Aktiv systemförvaltning
Grunden för systemförvaltning är att aktivt se över sina systemlösningar för att säkerställa att dessa kontinuerligt tillför maximal nytta för de anställda och för verksamheten.
Målet med systemförvaltning är att utveckla verksamhetens systemstöd proaktivt vilket innebär att systemmiljön finns där när den behövs men inte genererar stora dyra retrospektiva projekt.
Att som verksamhet driva utveckling och uppgradering av IT-miljön på egen hand är utmanande. Det är vanligt att verksamheter förstår var problemen finns men saknar möjligheten att lösa dessa helt på egen hand.
Undvik personberoende
Att kompetens kring verksamhetens systemförvaltning finns knutna till en eller ett fåtal personer är utmanande. Det kan vara allt från egna rapporter till olika typer av accesser som vederbörande har tillgång till. Nackdelarna med detta visar sig tyvärr bara när problemet väl uppstått och personen i fråga inte längre finns tillgänglig i den grad som krävs.
Med en pålitlig systemförvaltning motverkas detta.
Minska oförutsägbara kostnader
Kompetens och erfarenhet kring systemförvaltning innebär att estimeringar blir mer precisa.
Oförutsägbara IT-kostnader reduceras med korrekta estimat och överblick kring kommande kostnader. Med hjälp av ett förvaltningsteam med kompetens, struktur och transparent kommunikation finns grunden för förutsägbara kostnader.
Arbeta proaktivt
En vanlig bild kring systemförvaltning är att det enbart innefattar upprätthållande av befintliga funktioner. Att jobba med IT-system innebär löpande uppdateringar där det som kund kan vara svårt att hinna ta del av alla förbättringar.
Kontinuerlig förvaltning och strategi för framtiden innebär att fokus inte behöver vara på att åtgärda problem utan på att utveckla lösningen för att stötta verksamheten ytterligare.
4 förutsättningar för en lyckad systemförvaltning
Kompetens
Med rätt kompetens både hos förvaltningsledare och förvaltningsteamet går det att undvika att bli personberoende och ger dessutom goda förutsättningar för att reducera oförutsägbara IT-kostnader.
Frekvens och innehåll
För en lyckad systemförvaltning är det viktigt att kund och leverantör har olika forum för regelbundna avstämningar, där fokus ligger på att lyfta blicken och arbeta proaktivt samt en systemdokumentation som inom ramen för förvaltningen kontinuerligt hålls uppdaterad.
Single-point-of-contact
Det är vanligt att ett företag har flera olika systemstöd som ska samverka, vilket skapar olika kontaktytor för respektive system. Det här tar onödig tid och skapar ofta frustration för den som behöver support.
Genom att använda en single-point-of-contact för Systemrelaterade frågor kan tiden läggas på annat och ansvaret istället läggas på en förvaltningsledare som är van att få olika systemleverantörer att samarbeta.
Support
Det är viktigt att hela företaget kan ta del av samt dra nytta av den systemmiljö som etablerats som stöd. För att få ut så mycket som möjligt av sin investering bör det därför finnas en support tillgänglig för de anställda. Detta avlastar även internt kunnig personal vilket frigör tid för mer värdeskapande uppgifter.