Vad är Avtalshantering?

Avtalshantering är en viktigt del för att ditt bolag ska få så bra villkor som möjligt från era leverantörer. Arbetsuppgifter som berör avtalshantering kan vara mycket tidskrävande och  mm man inte har ett effektivt och systematiskt sätt att arbeta med avtalshantering i sitt bolag så kan det också bli mycket kostsamt. Avtalshantering kan innebära arbetsuppgifter såsom att framställa avtalsvillkor, förhandling, säkerställa att avtalsvillkor upprätthålls samt eventuell korrigering som kan uppstå efter verkställande. 

Läs mer om vårt erbjudande inom inköp och avtalshantering

Utmaningar med avtalshantering

Att din inköpsavdelning har ett systematiskt arbetssätt för att hantera avtal är väsentligt för att få kontroll och spara pengar.

Många bolag upplever idag stora utmaningar med att upprätthålla kontrollen av avtal. Detta kan bero på att inköpsavdelningens system för att hantera avtal inte stödjer alla processer och funktioner som krävs för att få kontroll över alla avtal.

Det kan också bero på att bolaget inte har ett system alls som stödjer stödjer ett systematiskt sätt att arbeta med avtal. I detta fall är det vanligt att inköpare arbetar med workarounds i excel, avtal som finns i olika mappar eller mailtrådar som är svåra att hitta och hålla koll på.

När en inköpsavdelning inte har tydlig struktur eller etablerad digitaliserad  process för att hantera avtal så riskerar avtal att löpa ut och bolaget kan förlora mycket pengar.

Upplever du att du behöver få bättre kontroll över ditt bolags avtalshantering och etablera ett säkert och överskådligt sätt att hantera avtal på?

Då är Medius Contract Management ett bra alternativ för ditt bolag. 

Medius Contract Management - För enkel hantering av dina avtal 

Medius Contract Management är en säker molnbaserad lösning som ger dig tydlig översikt och kontroll över dina leverantörsavtal.

Medius Contract Management eliminerar manuell handpåläggning med pappersbaserade kontrakt och tar bort besväret med att att riskera förnyelser av kontrakt genom automatiserade påminnelser.

Alla dina kontrakt samlas på ett och samma ställe med en tydlig överblick och du har självklart möjlighet att ställa in vem som har tillgång till vilka avtal.

Systemet hjälper dig att visualisera och analysera dina kontrakt, både med hjälp av en stark sökningsmotor, men också genom genom rapporter där man kan sortera på typ, värde, utgångsdatum, kategori och mycket mer. 

Värdefulla funktioner inom Contract Management:

• Kontroll av användarbehörgihet för uppdatering och åtkomst till känsliga och konfidentiella dokument 
• Möjlighet att censurera vissa delar av avtal på användarnivå vid behov 
• Realtidsrapporter med stora filtreringsmöjligheter 
• Avancerad sökmotor hjälper dig att söka och få fram avtal inom sekunder 
• Möjlighet att skräddarsy automatiserade påminnelser och varningar som hjälper användare att kunna ta åtgärder på kontrakt som håller på att löpa ut. Du kommer aldrig att missa omförhandlingsmöjligheter! 
• Möjlighet att bifoga viktig information såsom riskbedömningar eller finansiell information
• Elektronisk signatur med DocuSign 
• Detaljerad och tydlig historik på avtalen vilket ger en full översikt på alla händelser och förändringar som användare har gjort på avtalet
• Tydlig vy över hur kontrakt är kopplade till varandra med exempelvis kontrakt från leverantörer med dotter och moderbolag. 

En inköpsavdelnings arbetsuppgifter sträcker sig brett och vi på Exsitec ser till att alla dina arbetsuppgifter för en strategisk inköpare ska underlättas, effektiviseras och bli mer värdeskapande med hjälp av vår Medius Source to Contract lösning. 

Läs mer om hur du kan effektivisera inköpsprocessen här