10 tips för att få ut mer av Medius AP Automation

Omkostnadsfakturor kostar i både tid och pengar. Allt fler företag har valt att automatisera sin process för att öka säkerheten och säkerställa rätt information till kunden. I Medius AP Automation (tidigare MediusFlow) finns flera funktioner att använda som gör att du kan få ut mer av systemet. Här kommer 10 tips till dig som har Medius AP Automation idag. 

1. Konteringsmallar

Använd konteringsmallar per leverantör för att omkostnadsfakturor automatiskt ska bli konterade med rätt belopp och rätt koddelar/dimensioner. 

2. Betalningsinformation

Läs tillbaka betalningsinformation från affärssystemet till Medius AP Automation. Med denna information i systemet slipper du hoppa mellan Medius AP Automation och affärssystemet för att verifiera huruvida fakturan är betald eller ej.

3. Fakturakontroll

Om ni använder slutkontroll för alla fakturor kanske det går att hitta affärsregler som gör att bara vissa (tex stora) fakturor hamnar i slutkontroll - utan att minska känslan av säkerhet/trygghet.

4. Fraktkostnad

Om ni på förhand inte vet vad frakten från leverantören kommer vara kan vi med hjälp av Medius AP Automation och våra integrationer uppdatera både inköpsorder och försäljningsorder med den faktiska fraktkostnaden. Detta minskar manuell hantering av dessa fakturor och säkerställer att ni fakturerar kund för frakten.

5. Omkostnadsfakturor

Använd funktionen “Klistra in från Excel” för att snabbt kontera upp omkostnadsfakturor med många rader som exempelvis mobilabonemang. 

6. Konteringsregler

Styr kontering genom konteringsregler, exempelvis om konto X används genereras automatiskt kostnadsställe Y.

7. Distributionskoll

Utnyttja möjligheten till multidimensions-distribuering. Sedan i höstas kan vi styra distributionen med avseende på flera dimensioner. Exempelvis kan konto X tillsammans med kostnadsställe Y styra fakturan till en person och kombinationen konto X och kostnadsställe Z till en annan.

8. Säkerhet

Genom att tända upp fält som scannar bankgiro i Readsoft kan vi i Medius validera att det bankgiro som står på fakturan stämmer överens med det bankgiro som står på leverantören i Visma. Ökad säkerhet att pengarna hamnar rätt och möjlighet att i ett tidigt skede upptäcka bluffakturor.

9. Information

Om ni har möjlighet att få hela eller delar av er kontering, exempelvis projektnummer, på era leverantörsfakturor, är det möjligt att tolka denna information i Readsoft/via e-fakturapartner och få in informationen direkt på fakturan i Medius.

10. Rapporter och dashboards

I Medius finns det stöd för flera olika typer av rapporter och dashboards. Dessa verktyg kan hjälpa dig som användare att göra analyser, avstämning vid bokslut, följa upp statistik och göra utredningar på kostnader.