Arqdesign vinner värdefull tid med Exsitec och Medius
När arbetsuppgifterna staplades på hög insåg Arqdesign att något behövde förändras. Med hjälp av Exsitec har Tranåsföretaget frigjort tid och fått bättre kontroll på köpet. Lösningen? Medius AP Automation och en smart integration till Monitor.
Arqdesign erbjuder bostadsägare och byggföretag i Skandinavien projekterade och monterade balkongräcken och balkonginglasningar av högt designvärde. Huvudkontor och fabrik finns i Tranås. Arqdesign ingår i den norska Zurhaar-koncernen.
När tidstjuvarna sattes under lupp blev automatiserad hantering av leverantörsfakturor prio
På ett mindre företag är det inte ovanligt att ha olika hattar. För Lina Thell på Arqdesign adderades ett helt gäng i samband med omorganisation och förändrat konjunkturläge. För att få den nya arbetssituationen att fungera i praktiken sattes Tranåsföretagets tidstjuvar under lupp.
– Jag såg för egen del att en automatiserad process för leverantörsfakturor skulle frigöra utrymme för mer värdeskapande arbetsuppgifter. Målet var att effektivisera, men också att få bort den mänskliga faktorn och minska risken för fel, säger Lina Thell som är ansvarig för redovisning, lön, HR, kvalitet och miljö på Arqdesign.
Arqdesign designar, tillverkar och monterar balkongräcken och balkonginglasningar för bostadsägare och byggföretag i Skandinavien. Samarbeten med leverantörer sker på flera nivåer och genererar en strid ström av fakturor, som fram till nyligen hanterades manuellt.
Molnbaserade Medius ger bättre översikt
Lina Thell började leta efter en digital lösning och fick i början av 2024 kontakt med Exsitec, som presenterade Medius AP Automation. Det molnbaserade EFH-systemet automatiserar hela fakturaprocessen – från registrering och inläsning till kontering och attestering – med hjälp av AI.
För att maximera nyttan med ett modernt fakturahanteringssystem krävs en brygga till affärssystemet och dess data. Den bryggan kunde Exsitec erbjuda mot Arqdesigns affärsssystem Monitor. Integrationen gör det möjligt för Medius AP Automation att matcha inkommande fakturor med inköpsordrar, inleveranser och annan relevant beställningsinformation. Fakturornas status kan följas i realtid, i båda systemen.
Lina Thell, Ekonomi & Kvalitétsansvarig Arqdesign
"Stödet från Exsitec och deras förmåga att anpassa lösningar efter våra behov har varit en framgångsfaktor. Vi har haft en öppen kommunikation och jobbat gemensamt för att komma framåt. ."
”Aldrig haft problem med lösningen”
– Vi är särskilt nöjda med automatiseringen av attestflöden samt integrationens förmåga att koppla ihop fakturor med inköpsordrar. Den tydliga översikten över fakturastatus och möjligheten att enkelt följa upp avvikelser är också uppskattade funktioner. Vi har aldrig haft några problem med lösningen, den känns stabil och användarvänlig, säger Lina Thell.
När det gäller tidsbesparing uppskattar hon vinsten till flera arbetsdagar per månad – och tror att den kommer att öka i takt med att strukturen på alla inkommande fakturor optimeras och blir bättre samt att Medius AP Automation lär sig mer för varje faktura som tolkas. En tajt dialog med leverantörerna om fakturaformat- och information hjälper Aqrdesign att nå dit.
Stödet från Exsitec var nyckelfaktor
Arqdesign var först ut att jobba med integrationen mellan Medius AP A och Monitor från Exsitec. Förändringen gick smidigt och Lina Thell sammanfattar vad hon beskriver som ett väldigt roligt projekt:
– Stödet från Exsitec och deras förmåga att anpassa lösningar efter våra behov har varit en framgångsfaktor. Vi har haft en öppen kommunikation och jobbat gemensamt för att komma framåt. Genom våra regelbundna förvaltningsmöten har vi tagit upp frågor och lärt oss mer om integrationen, och även fått tips från Exsitec kring hur vi kan arbeta ännu smartare med funktionerna i Medius AP Automation.
Om Medius AP Automation
Medius AP Automation, tidigare MediusFlow, är en robust och bred lösning för leverantörsfakturahantering (EFH), som omvandlar manuella processer till digitala flöden. Exsitec har lång erfarenhet av att integrera Medius AP Automation mot såväl ekonomisystem som
övriga försystem.
