Skapa effektivare fakturaflöden med hjälp av leverantörsavtal

Har ni många återkommande fakturor med långa ledtider? Då kan en avtalslösning vara något för er. Att komplettera er Medius-miljö med en avtalslösning och låta fakturan gå igenom hela flödet utan attestering ser vi som ett naturligt nästa steg i er digitaliseringsprocess. 

Det finns både enklare och mer sofistikerade avtalslösningar som kan implementeras i Medius AP Automation - allt för att möta kundens behov. Modulens logik möjliggör en automatisk matchning av en inkommande leverantörsfaktura mot ett uppsatt avtal och således behöver ni endast behöver hantera eventuella avvikelser på fakturan. Genom att låta Medius ta hand återkommande fakturor med avtalslösning kommer flera fördelar:

• Ett automatiserat och effektivt fakturaflöde 

• Frigör både tid och värdefull kompetens som bättre kan allokeras ut inom organisationen

• Samla alla era avtal elektroniskt på ett och samma ställe för en bättre översyn av er verksamhet. 

• Egendesignade dashboards gör det enkelt att följa upp sin fakturahantering och identifiera felkällor som stör fakturaflödet

• Påminnelser direkt till din e-post om det är dags att omförhandla ett avtal eller om en faktura går mot sitt förfallodatum så att ingen faktura går ohanterad

Hos befintliga kunder har vi på Exsitec framgångsrikt implementerat en avtalslösning och minskat den manuella fakturahanteringen. Likt övriga moduler i Medius är denna typ av lösning under ständig utveckling och uppdateras regelbundet med nya funktioner och tillägg som stärker kontrollen över er verksamhet. 

Avtalslösningens roll i Medius AP Automation

För att komma igång med automatiseringen av sitt fakturaflöde skapar man upp sina leverantörsavtal i Medius AP Automation som sedan matchas mot respektive inkommande faktura. I avtalet specificeras avtalspartner,  avtalsdetaljer och faktureringsplan som appliceras för de fakturor som ska matchas mot avtalet. Ett vanligt typ av avtal kan gälla lokalhyra som ska betalas månadsvis. Faktureringsplanen kommer då följaktligen att delas upp i tolv rader där varje rad representerar varje förväntad faktura som ska inkomma och matchar mot avtalet baserat på antingen fakturadatum eller förfallodatum. Om matchningen mot förmodan inte lyckas ske per automatik kan man gå in och söka upp rätt avtal för den fakturan som hanteras och korrigera informationen.

Vad händer då om fakturainformationen inte stämmer överens med vad som är uppsatt i avtalet? I sådana fall går fakturan vidare för analys av huruvida avvikelsen bör godkännas eller avböjas. Om avvikelsen avvisas kan man direkt via Medius ta kontakt med leverantören angående den felaktiga informationen på fakturan. När matchningen är genomförd går fakturan vidare i flödet till en valbar slutkontroll där fakturan inspekteras innan den skickas vidare till affärssystemet för betalning. Detta steg i fakturaflödet går att stänga av och då går fakturan genom flödet helt utan handpåläggning. 

Investera i en avtalslösning och fördela er tid på mer värdeskapande aktiviteter som hjälper ert företag att växa!