Kontakt

”Pärmarna? De försvann när vi gick live”

Europaskolan ville lämna manuella ekonomiflöden och en åldrande serverlösning bakom sig. Med Business NXT och Exsitec har friskolekoncernen tagit steget till molnet och samtidigt blivit vassare på uppföljning och rapportering.

Lösningen för Europaskolan Läs mer om Business NXT

Europaskolan ville lämna manuella ekonomiflöden och en åldrande serverlösning bakom sig. Med Business NXT och Exsitec har friskolekoncernen tagit steget till molnet och samtidigt blivit vassare på uppföljning och rapportering.

– Europaskolans fokus är att ge en så bra grund som möjligt för våra elever och deras framtid. I dag har vi ungefär 1 150 elever och trycket på antagningarna är stort, berättar Juha Salminen Samuelsson, CFO och HR-chef.

Europaskolan är en icke-vinstdrivande friskolekoncern, där överskott återinvesteras för att utveckla undervisningen, lokalerna och utrustningen. Varje skola drivs som ett separat dotterbolag. I koncernen finns också bolag med ansvar för förvaltning, fortbildning av personal samt gymnasieskolans café. En stor variation av verksamheter, som alla har krävt mycket handpåläggning i ekonomihanteringen.

Juha Salminen Samuelsson anslöt till Europaskolan i januari 2026. 

– Direkt ringade jag in att det gjordes alldeles för många manuella transaktioner, så jag hade en vision om att alla pärmar skulle bort. Där påbörjade vi resan.

europaskolan juha

Juha Salminen, CFO och HR-chef på Europaskolan

"Jag märker själv att mitt dagliga jobb går fortare och fortare. Det är en jättestyrka att slippa hoppa mellan olika programvaror" [...] Vi har fått en otrolig skjuts av detta."

Från on-prem och Visma Business till molnet och Business NXT

Europaskolan använde Visma Business för sin ekonomihantering, med en egen server som enligt Juha Salminen Samuelsson sjöng på sista versen. Det fanns två möjliga vägar framåt. Antingen investera i en ny server och ligga kvar i den gamla lösningen som så småningom skulle nå end of support – eller gå in i framtiden med en molnlösning som Business NXT. 

– Valet var enkelt. En stor fördel med molnet är säkerheten med tvåfaktorsautentisering. Nya versioner och uppgraderingar genomförs per automatik. Du behöver inte tillsätta något projekt för detta, utan det sköts från centralt håll, säger Juha. 

Så här berättar Juha om migreringen till Business NXT:

Juha Salminen, CFO & HR-chef på Europaskolan

"Vi hade otroligt bra hjälp av konsulterna från Exsitec, som jag kallar för kollegor. De ska ha all eloge. Har vi haft några frågor har vi fått svar och den support som vi har behövt. Sedan har vi haft en del självständigt arbete, och det har fungerat alldeles utmärkt. Fördelen med Business NXT är att man kan testa i skarp miljö. Blir det tokigt är det bara att reversera journalen."

Om Europaskolan

Europaskolan är en icke-vinstdrivande, politiskt och religiöst oberoende friskolekoncern som ägs av den ideella stiftelsen Stiftelsen Europaskolan. Europaskolan driver i dag en gymnasieskola i Strängnäs, två grundskolor och en förskola.

Integrationer med OneStop Reporting och Konsolidator

Juha konstaterar att Business NXT är “otroligt användarvänlig”. All funktionalitet som ekonomiavdelningen behöver i form av olika moduler och kopplingar till försystem finns under samma tak. 

– Jag märker själv att mitt dagliga jobb går fortare och fortare. Det är en jättestyrka att slippa hoppa mellan olika programvaror, säger han. 

Business NXT erbjuder stora integrationsmöjligheter. Exsitec har bland annat satt upp en koppling till rapporteringsverktyget OneStop Reporting, som har förändrat hur Europaskolan följer upp statsbidrag och budgetar. Tidigare sköttes uppföljningen av ekonomiavdelningen. Numera har ansvariga rektorer egen åtkomst till OneStop Reporting och kan själva följa sin budget löpande. 

– Vi har fått en otrolig skjuts av detta. Rektorerna är mer engagerade i rapporteringen i dag eftersom de har fått ett tydligare ansvar och en verktygslåda, säger Juha. 

På gång är också en integration med Konsolidator som kommer att förenkla rapporteringen ytterligare. Med Konsolidator kommer hela koncernens resultat och kassaflöde att konsolideras automatiskt varje månad. Det ger Europaskolan aktuella siffror från samtliga bolag och bättre möjligheter att agera proaktivt.

Ladda ner vår kravspecifikation för nytt affärssystem

”Inte ett enda manuellt verifikat”

Hur gick det då med pärmarna, har Juha lyckats bli av med dem? 

– De försvann när vi gick live. I dag har vi inte ett enda manuellt verifikat. Tidigare fyllde gymnasieskolebolaget en hel pärm varje månad. Det blev många rundor fram och tillbaka till skrivaren, säger Juha. 

Han lyfter att drivkraften under förändringsresan har varit att förenkla vardagen. Genom att effektivisera transaktionshanteringen så att den flödar automatiskt genom systemet frigörs mer tid för att stötta verksamheterna med kvalitativa analyser. 

– Min närmaste kollega på ekonomiavdelningen hade exakt samma vision, och även konsulterna från Exsitec kom in med den målbilden. Det har varit nyckeln till ett positivt projekt.

När den här intervjun genomförs har det gått tre månader sedan projektet gick live. Juha har identifierat några mindre justeringar som han vill göra för att göra ekonomiprocessen och transaktionshanteringen ännu mer smidig. 

– Det handlar bland annat om automatiska beräkningar för individuella pensioner och löneskatt. Den typen av “fine tuning” kommer Exsitec hjälpa oss med framåt, säger Juha. 

europaskolan bild

Om hela lösningen

Karl Henriksson

Karl Henriksson

Affärsutveckling

Frågor kring lösningen? Hör av dig till Karl!