Bryt kunskapsbarriären mellan IT och verksamheten

Digitalisering och automatisering är högt prioriterade frågor i många organisationer, men trots stora ambitioner är det ofta svårt att navigera bland alla olika förbättringsområden. Integrationer som skulle kunna förenkla vardagen avsevärt prioriteras inte alltid. Det beror sällan på att behovet saknas, utan snarare på att ingen riktigt har ägandeskap för helheten i samspelet mellan verksamhetsprocesser och IT.

När IT och verksamheten inte fullt ut når varandra, blir det svårt att se vart potentialen finns och hur man kan utnyttja den. 

1. Utmaningarna när helhetsbilden saknas 

I många organisationer lever IT och verksamheten fortfarande i olika världar. Båda sidor strävar efter samma mål, men de talar ofta olika språk. IT förstår tekniken och ser möjligheterna i hur system och data kan samspela, men har sällan full insikt i verksamhetens vardag och de utmaningar som finns där. Samtidigt känner verksamheten sina behov och ser var arbetet tar tid, men har inte alltid en tydlig bild av hur tekniken faktiskt kan bidra till att lösa problemen. För en IT-ansvarig är det dessutom nästan omöjligt att vara djupt involverad i alla delar av verksamheten, särskilt när processerna är många och skiljer sig åt mellan avdelningar. Mellan dessa perspektiv uppstår en kunskapsbarriär, och det är ofta där integrationsmöjligheterna går förlorade.

En annan utmaning ligger i hur organisationer ofta är strukturerade. Många arbetar fortfarande i silos där varje avdelning fokuserar på sina egna mål, processer och leveranser. Det gör att förbättringsområden som sträcker sig mellan avdelningarna lätt hamnar utanför allas ansvar. Integrationer handlar i grunden om att koppla samman kunskap, inte bara system, och när samarbetet mellan avdelningar brister riskerar viktiga samband och flöden gå förlorade. 

• Behov fångas ofta upp först när de redan hunnit bli problem, vilket gör att åtgärderna blir reaktiva snarare än förebyggande.

• Integrationer byggs steg för steg för att lösa akuta behov, utan att helheten tas i beaktande.

• Det långsiktiga tänket kring gemensam integrationsplattform och struktur uteblir, vilket gör att miljön successivt blir mer spretig och svår att vidareutveckla.

2. Möjliga vägar framåt genom att bygga broar istället för lapptäcken

Det finns naturligtvis ingen universallösning, eftersom varje organisation har sina egna förutsättningar och behov. Men det går att se vissa mönster i vad som brukar göra skillnad.

En viktig del kan vara att skapa en tydligare brygga mellan IT och verksamheten. I vissa organisationer saknas en roll som ansvarar för integrationsfrågan både ur ett tekniskt och ett verksamhetsmässigt perspektiv. Det kan handla om en person som förstår processerna, som kan se var integrationer skapar mest nytta och som har förmågan att prioritera utifrån faktisk affärsverkan snarare än tekniska möjligheter. Syftet är att skapa en gemensam förståelse för hur teknik och verksamhet tillsammans kan driva utvecklingen framåt.

Samtidigt räcker det inte med en ny roll eller ett tydligare ansvar. För att samarbetet verkligen ska fungera krävs en kultur som uppmuntrar samverkan, lärande och nyfikenhet. En kultur där människor delar kunskap, ifrågasätter invanda arbetssätt och ser integration som något som angår hela verksamheten, inte bara IT. Det handlar om att involvera dem som lever i processerna tidigt, visa den konkreta nyttan av varje förbättring, skapa gemensamma mål mellan avdelningar och bygga tillit mellan teamen. Tekniken kan koppla ihop systemen, men det är människorna som får helheten att fungera.

3. När helheten blir möjlig

De största möjligheterna med integration handlar sällan enbart om teknik. De handlar om samverkan, kultur och helhetssyn. När någon tar ansvar för att se hela bilden och organisationen skapar utrymme för lärande och förståelse över gränser händer något mer än bara effektivisering. Man bygger en organisation som samarbetar bättre, lär sig snabbare och fattar beslut på en mer solid grund.
Kanske är det just där den verkliga effekten av integration visar sig, när människor, processer och system inte bara fungerar tillsammans utan utvecklas tillsammans.