Supportverktyg

Så ska du tänka när du köper system för Business Intelligence

Med ett Business Intelligence (BI) system får ni ett kraftfullt stöd för att se, förstå och agera på er data. Att införskaffa ett BI-system kräver att ni gör en del val längs vägen så ni får en lösning anpassad för era behov och er verksamhet.

För oss på Exsitec är detta något vi hjälper våra kunder med dagligen. Vi har sammanställt denna guide för att dela våra erfarenheter och bästa tips med dig som funderar på att köpa ett BI-system. Läs guiden, ta del av kravspecen och gör vårt test för att se vilket BI-system som passar er bäst.

Prata med en expert Ladda ned kravspec
1

Rapporter är inte Business Intelligence

Rapporter är statisk information och sådant du vanligtvis tittar på dagligen, veckovis eller månadsvis. Det är information som är formad på precis samma sätt varje gång. Men vad du tycker är viktigt att titta på kan ju skilja sig från vad din kollega anser är viktigt - här ligger också nackdelen eller problemet med vanliga rapporter. 

BI-system kan till skillnad från rapporter ge en bredare, djupare och mer dynamisk bild av hur verksamheten går och mår. Moderna BI-system är byggda för att hantera komplexa behov, stora datamängder och ständig förändring. Istället för att få en statisk vy ges stöd för att borra ned sig i detaljer, vrida och vända på data och se verksamhetens siffror uppdaterat och anpassat för dig som användare.

Men - för att få ut det mesta ur er data så räcker det inte med bra systemstöd. I en datadriven organisation ligger det inpräntat i DNA att man strävar mot att ta faktabaserade beslut med målet om att ständigt förbättra sig.

rapporter-ar-inte-business-intelligence


För att drivas av data krävs det att data tar en framträdande plats och tyckanden, magkänsla, intuition får träda tillbaka. Man har ett tydligt fokus på att samla in data i processerna och lägger mycket energi på att säkerställa att den håller hög kvalité. Varje medarbetare som potentiellt kan bli effektivare och ta bättre beslut med hjälp av data har också access till den.

2

Behöver vi ett datalager?

Det enkla svaret är: Det beror på...

Vår erfarenhet är att ett datalager är nödvändigt om:

  • Ni använder Power BI som BI-system och önskar koppla in flera datakällor
  • Ni har många datakällor och en hög grad av komplexitet i er data. Med ett datalager på plats kan förvaltningen av lösningen underlättas över tid genom att data strukturerats tidigt i processen
  • Ni önskar återanvända samma data till mer än "bara BI". Lagring av data i ett datalager möjliggör återanvändning av samma data i fler användarfall - t.ex. Machine Learning, AI, centrala Master Data register för t.ex. kund eller produktdata 
  • Ni önskar lagra ostrukturerad data som mail, chat, bilder och videor på ett strukturerat sätt. Denna kan då även lagras och göras accessbar i datalagret liksom strukturerad data (tabeller med rader och kolumner) som ni redan lagrar där

Vad är Business Intelligence?

Business Intelligence är en process, samling metoder och verktyg för att hämta, strukturera och analysera data som hjälper er att agera och fatta bättre beslut för framtiden.

Vad är ett datalager?

Ett datalager (eller Data Warehouse, Datalake etc.) lagrar stora mängder data från flera olika datakällor på ett centralt ställe. Att ha en (1) plats att lagra sin data på gör den lättare att nå, använda och ger möjlighet till fler insikter. Att bygga ett datalager är ett projekt i sig och medför ökande kostnader i takt med att datamängden växer. 

Vad är skillnaden mellan BI och datalager?

BI och datalager är liknande koncept som fungerar i samma kontext men ändå är väldigt olika. Både BI och datalager hanterar lagring av data medan BI också inkluderar insamling, metodik och analys av data. I miljöer där båda systemen finns så hanterar datalagret lagring och organisation av data medan BI-systemet möjliggör analys och presentation av data.

Vad innebär det att välja "fel" datalager-strategi?

Rätt BI-system men fel datalager-strategi

Det är viktigt att BI-systemet är tillräckligt flexibelt för att även kunna möta behoven som verksamheten har om 5 år.

Exempel - er verksamhet har idag få datakällor och de ni önskar använda har en låg grad av datakomplexitet i hur den är strukturerad. Samtidigt vet ni att ni över tid önskar att koppla in flera komplexa datakällor i en framtida lösning. Det kan resultera i att val av teknisk lösning begränsar er utveckling och målar in er i ett hörn.

Det är viktigt att bygga en lösning som kan växa i samma takt som verksamheten vill växa. Väljer man ett BI-system som inte möter behoven fullt ut blir det ofta ett drivankare som verksamheten får släpa på i allt man gör. 

Det är vanligt att företag etablerar ett BI-system som inte möter behoven fullt ut vilket resulterar i att verksamheten istället hämtar ut data i "sidosystem" som Excel-filer. Något som i sin tur lätt leder till att det finns olika versioner av sanningen.

Onödiga kostnader om datalager inte behövs

Power BI och Qlik Sense är båda ledande plattformar för analys och rapportering som ger dig stöd att följa upp verksamheten på ett flexibelt och kraftfullt sett.

Även om verktygen på många sätt är lika finns det skillnader värda att lyfta upp. Qlik Sense kan ses som sin egen BI-plattform medan Power BI snarare ingår som en del i Microsofts BI-plattform där andra produkter även ingår. Power BI är ett bra alternativ om ditt företag har en Microsoft-strategi och har eller önskar bygga ett organiserat datalager.

En av styrkorna med Qlik är att data lagras "in-memory" direkt i SaaS-lösningen. Något som gör att data-laddningen upplevs som snabbare för slutanvändarna samtidigt som behovet av ett externt datalager oftast elimineras. Något som resulterar i att insteget att börja använda ett BI-system med data från flera datakällor typiskt sett driver mindre kostnader i ett uppstartsprojekt (se bilden).

3

Tips på vägen till ett nytt BI-system

Ta hjälp på vägen

Vad är viktigt för er?

Att införskaffa ett BI-system är en förändringsresa mot att arbeta mer datadrivet - men vad vill ni uppnå? Skriv upp målen ni har, vad ni vill uppnå och vilka KPI:er som bäst fångar in resultat och riktning för verksamheten.

Lär dig mer om området

Prata gärna med oss så hjälper vi dig komma framåt eller läs våra guider där du kan få mer information om resan till ett nytt BI-system.

Hur hittar jag rätt leverantör?

  • Rätt leverantör förstår er bransch och ställer relevanta och utmanande frågor för att förstå er verksamhet.

  • Rätt leverantör har en process för framtagande av estimat som även involverar leveransorganisationen som i slutändan skall genomföra projektet.

  • Rätt leverantör är inte alltid billigast. Fokusera på att hitta den leverantör som kan leverera högst värde i förhållande till kostnaden.

  • Rätt leverantör tänker långsiktigt och kan växa tillsammans med er. Genom att välja en leverantör som erbjuder flera produkter för er bransch eller funktion så ökar chansen att ni kommer jobba tillsammans under längre tid.  

  • Rätt leverantör kan presentera en tydlig projektmodell som ger er insyn under projektets gång och ger klarhet i hur rutinen för ändrat scope i projektet hanteras genom ÄTA-hantering.

Vanliga misstag

Inte våga börja tillräckligt litet

Ett vanligt misstag är att börja för stort och trycka in alla behov i det första projektet. Se till att sätta rätt ambitionsnivå, håll er till planen och prioritera de viktigaste nyttorna med det nya BI-systemet. Det finns ett stort värde i att komma igång och kunna börja arbeta i systemet - vi ser ofta att nya möjligheter och initiativ kommer som en effekt av användningen kommer igång.

Kund och leverantör är inte ett team

På Exsitec vill vi att relationen mellan kund och leverantör ska vara ett team. Vi är experter på systemstöd medan ni är experter på er verksamhet. När dessa två komponenter fungerar bra ihop så får ni utväxling på projektet och ni har en partner som med ökad kunskap om er verksamhet kan bidra med kompetens i flera dimensioner. 

En standardlösning för alla behov

Det finns sannolikt inget BI-system som "out-of-the-box" passar er verksamhet. De flesta verksamheter är unika och har anpassats för att vara konkurrenskraftiga utifrån sina förutsättningar och tidigare gjorda val av t.ex. affärsmodell, IT-system och organisation.

Med det sagt så finns det många leverantörer och mycket erfarenhet ute i marknaden som ni kan dra nytta av. Sannolikt så finns det leverantörer som har god erfarenhet av att arbeta med just de system eller den bransch som ni verkar inom vilket ofta medför snabbare, effektivare och mindre riskfyllda projekt.

Dra nytta av vår kunskap!

Hör av dig. Vi berättar gärna mer om hur vi hjälper våra kunder med lösningar för analys och rapportering och hör mer om uppföljningsarbetet fungerar för er idag.

Prata med Kristofer
4

Hur bra fungerar
ert BI-stöd idag?

Få svar direkt. Ingen email behövs.

 
5

Vad passar er bäst
- Qlik eller Power BI?

Power BI och Qlik Sense är ledande system för analys och beslutsstöd. Gartner, en oberoende organisation som utför årliga utvärderingar av marknadens olika BI-system, placerar sedan länge både Microsoft och Qlik som ledare inom området.

Det finns många likheter mellan verktygen men också skillnader värda att lyfta upp. 

En övergripande fördel med Qlik är att det är en sammanhållen BI-plattform där allt du behöver ingår som en produkt.

En unik egenskap med Qlik är dess associativa datamodell. Säg t.ex. att du har ett företag med försäljning runtom i Sverige. Du går in i din försäljningsrapport och väljer en produkt. Du kan nu se vilka städer du sålt din produkt i samtidigt som du även kan se vilka städer du inte sålt den i. Dessa värden blir grå-markerade - detta kan låta trivialt men är unikt för Qlik och ger dig en djupare förståelse utifrån din data. 

OBS - det finns många aspekter som skall vägas in i valet av av vad som är ett bra BI-verktyg just för er. Berätta om era behov

En övergripande fördel med Power BI är att de flesta organisationer och företag redan använder produkter från Microsoft. 

Om ni redan har en uttalad Microsoft-strategi och har identifierat ett behov av att bygga ett datalager så kan Power BI vara rätt väg att gå. På så sätt får ni en Microsoft orienterad BI-lösning som fungerar bra ihop med era andra Microsoft produkter som t.ex. Excel, Teams och Sharepoint.

OBS - det finns många aspekter som skall vägas in i valet av av vad som är ett bra BI-verktyg just för er. Berätta om era behov

 
6

Kravspecifikation BI-system

Funderar ni på att upphandla ett BI-system? Spara tid och få inspiration i kravarbetet genom att återanvända vår mall för kravspecifikation på området.

  Håll kravspecifikationen på rätt nivå

  Säkerställ funktionaliteten ni behöver

Kravspecifikation - BI
https://www.exsitec.se/hubfs/kristofer-round.webp

Kristofer Gustavsson

Affärsutveckling

Mobil: 0761 - 389 893
Epost: kristofer.gustavsson@exsitec.se

Prata BI-system med mig

Med mig kan du prata om allt från val av BI-verktyg till projekt och dess kostnader. Ta kontakt direkt eller fyll i dina uppgifter så hör jag av mig