.svg "Exsitec logo"){kind=logo}
Budget vs prognos
Budget- och prognosarbetet är viktiga styrinstrument för både organisationer och företag.
Men vad betyder begreppen och hur skiljer de sig åt?
1
Vad är en budget?
Budgeten görs normalt en gång per år med start när det är 4-5 månader kvar av innevarande verksamhetsår. Beroende på storlek av verksamhet kan arbetet splittras upp mellan olika funktioner och team eller så gör t.ex. VD:n och ekonomichef arbetet själva när organisationen är mindre.
Budgeten kan ses som ett planeringsinstrument. Den hjälper dig ta viktiga beslut som rör verksamhetens framtid och speglar, uttryckt i siffror, er strategi, ambitioner och mål för det kommande året. I större organisationer är flera delaktiga i arbetet vilket hjälper till att förtydliga ansvar och roller i organisationen. Samtidigt är den ledningens verktyg för att sätta förväntningar och skapa ett ramverk för det kommande året.
Resultatet av budgetarbetet blir en modell över hur verksamheten förväntas utvecklas (i finansiella termer) om strategier, händelser och planer drivs i mål som planerat.
Budgeteringen tar mycket tid och kraft för många organisationer. Så varför göra den? Några vanliga syften (utöver vad som redan skrivits ) ser du nedan.
Kommunicera
Utgöra underlag för diskussion kring mål, prioriteringar och allokering av resurser.
Samordna
Bryta ned den strategiska planens inriktning och mål till aktiviteter.
Allokera
Styra resurserna till de områden där de gör störst nytta i relation till målen.
Målsätta
Tydliggöra ansvarsområden och målsätta verksamheten.
Kontrollera
Vara kontrollinstrument och möjliggöra uppföljning och målstyrning.
Motivera
Skapa en incitamentsstruktur som utifrån ansvar och måluppfyllelse belönar medarbetarna.
Hur bra fungerar ert
budget- och prognosarbete idag?
Få svar direkt. Ingen email behövs.
2
Vad är en prognos?
Prognosen visar var verksamheten är på väg och innefattar utfallet för månaderna som gått samt budget/justerad budget för kvarvarande månader. Ett aktivt prognosarbete hjälper dig att snabbare få upp möjligheter och risker på bordet så bättre beslut kan tas tidigare.
Prognosen byggs i realiteten oftast på en kombination av fakta (tidigare utfall) och magkänsla - två typer av input som balanserar varandras styrkor och svagheter.
Prognos på fakta
Faktabaserade prognoser bygger på att det finns data för området sparad sedan tidigare.
Styrkan med den faktabaserade prognosen är att data ligger som underlag för prognosen vilket, förutsatt att förhållandena är likartade, kan leda till att en god prognosprecision uppnås. Baserat på tidigare trender och mönster som t.ex. köpbeteende och säsongsvariationer samt kända planer för framtiden kring t.ex. nyanställningar dras slutsatser om ett framtida troligt utfall.
Prognos på magkänsla
Magkänslan baseras på mjuka faktorer som tidigare erfarenhet, intuition och (tyvärr!) också partiskhet.
Jämfört med en dator är hjärnan generellt bra på att ta ställning till problemställningar med en svag databakgrund. Förmågan till att skapa kontext, dra paralleller, skapa en röd tråd osv hjälper till i en osäker värld. En god magkänsla lämpar sig väl i situationer när prognoser ska läggas kring ett område där utfallsdata saknas sedan tidigare som t.ex. vid lansering av nya produkter eller en inbrytning på ny marknad.
Så arbetar svenska företag med budget & prognos år 2024
Rapporten "The State of Corporate Financial Planning 2024" går igenom hur ett stort antal svenska företag arbetar med sin finansiella planering.
Syftet med rapporten är att synliggöra hur olika svenska ekonomifunktioner arbetar med området och dela kunskap som hjälper fler företag att förbättra arbetet med budget, prognos och finansiell planering.
3
Vad är skillnaden?
När en budget väl har satts så är målet att nå (eller helst överträffa!) den satta budgeten. Prognoser används som styrinstrument av ledningen för att säkerställa att organisationen fortfarande är på rätt väg för att uppnå den fastställda budgeten.
Prognosen inkluderar data för de resultat man uppnått till dagens datum samt de förväntade förändringar man tror kommer gälla för satta antaganden resten av budgetperioden. Om prognosen visar på avvikelser mot budgeten så kan ledningen med stöd i prognoserna göra de förändringar som krävs.
En jämförelse
Budget
- Uttrycker vad organisationen ska uppnå
- Budgetören mäts mot och tar ansvar för lagd budget
- Görs en gång per verksamhetsår
- Gäller normalt för 12 månader och är bunden till verksamhetsåret
- Har hög detaljeringsgrad
Prognos på magkänsla
- Uttrycker vart verksamheten är på väg
- Indikerar ett framtida troligt utfall - inte en utfästelse om att nå den
- Görs vid fasta tidpunkter (månad, kvartal osv) eller vid behov
- Kan sträcka sig över valfri tidsperiod
- Har låg detaljeringsgrad
Det börjar bli allt vanligare att gå ifrån fasta prognoser till att jobba med en rullande prognos. Detta ställer krav på snabba och pålitliga prognosgenomgångar. Verkligheten för många organisationer är dock att processen är så tids- och resurskrävande att värdet av den förtas av den krävda insatsen.
Budgetera enklare
Få mer tid över. Med Planacy får du bort arbetet med att manuellt hantera och konsolidera data. Koppla ihop processer, mallar och användare och se data uppdateras i realtid. Vässa framåtblicken genom att säkra kvalitén på siffrorna och kombinera budgeten med ett effektivt rullande prognosarbete.
4
Utforska möjligheterna
Jag har lång erfarenhet av att hjälpa mina kunder förbättra sitt budget- och prognosarbete med effektiva systemstöd. Med mig kan du prata om allt från krav till teknik och licenser.
Håkan Hellmér
Affärsutveckling