”Pärmarna? De försvann när vi gick live”

Europaskolan ville lämna manuella ekonomiflöden och en åldrande serverlösning bakom sig. Med Business NXT och Exsitec har friskolekoncernen tagit steget till molnet och samtidigt blivit vassare på uppföljning och rapportering.

– Europaskolans fokus är att ge en så bra grund som möjligt för våra elever och deras framtid. I dag har vi ungefär 1 150 elever och trycket på antagningarna är stort, berättar Juha Salminen Samuelsson, CFO och HR-chef.

Europaskolan är en stiftelseägd icke-vinstdrivande friskolekoncern, som består av flera skolbolag med ansvar för gymnasieskola, grundskola och förskola. Eventuella överskott återinvesteras i verksamheten för att utveckla undervisningen, lokalerna och lärmiljöerna.

Det är koncernens moderbolag som står för funktioner inom bland annat ekonomi, HR, administration och fastighetsfrågor. De olika verksamheterna och bolagen har tidigare inneburit omfattande manuell hantering inom ekonomiadministrationen.

– Direkt ringade jag in att det gjordes alldeles för många manuella transaktioner. Redan där påbörjade vi resan mot min vision om att alla pärmar skulle bort, säger Juha Salminen Samuelsson, som anslöt till Europaskolan i januari 2026.

”Inte ett enda manuellt verifikat”

Hur gick det då med pärmarna, har Juha lyckats bli av med dem? 

– De försvann när vi gick live. I dag har vi inte ett enda manuellt verifikat. Tidigare fyllde gymnasieskolebolaget en hel pärm varje månad. Det blev många rundor fram och tillbaka till skrivaren, säger Juha. 

Han lyfter att drivkraften under förändringsresan har varit att förenkla vardagen. Genom att effektivisera transaktionshanteringen så att den flödar automatiskt genom systemet frigörs mer tid för att stötta verksamheterna med kvalitativa analyser. 

– Min närmaste kollega på ekonomiavdelningen hade exakt samma vision, och även konsulterna från Exsitec kom in med den målbilden. Det har varit nyckeln till ett positivt projekt.

När den här intervjun genomförs har det gått tre månader sedan projektet gick live. Juha har identifierat några mindre justeringar som han vill göra för att göra ekonomiprocessen och transaktionshanteringen ännu mer smidig. 

– Det handlar bland annat om automatiska beräkningar för pensioner, det vill säga  löneskatt, i samband med att fakturorna bokförs. Den typen av “fine tuning” kommer Exsitec hjälpa oss med framåt, säger Juha.