Så väljer du rätt löne- och HRM-system
Att välja rätt löne- och HRM-system avgör hur effektivt ni hanterar hela medarbetarresan, från anställning och onboarding till lönekörning, lönerevision och avslut. Många företag arbetar i äldre system som kräver mycket handpåläggning och inte pratar med övriga affärssystem. Den här guiden går igenom vilka funktioner som är viktigast, hur ni kravställer och upphandlar ett nytt system, vilka säkerhetskrav ni bör ställa och hur ni väljer en partner som kan stötta er långsiktigt.
Vill du veta direkt vilket lönesystem som passar just er verksamhet?
Klicka på knappen nedan för att komma direkt till vårt test!
Innehåll
1.
Övergripande punkter att ha i åtanke när ni väljer lönesystem2.
Funktioner som bör finnas i ett bra lönesystem3.
Lön och HRM för hela medarbetarresan4.
Kravställning och upphandling steg för steg
5.
IT-säkerhet och behörigheter
6.
Lönekartläggning och lönetransparens
7.
Lönesystem eller outsourcing?8.
Molnbaserat lönesystem?9.
Välj partner, inte bara system
10.
Test: Vilket lönesystem passar er?11.
Kontek - 3 viktiga moduler12.
Vanliga frågor
-
Användarvänlighet
-
Behåll nuvarande försystem:
-
Integrationer/Blandade leverantörer:
-
Passa hela verksamheten:
-
Säkerhet:
-
Användarvänlighet
Ett lönesystem bör vara lätt att arbeta i, särskilt när man hanterar komplicerade arbetsuppgifter. Ett intuitivt gränssnitt sparar tid och minskar risken för fel. -
Behåll nuvarande försystem:
Det kan finnas fördelar med att behålla ditt nuvarande försystem om det fungerar bra för företaget. Många lönesystem kräver ett försystem eller har ett inbyggt försystem - hitta lösningen som är bäst för er! -
Integrationer/Blandade leverantörer:
Integrationer är inte farliga, de underlättar faktiskt arbetet. På Exsitec arbetar vi med ett Best of breed-koncept som innebär att välja de bästa systemen för varje funktion och integrera dessa med varandra. Det kan vara fördelaktigt att inte ha alla system från samma systemleverantör, och genom att se till så att systemen pratar med varandra sparas mycket tid. Det gäller särskilt lön och HR: när lönesystemet, HRM-systemet och affärssystemet delar data slipper ni dubbelregistrering, och uppgifter om anställning, tid, frånvaro och resor följer automatiskt med till lönen. -
Passa hela verksamheten:
En viktig punkt är att hitta ett lönesystem som kan hantera flera olika kollektivavtal och olika typer av anställningar inom företaget. Minimera antalet system och se till att försystemet och lönesystemet stödjer alla medarbetare. -
Säkerhet:
Ett lönesystem måste vara säkert när det kommer till känslig information. I enlighet med GDPR får information sparas så länge arbetsgivaren behöver det för att följa rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. När någon slutar, måste informationen dock tas bort. Det är därför en fördel att välja ett lönesystem som kan anonymisera data och dölja känsliga uppgifter. Läs mer om vilka säkerhetskrav ni bör ställa vid upphandling under IT-säkerhet och behörigheter.
Funktioner som bör finnas i ett bra lönesystem
-
Stöd för egna rapporter: Möjligheten att skapa egna rapporter anpassade efter företagets behov.
-
Integrationer med myndigheter: Integrationer med Skatteverket, Svenskt Näringsliv och Fora m.fl. underlättar rapporteringen och minskar manuella moment.
-
Massregistrering: Funktion för massregistrering av löneuppgifter sparar tid och minskar risken för fel.
-
Koncernhantering: Hantering av flera företag inom en koncern med gemensamma och separata inställningar och lönearter.
Lön och HRM för hela medarbetarresan
När ni väljer system lönar det sig att utgå från hela medarbetarresan. Det här bör ni utvärdera, steg för steg:
-
Anställning och onboarding: Anställningsuppgifter registreras en gång och följer med till lönen. Checklistor och digitala avtal gör att allt är på plats första dagen.
-
Schema, tid och frånvaro: Scheman, tidrapportering och frånvaro förs direkt in i lönekörningen utan filer som flyttas manuellt.
-
Resor och utlägg: Reseräkningar och utlägg rapporteras digitalt och betalas ut med lönen.
-
Lönekörning: Systemet ska klara era kollektivavtal och beräkna skatt, arbetsgivaravgifter och semester automatiskt.
-
Lönerevision och lönekartläggning: Stöd för att planera nya löner och dokumentera att lönesättningen är saklig.
-
Offboarding: När en medarbetare slutar ska slutlön, arbetsgivarintyg, återlämning av utrustning och borttagning av behörigheter hanteras i ett flöde.
-
Samla rätt personer. Involvera HR, lön, IT, ekonomi och ledning från start. Systemet påverkar flera avdelningar, och krav som saknas i början blir dyra att lägga till senare.
-
Kartlägg nuvarande processer. Beskriv hur anställning, onboarding, schemaläggning, tidrapportering, lönekörning och offboarding fungerar i dag och var det uppstår manuellt arbete eller dubbelregistrering.
-
Formulera och prioritera kraven. Dela upp i ska-krav och bör-krav. Typiska områden är funktioner, användarvänlighet, integrationer, säkerhet, support och kostnad över tid.
-
Utvärdera leverantörer. Be om demonstrationer utifrån era egna scenarier, inte leverantörens standarddemo, och fråga efter referenskunder i liknande storlek och bransch.
-
Planera implementeringen. Bestäm tidplan, ansvar, datamigrering och utbildning innan avtalet skrivs, så att ni vet vad leverantören och ni själva ansvarar för.
-
Behörigheter styrda efter roll, till exempel chef, löneadministratör och medarbetare.
-
Säker inloggning med multifaktorautentisering (MFA) och single sign-on (SSO).
-
Loggning av ändringar och åtkomst till känsliga uppgifter.
-
GDPR-stöd för gallring och anonymisering, enligt Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) vägledning.
-
Säker lagring med certifieringar, säkerhetskopiering och incidenthantering.
-
Säkra integrationer som skyddar data mellan löne-, HR- och affärssystem.
Lönekartläggning och lönetransparens
Kraven på lönekartläggning och lönetransparens blir allt tydligare, bland annat genom EU:s lönetransparensdirektiv. Arbetsgivare behöver kunna visa hur löner har satts och att skillnader är sakligt motiverade. Därför bör stöd för detta finnas med i kravställningen:
-
Strukturerad analys: Systemet ska kunna gruppera likvärdiga arbeten och synliggöra löneskillnader.
-
Dokumentation på ett ställe: Bedömningar, beslut och åtgärder ska sparas så att ni kan redovisa arbetet i efterhand.
-
Koppling till lönedata: Uppgifterna ska hämtas från lönesystemet i stället för att sammanställas manuellt i kalkylark.
-
Lönelys är utvecklat för just detta och hjälper er att arbeta i linje med gällande lagstiftning och kommande krav.
Fördelar:
-
Minskade administrativa kostnader
-
Ingen intern kunskap krävs
-
Minskad risk
När lönehanteringen outsourcas, krävs ingen specifik lönekompetens inom företaget. Tjänsteleverantören tar hand om alla aspekter av lönehanteringen, vilket innebär att företaget inte behöver oroa sig för att hålla sig uppdaterade med de senaste lagändringarna eller tekniska uppdateringarna i lönesystemet. Detta frigör tid och resurser för företaget att fokusera på sin kärnverksamhet.
Genom att överlåta lönehanteringen till en extern partner minskas risken för interna fel eller bedrägerier, eftersom en tredje part hanterar processerna med tydliga kontroller och granskningar.
-
Minskade administrativa kostnader
Outsourcing av lönehantering kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Företag slipper investera i egna lönesystem och kan istället betala en fast avgift till tjänsteleverantören. Detta minskar också behovet av att anställa och utbilda intern personal för lönehantering, vilket ytterligare sänker de administrativa kostnaderna. -
Ingen intern kunskap krävs
När lönehanteringen outsourcas, krävs ingen specifik lönekompetens inom företaget. Tjänsteleverantören tar hand om alla aspekter av lönehanteringen, vilket innebär att företaget inte behöver oroa sig för att hålla sig uppdaterade med de senaste lagändringarna eller tekniska uppdateringarna i lönesystemet. Detta frigör tid och resurser för företaget att fokusera på sin kärnverksamhet.
-
Minskad risk
Genom att överlåta lönehanteringen till en extern partner minskas risken för interna fel eller bedrägerier, eftersom en tredje part hanterar processerna med tydliga kontroller och granskningar.
Nackdelar
-
Minskad kontroll över löneprocessen
-
Mindre flexibelt
-
Ofta dyrare än ett internt system
-
Minskad kontroll över löneprocessen
En av de största nackdelarna med outsourcing är den minskade kontrollen över löneprocessen. Företaget måste lita på att tjänsteleverantören hanterar lönerna korrekt och i tid. Eventuella misstag eller förseningar kan påverka de anställdas tillfredsställelse och förtroende för företaget. -
Mindre flexibelt
Outsourcing kan också leda till minskad flexibilitet. Interna förändringar eller specifika anpassningar kan vara svåra att genomföra snabbt eftersom företaget är beroende av tjänsteleverantörens processer och tidsramar. Detta kan vara särskilt problematiskt i företag med snabbt föränderliga behov eller komplexa löneförhållanden. -
Ofta dyrare än ett internt system
Även om outsourcing kan minska de administrativa kostnaderna, kan det ofta vara dyrare än att hantera löner internt på lång sikt. De fasta avgifterna för outsourcingtjänster kan över tid överstiga kostnaderna för att implementera och underhålla ett internt lönesystem. Dessutom kan extra kostnader tillkomma för specifika tjänster eller anpassningar.
Bland annat är följande 5 punkter starka fördelar med ett molnbaserat lönesystem:
1. Tillgänglighet: Systemet kan nås från var som helst med internet.
2. Automatiska uppdateringar: Systemet hålls alltid uppdaterat, inklusive vid förändringar i regelverk och lagkrav.
3. Säkerhetskopiering: Lönedata säkerhetskopieras automatiskt, vilket gör det möjligt att korrigera eventuella fel i lönekörningen.
4. Skalbarhet: Lätt att anpassa systemet när företaget växer.
5. Integrationsmöjligheter: En molnbaserad lösning brukar innebära möjligheten att enkelt integrera med andra system.
Välj partner, inte bara system
När ni väljer löne- och HRM-system är leverantörens kompetens och stöd lika viktigt som själva systemet. Här är några frågor att ställa inför valet av system och partner.
-
Implementering: Hur ser projektmetoden ut, och hur hanteras datamigrering, test och utbildning?
-
Integrationskompetens: Kan partnern koppla ihop lön och HRM med ert affärssystem, tidrapportering och andra system?
-
Support: Finns svensk support med kunskap om både systemet och lönehantering, och vilka svarstider gäller?
-
Långsiktighet: Hur utvecklas systemet över tid, och kan partnern följa med när ni växer, får fler bolag eller nya kollektivavtal?
Kontek - 3 viktiga moduler
Kontek är ett system designat för både erfarna löneadministratörer och de som tillfälligt hanterar löner. Systemet har ett användarvänligt gränssnitt och stor anpassningsbarhet, vilket förenklar löneprocessen för alla företag. Nedan har vi punktat upp några funktioner i Kontek som är uppskattade hos våra kunder:
Löner för koncerner
Hantera flera företag inom en koncern genom en enkel drop-down meny. Det är också möjligt att kopiera lönearter och inställningar mellan bolagen. Genom denna funktion går det även att följa upp koncernens personalkostnader och jämföra mellan bolagen.
Schemaläggning
I Kontek slipper du ha saker i huvudet, på startsidan går det att lägga in påminnelser till dig själv och till andra som gör lön. Det går att schemalägga rutiner för att slippa ha saker i huvudet, till exempel föräldraledighet. När föräldraledigheten löper ut återgår systemet till normal lön. Det går även att ställa in automatiska meddelanden som går ut till de anställda när det är dags att rapportera tid eller skicka in reseräkningar.
Logisk lönekörning
Genom Konteks användarvänliga gränssnitt finns en logisk följd av lönekörningens olika steg, vilket gör det svårt att missa delar. Systemet ger dessutom felmeddelanden och notiser vid avvikelser, eller om något inte ser rätt ut.
Vilka krav bör man ställa vid upphandling av ett nytt HRM-system?
Ställ krav på funktioner för era viktigaste processer, integration med lön och affärssystem, användarvänlighet, säkerhet och behörighetsstyrning, GDPR-stöd samt support och långsiktig utveckling. Ta fram kraven tillsammans med HR, IT, ekonomi och ledning, och dela upp dem i ska-krav och bör-krav.
Vilka krav bör IT-avdelningen ställa på ett nytt HRM-system?
IT bör ställa krav på detaljerad behörighetsstyrning, tvåfaktorsautentisering och single sign-on, loggning av åtkomst, var och hur data lagras, leverantörens säkerhetsarbete och säkra integrationer mot övriga system.
Vilka funktioner är viktigast att prioritera i ett HRM-system?
Prioritera de funktioner som ersätter mest manuellt arbete hos er, oftast personalregister, onboarding och offboarding, schema, tid och frånvaro, resor och utlägg samt en väl fungerande koppling till lönen. Ett användarvänligt gränssnitt är avgörande, annars uteblir effektiviseringen.
Hur väljer man rätt HRM-system för ett växande företag?
Utgå från era processer och tillväxtplaner snarare än från systemens funktionslistor. Välj en lösning i rätt storlek, gärna molnbaserad, som kan integreras med era övriga system och som har en partner som kan stötta er långsiktigt.
Ska lönesystem och HRM-system komma från samma leverantör?
Inte nödvändigtvis. Det viktiga är att systemen delar data utan dubbelregistrering. Många företag väljer det bästa systemet för varje område och integrerar dem med varandra.
Vilket stöd behöver vi för lönekartläggning?
Ni behöver kunna gruppera likvärdiga arbeten, analysera löneskillnader och dokumentera bedömningar och åtgärder på ett ställe. Ett verktyg som hämtar uppgifter direkt från lönesystemet minskar det manuella arbetet och gör det lättare att visa hur lönerna har satts.
