Digitaliseringsmognad med digitaliseringspyramiden

Digitalisering avser ursprungligen och i tekniska sammanhang omvandling från analog till digital representation av information med nollor och ettor.

Det säger oss en del men inte allt. Forskning visar dock på att digitalisering ger många positiva effekter, som i slutändan ökar företagets konkurrenskraft. Något som är väldigt eftersträvansvärt, det tror jag alla här kan skriva under på.

Vi förstår då att digitalisering innebär att information går från analogt till digitalt, men det säger ingenting om hur mycket eller hur långt man kommit i sin digitalisering. Som komplement kan vi därför kika vidare begreppet digitaliseringsmognad.

Digital mognadsgrad

Att förstå sin digitaliseringsmognad är ett kraftfullt sätt att veta vart man befinner sig och vart man är påväg i sin digitaliseringsresa. Den digitala mognadsgraden är ju alltid relativ, och studier visar på att vi i Sverige och Norge har en relativ hög grad av digitaliseringsmognad. 

Självklart varierar den digitala mognadsgraden mellan olika branscher och det finns av naturliga orsaker också variationer inom branscher. Det finns också varierande anledningar till drivkraften bakom den digitala transformationen. Vissa branscher har tvingats på grund av en viss händelse, såsom covid 19. Andra branscher eller företag har etablerats digitalt och har en annan drivkraft bakom. 

Generellt är den digitala mognadsgraden i Sverige och Norge hög, men det säger inte heller så mycket. Det räcker inte att generalisera för hela Norden för att ni ska få med er något härifrån idag.

pyramiden

För att veta sin digitaliseringsmognad har vi därför tagit fram digitaliseringspyramiden. Den gör det enkelt för er som företag att kunna identifiera vilket steg som ni befinner er i just nu och för att kunna jämföra er utveckling med konkurrenter.

Så Digitaliseringspyramiden består av fem steg: 

1. Nivå 1 - Grunden
2. Nivå 2 - Internt
3. Nivå 3 - Externt
4. Nivå 4 - Ekosystem
5. Nivå 5 - Automation

Pyramiden är inte på något sätt tänk som ett facit, utan ska snarare ses som ett stöttande verktyg i er digitaliseringsmognad. Förhoppningsvis kan den ge ger insikter om ert nuläge och kanske vad ni behöver göra för att ta er vidare. 

Alla företag är olika. Företagen arbetar i olika branscher, varierar i storlek och det finns mängder av saker som skiljer er åt. Det ingen given digitaliseringsmall som alla kan följa, då hade vi alla redan antagligen digitaliserat våra företag fullt ut, eller hur? Vad som däremot är gemensamt för de flesta av oss är att vi ständigt vill fortsätta vår digitaliseringsresa. 

Nivå 1: Grunden

Nivå ett utgör grunden för företagets digitalisering. Företaget arbetar analog och manuellt i dagsläget, men står i startblocket för att digitalisera. Det är här som förutsättningarna skapas för att digitalisering ska kunna ske överhuvudtaget.

Kanske befinner sig hela bolaget i nivå 1, men mer troligt är det att vissa av era processer eller avdelningar befinner sig på nivå 1. Det är väldigt få företag som befinner sig på nivå 1 i Sverige och Norge. Men det handlar här om att göra sin läxa och prioritera vilka delar som behöver digitaliseras först.

Har ni någon avdelning, process, del av process som befinner sig på nivå 1 i er verksamhet?

Nivå 2: Internt

Nästa nivå handlar om det interna perspektivet. Blicken vänds alltså inåt och det är de interna processerna som framför allt digitaliseras.

Detta kanske både är förvånande och inte på samma gång. I slutändan handlar ju företagande om att tjäna pengar och sälja. Det hade därför inte varit helt konstigt om det externa perspektivet låg för det interna.

Vad vi menar är att det hade inte varit konstigt om företag hade prioriterat att digitalisera sin försäljning genom en webbshop, eller förenkla betalningslösningar för kunden istället för att prioritera digitalisering av sin lagerhantering eller leverantörsfakturahantering.

Å andra sidan är det ju inte alls förvånande att interna processer till viss del prioriteras innan ett externt fokus. Varför det? Jo, för att till exempel klara av att hantera de komplexa krav som ställs på logistiken om företaget ska kunna sälja behöver företag ha koll på sin logistik innan de prioriterar en webbshop.

På samma sätt måste företaget ha en effektiv ekonomiavdelning med stödjande system för att kunna hålla koll på hur företaget går, kunna skicka kundfakturor och se till att betalningar görs. 

Utan det interna perspektivet först kommer företaget har svårt att möta omvärldens och kundernas krav. Med det sagt behöver inte allt kring det interna vara helt digitaliserat för att kunna gå vidare till nästa steg i pyramiden. Likt tidigare nivå i pyramiden behöver inte hela företaget befinna sig på nivå två, utan även här kan det finnas interna processer eller avdelningar som inte är digitaliserade. Trots det kan det finnas andra processer eller avdelningar som tagit sig längre i digitaliseringspyramiden. 

Nivå 3: Externt

Inte helt otippat kommer det externa perspektivet efter det interna. Det handlar om att digitalisera processer som främst rör externa parter såsom kunder, leverantörer och andra intressenter.

Exempel på delar som digitaliseras i det externa perspektivet är bland annat e-handel eller webbshop, ärendehanteringssystem och inköpshantering mot era leverantörer. För ekonomiavdelningen kan det istället handla om att digitalisera och effektivisera betalningslösningar eller kassasystem, leverantörsfakturahantering eller rapportering i olika former. 

Det externa perspektivet fokuserar alltid på avdelningar och processer som framförallt gynnar externa parter kring företaget. Hos många företag ligger dessa delar högt upp på prioritetslistan kring att digitalisera och effektivisera. Får kunderna en bra kundupplevelse och blir nöjda, leder det förhoppningsvis till att de köper mer och företaget därmed tjänar mer pengar. Inte konstigt att det är ett prioriterat områden, inte minst när företaget växer och är i en tillväxtresa. 

Som sagt måste vissa interna delar prioriteras att digitaliseras för att skapa möjlighet för att de externa delarna ska kunna digitaliseras. 

Nivå 4: Ekosystem

Nu har vi kommit relativt långt upp i pyramiden. Företag som befinner sig på nivå fyra har kommit långt i sin digitaliseringsresa. Vi har nu skapat förutsättningar för digitalisering, effektiviserat interna processer och digitaliserat processer som underlättat för externa parter.

Vad gör man nu då?

Ser till att allt hänger ihop såklart!  Med "hänger ihop" menar vi att det finns integrationer som gör att systemen pratar med varandra. Information ska inte behövas matas in på mer än ett ställe, integrationerna ska istället skicka information mellan systemen. För att verkligen få ut den största effekten av er digitalisering ska det såklart också finnas integrationer mellan både interna och externa system. Alltså, ert ekonomisystem ska självklart integreras med ert lagerhanteringssystem och tidrapporteringssystem. Därtill ska de också vara integrerat med er webbshop och inköpssystem. 

Det är här någonstans som vi också börjar toucha på automation, vilket kan ge otroliga effekter och mycket tidsbesparing. Att allt fungerar som ett stort ekosystem är en viktig del i företagets tillväxtresa. Om inte allt hänger ihop kommer länken att brista någonstans och företaget kommer inte att lyckas prestera lika bra som önskat. 

Saknar ni någon integration i er verksamhet i dagsläget? Finns det något system som ni önskade var integrerat med era system på ekonomiavdelningen? Fundera på det.

Nivå 5: Automation

Den sista nivån handlar om att uppnå automation. Hit har väldigt få företag nått helt och hållet. De allra flesta strävar efter att en dag nå hit, men i verkligheten är vi inte där än. Exempelvis kan nog de flesta vara överens om att både in- och utgående fakturor vore bra om de hanterades som e-faktura, men trots det arbetar inte alla företag med elektroniska fakturor. De flesta är som sagt inte på nivå fem ännu, även om vi strävar efter att komma hit. 

Automation handlar om att låta monotona, återkommande och tidskrävande arbetsuppgifter automatiseras bort. Fokus handlar istället om avvikelsehantering. De delar som avviker från vad de ska behöver hanteras och analyseras, snarare än att jobba med rutinuppgifter. 

Företag på denna nivå har därmed en ekonomiavdelning som är en viktig strategisk del av verksamheten. De arbetar proaktivt, både med interna arbeten men också mot externa parter såsom leverantörer, kunder och kanske till och med ägare. De har anammat stöd som innehåller AI, RPA, machine learning för att automatisera ännu mer. 

Finns det någon del av ert företag som befinner sig på nivå fem? Kanske är det någon enstaka process på en viss avdelning? Är det så att den processen tillhör ekonomiavdelningen?

Slutsats

Som ni säkert förstått är de få företag som befinner sig helt och hållet på nivå 5. Många har kommit långt på viktiga delar av företaget, medans andra avdelningen eller processer är eftersatta. 

Fundera på vilken nivå ert företag eller er ekonomiavdelning befinner sig på generellt. De är inte helt enkelt, men försöka i alla fall.

När ni kommit fram till var er verksamhet eller avdelning befinner sig, fundera då på vilken del eller process som ligger längst bak i utvecklingen kring digitalisering. Skickar ni fortfarande pappersfakturor, eller kanske till och med tar emot pappersfakturor? Kanske skulle de där pärmarna på avdelningen kunna reduceras i antal, eller kanske helt och hållet försvinna? Eller är det till och med så att det finns arbetsuppgifter som är personberoende på ert företag? 

Fundera på vad som ligger längst bak i digitaliseringsutvecklingen och fundera också på varför. Känns det okej att det inte digitaliseras, eller finns det andra processer som behöver prioriteras och hanteras före?

Det vi vill skicka med er är funderingen över hur ni utvecklas på bästa sätt och vad är ert nästa steg i er digitaliseringsresa är. Se pyramiden som ett stöttande verktyg i er digitaliseringsmognad. Förhoppningsvis kan den ge ger insikter om ert nuläge och kanske vad ni behöver göra för att ta er vidare till nästa nivå.