Pappersbaserad bokföring och ett splittrat systemlandskap
När CFO på Rofa Design, Linda Falk, tog tag i affärssystemsfrågan var bokföringen fortfarande 100% pappersbaserad i ett äldre serverbaserat system. Varje leverantörsfaktura behövde knappas in manuellt och arkiveras i pärmar, vilket gjorde arbetet både tidskrävande och ineffektivt. Parallellt hade Rofa Design ett annat system för lagerhållning och logistik. Själva systemet gav visst stöd, men samarbetet med den tidigare partnern fungerade inte bra - något som bidrog starkt till att man började titta på en ny helhetslösning.
"Vi hade ett annat system för lager och logistik innan, med en partner där samarbetet inte funkade så bra - det var en av anledningarna till att vi började titta på nytt", säger Linda.
Om Rofa Design
Rofa Design AB är ett e-handelsbolag baserat i Sorunda som säljer presentartiklar, heminredning samt textil- och babyartiklar. Bolaget grundades av Alexandra Stokki, som idag är VD.
Lösningen för Rofa Design
Rofa Design hade sedan tidigare erfarenhet av Vismas system, vilket gjorde att man redan kände trygghet i ekosystemet. Både redovisningsbyrå och revisor var vana vid Visma, vilket var en viktig del i beslutet.
Under utvärderingen fördes långtgående dialoger med två olika leverantörer av Visma-lösningar, innan valet till slut föll på Exsitec (tidigare Amesto Solutions) och Visma Net - framförallt tack vare relationen med säljkontakten.
"Att arbeta i ett system som alla parter är bekväma med skapar effektivitet och minskar risker, särskilt vid uppföljning.
Ett systembyte av den här magnituden är stort - det kan bli hur mycket som helst. När jag reflekterar över det i efterhand så gick det jättebra".
Implementering på tre månader
Implementeringen gick snabbt och smidigt.
"Det tog endast tre månader att gå i mål med vårt byte av affärssystem. Exsitec och Visma Net har överträffat alla våra förväntningar. Redan efter första månadsstängning kunde vi konstatera att arbetet i systemet gick på kortare tid än förväntat och att Exsitec hade levererat helt enligt uppsatt avtal!", säger Linda.
Från åtta timmar till en i veckan
Trots att bytet var ett stort och omfattande projekt upplever Rofa Design processen som väl genomförd. Den största förbättringen syns i den löpande bokföringen. Rofa Design har gått från lägga runt åtta timmar i veckan på bokföringen till att nu lägga mellan en och två timmar.
Det är också mycket lättare att göra uppföljning och analys nu när all data finns samlad och sökbar i systemet, istället för att bläddra i pärmar och skriva av siffror för hand.
Linda Falk, CFO på Rofa Design
"Vi har integrationer mot vår e-handelsplattform samt BX lagerhanteringsmodul, vilket gör att informationsflödena mellan systemen fungerar smidigt och effektivt. Det är systemintegrationer till andra ställen som gör att vardagen flyter på".
