Systemintegration - en teknisk, funktionell eller strategisk fråga?

I en tid där den digitala utvecklingen går allt snabbare och kraven på företags effektivitet och kundupplevelse ökar har systemintegration blivit ett allt mer aktuellt ämne. Men hur ska man se på integration som företag? Är det en teknisk fråga som någon IT-ansvarig eller IT-leverantör behöver lösa, en funktionell fråga för ansvariga inom respektive affärsenhet, eller en strategisk fråga som hör hemma på ledningsgruppens agenda? Det enkla svaret är att det är alla tre.

Tre viktiga perspektiv

Tekniska problem som behöver lösas

Ett företag har allt fler olika IT-system och behovet av att kunna integrera med externa tjänster, kunder och leverantörer ökar. I takt med detta uppstår olika konkreta integrationsproblem som behöver lösas. Två system som inte pratar med varandra. Det är lätt att förstå att det finns ett tekniskt problem som behöver lösas.

Som IT-ansvarig och integrationsutvecklare behöver man ta hänsyn till tekniska detaljer som hur de olika systemen kan kommunicera (finns ett öppet API, eller behöver kommunikationen ske på annat sätt?), hur integrationen ska byggas (finns en integrationsplattform eller ska det byggas som en punk-till-punkt-integration?), att säkerhetskrav uppfylls m.m.

Det handlar om många tekniska beslut av olika storleksgrad som över tid får väldigt stor påverkan på företagets totala systemmiljö, där kortsiktiga beslut leder till teknisk skuld.

En central del i funktionaliteten

De flesta personer på ett företag arbetar i flera olika IT-system. Att dessa samverkar på ett bra sätt är därför centralt för att arbetet ska kunna utföras på ett effektivt sätt. Det är också viktigt för att processer som löper över flera olika områden (exempelvis en ny kund som lägger en beställning - information som är intressant för alltifrån försäljningsavdelningen och eventuellt lager till ekonomiavdelningen).

Systemintegration är lösningen som sammanbinder alla olika system och skapar en fungerande helhet. För att lyckas med detta är det viktigt att personer med djup förståelse för företagets processer är involverade i framtagandet av integrationerna.

Framgångsrika integrationsprojekt utgår från verksamhetens processer, med en plan för hur dessa kan förändras och effektiviseras.

Utan strategi missar man långsiktigheten

Ur ett strategiskt perspektiv kan systemintegration spela en viktig roll i ett företagets framtida utveckling och konkurrenskraft. Detta genom att möjliggöra exempelvis:

• snabbare digitaliserings- och automatiseringstakt genom att snabbare kunna skapa nya integrationsflöden.
• ökad flexibilitet där system kan adderas och bytas ut enklare.
• bättre kundupplevelse genom smarta integrationslösningar.

Om man bara hanterar systemintegration som en teknisk och funktionell fråga riskerar man att missa långsiktiga värden. Dels genom att beslut tas utan någon samordning vilket på sikt försämrar förvaltningsbarheten i lösningen, och dels genom att man inte lyfter blicken utan fokuserar för mycket på här och nu.

Genom att ha en uttalad integrationsstrategi kan systemintegration gå från att bara vara en kostnad till att skapa ett tydligt bidrag till företagets affärsmål.

Olika grad av IT-mognad

Utifrån de tre dimensionerna framträder också tre nivåer av IT-mognad. 

Nivå 1: Företag som hanterar integration som en teknisk fråga som bör hanteras av tekniska personer.

Nivå 2: Företag som förstår att det är en teknisk fråga, men också en viktig funktionell fråga för att få till en bra IT-lösning för verksamheten.

Nivå 3: Företag som uppfyller nivå 2, men också arbetar proaktiv med att skapa rätt förutsättningar för att systemintegration ska kunna bidra till företagets övergripande mål.

Det har hänt mycket de senaste åren, och allt fler företag har ökat sin förståelse och kompetens kring IT generellt och integration specifikt. På många håll finns det dock fortfarande potential i ett mer strategiskt förhållningssätt till integration.

3 tips för en bättre IT-miljö

1. Sträva mot nivå 3

Om ni inte redan är där så är det värt att lyfta systemintegrationsfrågan. Det behöver inte vara ett stort projekt som resulterar i storartade planer. Börja med att ge frågan en timme av ert nästa ledningsgruppsmöte. Ta in externt stöd om ni behöver det.

-> Läs om hur ni upprättar en enkel integrationsstrategi

2. Sammanlänka de tre perspektiven

Det vanligaste är att det krävs flera olika personer för att täcka in alla tre perspektiv. Ett vanligt misstag är också att samordningen däremellan brister. De strategiska planerna är inte förankrade med den som ansvarar för funktionaliteten, medan kraven på funktion sedan lämnas vidare som dokumentation till en teknisk person. Löpande dialog och gemensamma forum är en bra väg för att motverka detta.

3. Tänk långsiktigt men börja litet

Ofta kan vägen från nuläget till det önskade läget verka väldigt lång. Det kan också vara lätt att fastna i de övergripande frågorna utan att komma igång med något konkret. En framgångsfaktor är att ägna "lagom" med tid åt den övergripande planen och sedan påbörja ett proof-of-concept-projekt för någon del av verksamheten.