Små automatiseringar som gör stor skillnad

De flesta medelstora och stora företag har idag automatiserat sina mest affärskritiska processer i någon grad. E-handelsplattformar är ofta tätt integrerad med affärssystemet för att orderflödet ska fungera smidigt, och ett ärendesystem är kopplat till kundregistret så att supporten alltid har rätt information nära till hands. I många fall finns också kopplingar mellan tidrapportering, lön och projektredovisning för att slippa manuella steg i den administrativa kedjan.

Men utanför de stora processerna finns ofta en lång svans av små, manuella moment – de där som inte tar så mycket tid var för sig, men som tillsammans stjäl timmar varje vecka. Det kan handla om att exportera data till Excel, att föra över siffror mellan system, eller att uppdatera kundinformation på flera ställen. Småsaker som “bara tar några minuter” men som adderar upp till flera arbetsdagar om året.

Några vanliga tidstjuvar

Flytta data mellan system

Många organisationer arbetar i flera olika system som inte är fullt synkroniserade. När information måste flyttas manuellt mellan exempelvis CRM, affärssystem och projekthantering uppstår både dubbelarbete och risk för fel. Det tar tid, men framför allt binder det upp människor i onödiga rutiner.

Manuella Excel-exporter

Excel är visserligen navet i många ekonomiavdelningar, men används i praktiken som en brygga mellan system – med export/import, manuella kontroller och växande makron. För en ekonomi­chef innebär det att värdefull tid äts upp av administration i stället för analys. 

När data kontinuerligt exporteras för att skapa rapporter eller sammanställningar blir processen tung och sårbar. Dessutom skapar avancerade Excel-mallar ofta ett personberoende i takt med att de växer och blir svårare och svårare att sätta sig in i.

Dubbelregistrering av data

Att samma uppgifter måste matas in flera gånger i olika system är fortfarande vanligt, även i moderna IT-miljöer. Det kanske handlar om att en order läggs i ett system, faktureras i ett annat och rapporteras i ett tredje. Varje steg tar bara några minuter, men när det sker dagligen eller veckovis blir det snabbt en betydande tidsförlust.

Vad kan man göra?

Det finns ofta en enorm förbättringspotential i att ta tag i de här små, återkommande momenten. Små kontinuerliga effektiviseringar blir stora besparingar över tid.

Den tekniska utvecklingen går snabbare än någonsin, där AI-utvecklingen såklart är det som det pratas mest om just nu. Detta gör att förutsättningarna för kostnadseffektiva effektiviseringar ständigt blir bättre. Samtidigt börjar många i fel ände – med frågan "vad kan vi göra med AI?’ i stället för att utgå från behovet

I de allra flesta fall är det bättre att börja i andra änden, alltså inte med tekniken. Första steget är att identifiera områden där det faktiskt försvinner tid och pengar. Vilka repetitiva och manuella uppgifter finns?

I sin enklaste form handlar det om att stanna upp och reflektera över vad man faktiskt lägger tid på. Det kan också göras genom exempelvis en processkartläggning där involverade personer i en specifik verksamhetsprocess samlas och mappar upp de aktiviteter som genomförs. 

Vilka lösningar finns?

Det finns flera olika sätt att automatisera en manuell process. Ibland är det möjligt att göra genom konfiguration av befintliga verksamhetssystem medan det ibland krävs nya investeringar. Många gånger handlar det dock om det där som sker mellan systemen. Då rör det sig ofta om en lösning genom systemintegration där man sätter upp automatiserade flöden mellan systemen, eller om att nyttja RPA eller AI för att utföra den manuella processen åt en.