodas men där även medarbetarnas önskemål och livssituationer tas i beaktning.