Control Edge och Medius: Digitalt lyft för Studiefrämjandet
En utmanande period blev startskottet för digitala framsteg och nya arbetssätt. Tillsammans med Exsitec har Studiefrämjandet plöjt upp smidigare vägar för sin ekonomistyrning, inte minst hanteringen av leverantörsfakturor.
Digital nystart för Studiefrämjandet: Från sparläge till effektivisering
Studiefrämjandet har fungerat som en motor i det svenska förenings- och kulturlivet sedan 1959. Svenska Brukshundsklubben, Naturskyddsföreningen och Friluftsfrämjandet finns bland medlemsorganisationerna.
De senaste åren har anslagen till studieförbunden minskat, vilket har tvingat fram nedskärningar. Ett fönster för förändring i den digitala miljön, konstaterade Studiefrämjandets IT-ansvarige Bruno Isaksson krasst. Varför inte göra ett omtag kring systemen som fungerade mindre bra, och förhoppningsvis bidra till effektivisering i ett läge där det var helt nödvändigt?
Bruno Isaksson, IT-ansvarig på Studiefrämjandet
"Verksamheten förändrades och då behövde vi göra en ordentlig förändring av ekonomimodellen och hitta nya rutiner. Vi såg att vi behövde en kraftfull motor som kunde fungera med vår komplexa verksamhet och fastnade för Control Edge. Det valet ledde oss till Exsitec som kunde leverera både systemet och lämpliga integrationer."
Ville hitta bättre flöden
Control Edge är en molnbaserad helhetslösning från Visma, som har utvecklats för att möta komplexa behov och krav på automatisering. Eftersom Studiefrämjandet hade ett särskilt önskemål om att vässa leverantörsfakturahanteringen satte Exsitec upp en integration mot Medius AP Automation, ett system som använder AI för att plocka bort manuella steg i processen.
– Vi ville hitta bättre flöden. Vår modell för fakturahanteringen är inte enkel, eftersom vi behöver granska allt som kommer in enligt regelverket för studieförbund. Vi måste alltid kontrollera om vi kan använda skattepengar till den specifika typen av faktura som vi fått in, förklarar Bruno Isaksson och fortsätter:
– Dessutom är vi en lite speciell organisation med extremt många olika leverantörer, från jättestora företag till ytterst små. Många är också ”sällan-leverantörer”. Graden av information som finns med på fakturorna varierar mycket.
Om Studiefrämjandet
Studiefrämjandet är ett av Sveriges största studieförbund med ett brett utbud av studiecirklar, utbildningar, kulturupplevelser och föreläsningar. Varje år samlas tusentals deltagare i deras studiecirklar och kurser. Studiefrämjandet är partipolitiskt och religiöst obundet.
Olika spår för olika fakturatyper
Målet var att räta upp snåriga vägar och göra det enklare att hantera fakturor som fortsatt måste granskas extra noga.
– Tillsammans med Exsitec kom vi fram till en lösning där fakturorna går olika spår. Vissa kan skickas igenom Medius AP Automation snabbt, andra fångas upp för en mer noggrann granskning, förklarar Bruno Isaksson.
Praktiserade för att få helhetsbild
Olle Svensson är konsulten på Exsitec som i nära samarbete med Studiefrämjandet har tagit fram den nya lösningen, där Medius AP Automation är integrerat mot ekonomisystemet Control Edge. För att få en ökad förståelse för kundens verksamhet och utmaningar gjorde han några timmars ”praktik” på Studiefrämjandet.
– Vanligtvis kanske vi ser fyra fakturor i samband med att vi sätter upp ett system, men här var det närmare tusen pågående processer. Jag fick se svårigheterna och grunden till frustrationen. Väl på plats hjälpte jag kunden att komma i gång med Control Edge och Medius AP Automation för att korta startsträckan, säger Olle Svensson.
”Helt andra möjligheter nu”
Studiefrämjandet har i skrivande stund använt systemkombinationen i ett halvår. Statistiken är positiv – en klar majoritet av leverantörsfakturorna blir korrekt inlästa och de som återkommer känns igen av systemet. Nu fortsätter arbetet med att öka automatiseringsgraden.
Bruno Isaksson, IT-ansvarig på Studiefrämjandet
"Med de nya systemen har vi möjlighet att utvecklas framöver. Lösningen bäddar för en resurseffektiv och hållbar ekonomistyrning."
Lösningen?
Exsitec implementerade det molnbaserade ekonomisystemet Control Edge, vilket valdes för att hantera organisationens komplexa ekonomimodell och rutiner. Kärnan i lösningen var integrationen mot Medius AP Automation, ett AI-drivet system för leverantörsfakturahantering. Denna integration skapades specifikt för att hantera studieförbundens unika och strikta regelverk.
"Genom samarbetet med Exsitec har vi lärt oss mycket om oss själva. Olle och hans kollegor har utmanat oss att tänka annorlunda, vi har haft en helt annan typ av dialog jämfört med hur vi jobbat med andra systemleverantörer. Det är en stor bonus att Exsitec hanterar båda systemen."
