Öka lönsamheten för reklam, marknadsföring- eller kommunikationsbyrån

• 1 Anledningen till låg lönsamhet
• 2 Koll på kundens lönsamhet
• 3 Projektledning och fakturering
• 4 Vikten av tidsregistrering
• 5 Övervakning av prognoser

Innehåll:

• 1 Anledningen till låg lönsamhet
• 2 Koll på kundens lönsamhet
• 3 Projektledning och fakturering
• 4 Vikten av tidsregistrering
• 5 Övervakning av prognoser

Varför är er byrås intäkter inte direkt korrelerade med ökad beläggning?

Det finns ett fenomen som vi vet att många företag upplever, nämligen att medarbetarna jobbar fler timmar tack vare ökad beläggning, men intäkterna ökar inte i samma takt. För bättre förståelse och möjlighet till att påverka detta har vi tagit fram ett exempel. Använd exemplet med er egen data för att själva testa:

 

En reklambyrå ger sin kund ett estimat för ett mindre jobb, där man estimerar 10 timmars jobb á 700 kr per timme. Kostnaden för reklambyrån för varje arbetad timme är 500 kr. I verkligheten tog arbetet 13 timmar istället för 10 timmar. Arbetet debiteras dock endast för 10 timmar. När du beräknar marginalen för arbetet kommer du att ligga på plussidan med 500 kr.

Projektavtal och verkligt utfall

Erbjudande: 10 h x 700 kr / h = 7000 kr
Marginal: 7000 kr – (13 h x 500 kr / h) = 500 kr

Värdet på det utförda arbetet blir i verkligheten följande:

Värdet på verkligt utfört arbete: 13 h x 700 kr / h = 9100 kr
Marginal: 9100 kr – (13 h x 500 kr / h) = 2600 kr

Hade byrån i exemplet tagit betalt för den faktiska arbetstiden (13 h istället för 10 h), hade man istället haft en marginal på 2600kr, vilket hade inneburit en ökning i marginalen med 420% :

(2600 – 500) x 100 / 50 = 420 %

Det är vanligt att byråer räknat med en vinstmarginal på 20-30 % när det gäller kunduppdrag, men estimatet beräknas ofta för lågt under införsäljningen eller så faktureras inte kunden för timmar som tillkommit. När samma scenarion upprepar sig från projekt till projekt innebär detta en betydande påverkan på era intäkter. Brist på uppföljning kan dessutom innebära att liknande situationer går under radar och inte upptäcks förrän det är försent. Genom att ta tag i och följa upp dessa situationer kan ni förbättra er byrås lönsamhet. Vi har därför listat 4 konkreta sätt att följa upp arbetet och öka lönsamheten i byrån.

2. Projektledning och fakturering

En välfungerande projektledning är av yttersta vikt för att skapa lönsamhet inom projekttunga branscher. För att säkerställa att alla som arbetar i respektive projekt arbetar mot gemensamma mål och efter samma tidsplan, måste det finnas tydliga arbetsinstruktioner och riktlinjer. Det är också nödvändigt att undersöka hur många timmar som finns tillgängliga per anställd och hur många timmar som har sålts för de olika faserna i projektet för att kunna hålla koll på projektets lönsamhet. En tydlig plan och allokering av era resurser är alltså en avgörande faktor för byråns framgång.

För att skapa tydlighet i det dagliga arbetet och för alla involverade personer i projektet är det viktigt att klassificera projekt baserat på olika avtalsmodeller som används inom reklam- och kommunikationsbranschen. Genom att definiera egna projekt- och faktureringsriktlinjer för varje avtalsmodell kan man skapa en strukturerad grund att arbeta utifrån. Det gäller såväl engångsprojekt som löpande projekt och timjobb.

Faktureringen sker exempelvis antingen på en gång eller i överenskomna delbetalningar vid engångsprojekt. För löpande kontrakt är det istället vanligt att fakturera månatligt eller kvartalsvis baserat på fakturerbar arbetstid enligt prislista.

En utmaning vid resursförsörjning via timanställningar är att behoven sällan är kända i förväg, vilket också gör det svårt att förutse framtida timjobb. För att undvika problem med resursförsörjning är det därför viktigt att ha en kontinuerlig övervakning vid löpande kontrakt, och inte bara övervaka dem månadsvis. Detta är särskilt viktigt eftersom kostnaderna och arbetsbelastningen kan öka efter att kontraktet har skrivits, vilket i sin tur påverkar lönsamheten i projektet.

3. Vikten av tidsregistrering

Att vara noggrann i tidsregistreringen är av yttersta vikt. Dagliga och exakta uppdateringar är essentiella för att kunna få korrekt information om byråns faktiska lönsamhet.

Allt arbete som är relaterat till en kund ska registreras för antingen fakturering eller för att kunna spåra och övervaka hur tiden fördelas. Om arbetstimmar som lagts ner på en kund råkar bokföras som internt arbete kan det ge en felaktig bild av lönsamheten.

Detta för att det framförallt skapar två stora problem:

- Debiterbara arbetstimmar förblir obetalda, vilket minskar företagets lönsamhet. 
- Beslut baseras på ofullständig och felaktig information, vilket kan ha betydande inverkan på framtida affärer och projekt.

Framtida projekt riskerar på grund av detta att säljas till de priser och antalet genomförda timmar som registrerats i tidigare projekt, vilket kan skapa en ond cirkel där lönsamheten minskar successivt. För att motivera medarbetare kan man instruera dem att registrera allt kundarbete under en kund eller ett projekt. Den anställde behöver på så sätt inte fundera på om de kommer att faktureras för arbetet eller inte. Beslutet om fakturering kan på så sätt fattas av ekonomiavdelningen eller projektledaren, så länge medarbetarna registrerar arbetstiden och fördelar timmarna korrekt.

4. Övervakning av era prognoser

Många byråer använder fortfarande Excel-tabeller för att övervaka sina prognoser, men för att göra övervakningen enklare och mer precis är det effektivare att istället gå över till ett ordentligt projekthanteringssystem.

För att ha kontroll över och förbättra er försäljningsprognos är det en god idé att gå igenom den lösning och prisbild ni erbjuder tillsammans med era befintliga och potentiella kunder. Att diskutera lösning tillsammans med kunden minskar risken för missförstånd och feltolkningar, vilket också leder till mer korrekta prognoser. Ni behöver därför även bestämma när och hur ni ska granska lösningar tillsammans med kunderna.

Frågor som bör diskuteras är till exempel:

- Om lösningen alltid ska granskas ihop med kunder.

- Om ni endast ska granska lösningar som överstiger ett visst belopp.

- Om ni endast ska granska föreslagna lösningar tillsammans med nya kunder. 

Förutom att övervaka försäljningsprognoser är det också viktigt att göra prognoser för er resursallokering. På så sätt kan man i förväg planera vilka projekt som kan säljas och undvika överbelastning av vissa anställda och underbelastning av andra. En jämn fördelning av arbetsbelastningen maximerar utnyttjandet av samtliga anställda. Detta ökar era intäkter, vilket i sin tur kan medföra goda resultat för lönsamheten.

Ökad lönsamhet i projektintensiva tjänsteföretag

För operativ ledning av reklam- och kommunikationsbyrå

Vi på Exsitec hjälper er gärna att jobba med att förbättra er lönsamhet genom digitala lösningar. Vi arbetar med ett av de ledande projekthanteringssystemen i Norden, Severa. Systemet passar framförallt reklam- och kommunikationsbyråer och hanterar allt från försäljning, resursallokering och arbetstidsuppföljning, till projektledning och fakturering