Så väljer du rätt lönesystem
Att välja rätt lönesystem är avgörande för en effektiv och smidig lönehantering. Många företag sitter fast med gamla system som inte längre möter dagens krav och behov, vilket ofta innebär mycket handpåläggning. Marknaden har förändrats och utvecklats, vilket innebär att det finns moderna och flexibla alternativ att överväga. Att hitta rätt lönesystem kan göra en enorm skillnad för företagets effektivitet och noggrannhet.
Den här guiden beskriver vad ni bör tänka på och vilka faktorer som påverkar valet av lönesystem.
-
Användarvänlighet
-
Behåll nuvarande försystem:
-
Integrationer/Blandade leverantörer:
-
Passa hela verksamheten:
-
Säkerhet:
Ett lönesystem bör vara lätt att arbeta i, särskilt när man hanterar komplicerade arbetsuppgifter. Ett intuitivt gränssnitt sparar tid och minskar risken för fel.
Det kan finnas fördelar med att behålla ditt nuvarande försystem om det fungerar bra för företaget. Många lönesystem kräver ett försystem eller har ett inbyggt försystem - hitta lösningen som är bäst för er!
Integrationer är inte farliga, de underlättar faktiskt arbetet. På Exsitec arbetar vi med ett Best of breed-koncept som innebär att välja de bästa systemen för varje funktion och integrera dessa med varandra. Det kan vara fördelaktigt att inte ha alla system från samma systemleverantör, och genom att se till så att systemen pratar med varandra sparas mycket tid.
En viktig punkt är att hitta ett lönesystem som kan hantera flera olika kollektivavtal och olika typer av anställningar inom företaget. Minimera antalet system och se till att försystemet och lönesystemet stödjer alla medarbetare.
Ett lönesystem måste vara säkert när det kommer till känslig information. I enlighet med GDPR får information sparas så länge arbetsgivaren behöver det för att följa rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. När någon slutar, måste informationen dock tas bort. Det är därför en fördel att välja ett lönesystem som kan anonymisera data och dölja känsliga uppgifter.
-
Användarvänlighet
Ett lönesystem bör vara lätt att arbeta i, särskilt när man hanterar komplicerade arbetsuppgifter. Ett intuitivt gränssnitt sparar tid och minskar risken för fel. -
Behåll nuvarande försystem:
Det kan finnas fördelar med att behålla ditt nuvarande försystem om det fungerar bra för företaget. Många lönesystem kräver ett försystem eller har ett inbyggt försystem - hitta lösningen som är bäst för er! -
Integrationer/Blandade leverantörer:
Integrationer är inte farliga, de underlättar faktiskt arbetet. På Exsitec arbetar vi med ett Best of breed-koncept som innebär att välja de bästa systemen för varje funktion och integrera dessa med varandra. Det kan vara fördelaktigt att inte ha alla system från samma systemleverantör, och genom att se till så att systemen pratar med varandra sparas mycket tid. -
Passa hela verksamheten:
En viktig punkt är att hitta ett lönesystem som kan hantera flera olika kollektivavtal och olika typer av anställningar inom företaget. Minimera antalet system och se till att försystemet och lönesystemet stödjer alla medarbetare. -
Säkerhet:
Ett lönesystem måste vara säkert när det kommer till känslig information. I enlighet med GDPR får information sparas så länge arbetsgivaren behöver det för att följa rättsliga skyldigheter, lagar och förordningar. När någon slutar, måste informationen dock tas bort. Det är därför en fördel att välja ett lönesystem som kan anonymisera data och dölja känsliga uppgifter.
Funktioner som bör finnas i ett bra lönesystem
Att ett lönesystem ska ha funktioner som underlättar ert dagliga arbete är självklart. Däremot finns det funktioner som är extra viktiga att ta hänsyn till i fråga om vad som passar just er verksamhet. Ett bra lönesystem bör ha följande funktioner för att underlätta lönehanteringen:
- Stöd för egna rapporter: Möjligheten att skapa egna rapporter anpassade efter företagets behov.
- Integrationer med myndigheter: Integrationer med Skatteverket, Svenskt Näringsliv och Fora m.fl. underlättar rapporteringen och minskar manuella moment.
- Massregistrering: Funktion för massregistrering av löneuppgifter sparar tid och minskar risken för fel.
- Koncernhantering: Hantering av flera företag inom en koncern med gemensamma och separata inställningar och lönearter.
