ERP-system-integration - hur lyckas man?

Att integrera ERP-system med andra system och applikationer inom en organisation är en viktig framgångsfaktor för att undvika manuell hantering och istället skapa effektiva processer. Eftersom ERP-systemet ofta är en central del av verksamhetens IT-miljö blir mängden integrationer och flöden ofta väldigt stort, vilket också gör frågan mer komplex.

Vad är ERP-system-integration?

ERP-system-integration är processen att koppla ihop sitt ERP-system med andra kringliggande system samt externa tjänster, för att på så sätt kunna automatisera processer som löper över flera olika system.

Best-of-Breed eller Best-of-Suite?

Historiskt sett har ERP-system varit stora monolitiska system med ambitionen att lösa ett företags alla olika behov. I takt med att utvecklingen gått allt snabbare har det dock blivit omöjligt för en bred systemleverantör att hänga med nya och snabbare leverantörer som nischat sig inom specifika områden. Det går helt enkelt inte att vara bäst på allt. 

Ur detta har begreppet Best-of-Breed vuxit fram, vilket beskriver strategin att välja olika leverantörer för olika systembehov i verksamheten. För att på så sätt få det bäst lämpade systemet, utifrån verksamhetens behov, inom alla olika områden. Detta har många fördelar, men framförallt en enskilt utmaning. Nämligen systemintegration. När antalet olika system och leverantörer växer blir det centralt att lyckas med integrationen.

-> Läs mer om Best-of-Breed

Alternativet till Best-of-Breed omnämns ibland som Best-of-Suite och innebär att man väljer en systemleverantör och väljer endast system från den leverantören. Det huvudsakliga motivet bakom en sådan strategi är att systemen då oftare redan fungerar tillsammans (är integrerade) vilket ger en lägre kostnad för införande och underhåll. Samtidigt medför det flera olika utmaningar, som bland annat att man bygger ett stort beroende till en enskild leverantör, att man får göra kompromisser i funktionalitet och att flexibiliteten i systemmiljön blir lidande. Värt att notera är också att man inte kan undvika utmaningen med systemintegration genom en Best-of-Suite-strategi, eftersom få (eller inga?) leverantörer har sina system sömlöst integrerade out-of-the-box.

Vanliga utmaningar

Det finns många olika utmaningar när man ska integrera ERP-system, men de flesta av dem faller inom någon av följande kategorier.

• Kortsiktiga beslut
  Eftersom den tekniska implementationen av systemintegration är förhållandevis komplex så är det inte helt lätt att förstå konsekvenserna av olika beslut som tas. När ett ERP-projekt dessutom ofta har höga krav kopplat till kostnader, tidsplan och funktionalitet är risken stor att beslut kring implementationen blir kortsiktiga. Detta kan både bero på beställare utan förståelse för tekniken och på leverantörer som tar genvägar. Effekten blir densamma - en integrationslösning (och därigenom IT-miljö) som över tid blir dyr, trögrörlig och ineffektiv. Värt att notera är att det sällan är ett enskilt kortsiktigt beslut som orsakar detta, utan många sådana över tid.
• För lågt fokus på värdeskapande
  Eftersom systemintegration är en tekniskt komplex fråga, som behöver involvera personer med djup teknisk kompetens, är ett vanligt misstag att låta integrationsprojektet få ett tekniskt fokus. Precis som för alla typer av IT-projekt så behöver dock såklart verksamheten och dess behov stå i centrum, för att det som skapas ska generera ett värde som överstiger investeringen. Vid dyra och misslyckade projekt är det alltför ofta där som det har misslyckats.

Viktiga framgångsfaktorer

Med ovan nämnda utmaningar som bakgrund följer nedan några framgångsfaktorer att ha med sig inför ett kommande eller framtida projekt.

• Ta hänsyn till helheten och undvik att bygga in er i en lösningar som blir dyr och svår att förvalta över tid (s.k. spaghetti-integration). Investera i att ta fram en grundläggande integrationsstrategi och överväg valet av integrationsplattform.
• Utvärdera olika integrationspartners för att säkerställa att ni får en leverantör som både förstår era behov och har ett modernt förslag på lösning.
• Involvera rätt personer istället för att göra misstaget att tro att systemintegration är en teknisk fråga som kan lösas av enbart tekniska personer.
• Gör implementationen stegvis för att komma igång med en lösning som skapar värde så fort som möjligt.
• Etablera en aktiv förvaltning efter genomfört projekt, så att ni kan ta tillvara på de stora värden som uppstår genom kontinuerliga förbättringar.

-> Läs mer om framgångsfaktorer vid integration med affärssystem här

Sammanfattningsvis

Sammanfattningsvis är lyckad integration med ERP-system en kritisk framgångsfaktor för de flesta organisationer, samtidigt som det är en utmanande och komplex uppgift. Det gäller att vara medveten om utmaningarna, välja bra samarbetspartners och skapa en lösning som inte bara blir bra här och nu, utan som också håller för framtiden.