Innehåll
Som VD för ett växande konsultföretag får jag ofta frågan om hur vi mäter verksamheten och hur mycket vi jobbar med uppföljning mot budget.
Det första man skall göra - tycker jag - är att varje år sätta upp och revidera en verksamhetsplan som samlar de viktigaste målen med verksamhetsåret. Budgeten skall byggas som en konsekvens av verksamhetsplanen, alltså verksamhetsplan först - budget sen.
Jag är ett stort fan av att använda nyckeltal/KPI:er snarare än budget och resultat för den löpande uppföljningen. Mitt förslag är att man skiljer på resultat-nyckeltal och beteende-nyckeltal.
Resultat-nyckeltal
Syftet med ett resultat-nyckeltal är att förstå och ha kontroll på verksamheten och förstå var man måste vidta åtgärder.
Vilka resultat-nyckeltal är viktiga för en konsultverksamhet med lönsam tillväxt? Man kan göra varianter på detta men min uppfattning är att det egentligen bara är tre centrala nyckeltal som är viktiga:
- Hur många anställda konsulter är vi.
- Vilket genomsnittligt timpris får vi ut per debiterad timme.
- Vilken andel av vår arbetade tid debiterar vi kund.
Sen kan man givetvis bygga ut dessa.
Det genomsnittliga timpriset per debiterad tid skall ställas i relation till den genomsnittliga kostnaden för en arbetad timme, där en för låg kvot är en indikation på att vi antingen arbetar på fel marknad eller måste arbeta med innovation för att bli mer unika.
Antalet anställda konsulter bör ställas i relation till antalet anställda som inte arbetar som konsulter - för många icke debiterande indikerar ett overheadproblem.
Låg andel debiterad tid? Då har vi förmodligen för dåligt säljtryck i förhållande till tillväxten eller en för låg inre effektivitet där vi inte arbetar effektivt med bemanning. I värsta fall möter kompetensen hos vår personal inte kundernas behov.
Beteende-nyckeltal
För att mäta verksamhetsplanen och specifikt de korta målen tycker jag man skall fundera på vilka beteenden som man tror är förenliga med de resultat man önskar.
Här finns det dessvärre inte lika tydliga riktlinjer som med resultat-nyckeltalen utan detta beror på vilka mål man definierat i sin verksamhetsplan.
Till exempel - om vårt mål är att anställa mer personal - mät hur många intervjuer vi gjorde senaste veckan snarare än hur många vi redan anställt. Om vi vill lära känna och växa på våra befintliga kunder - mät hur mycket vi träffar dem snarare än hur mycket vi omsätter på dem.
Det viktiga är att vi mäter att vi verkligen gör det vi sagt att vi skall göra.
Fira med pokaler
Vi brukar sätta upp interna "pokaler" som representerar beteenden kopplade till våra mål. En vunnen pokal representerar alltså att vi gjort ett beteende som är konsekvent med ett långsiktigt mål. Just nu räknar vi till exempel hur många leads vår leveransorganisation genererar till vår säljorganisation, med målet att vi skall hitta 100 affärsmöjligheter till sälj närmaste halvåret.
Vi har även haft pokaler kopplat till t.ex. hur många studenter vi möter på våra events på universiteten eller kopplat till hur många kundbesök vi gjort.
När organisationen tagit hem en pokal är det ett bra tillfälle att uppmärksamma och fira segern. Det blir också en bra anledning att prata om verksamhetsplanen i organisationen.
Hoppas att detta kan hjälpa någon på vägen - som alltid är ni välkomna att kommentera eller kontakta mig för att bolla.