Tidrapportering och schemaplanering: Så väljer ni rätt system

Myten om tidrapportering och schemaplanering

Schemaplanering och tidrapportering ses ofta som “en administrativ börda”, både för chefer som planerar och följer upp, och för medarbetare som rapporterar tid. Vi vill slå hål på den myten. Genom att digitalisera och strukturera arbetssätten kan organisationen gå från ett manuellt pussel till ett flöde som skapar värde i alla led – från den enskilda medarbetaren till ekonomiavdelningens uppföljning.

Balansen mellan användarvänlighet och datakvalitet

Ett HRM-stöd för tid och schema är unikt eftersom det påverkar hela organisationens vardag. För att lyckas med en implementering krävs en perfekt balans mellan två faktorer:

• Användarvänlighet: Om systemet är krångligt kommer organisationen göra motstånd. Det måste vara enkelt att göra rätt.
• Datakvalitet: Enkelheten får inte ske på bekostnad av detaljerna. Ekonomi och lön behöver korrekta underlag för finansiell uppföljning och lagstadgad löneberedning.

Användarvänlighet: För vem?

Termen “användarvänlighet” är minst sagt diffus och tyvärr inte alltid en “One size fits all”. Det som är enkelt för en person kan vara tungrott för en annan. Ta skiftarbetaren som arbetar i olika skift som ett exempel – hen har helt andra behov än tjänstemannen som bara rapporterar avvikelser. Ett bra system ska vara anpassat och kännas naturligt för båda grupperna, utan att tumma på den data som krävs i slutändan.

"What's in it for me?"

För att få maximal effekt av ett nytt system behöver vi svara på frågan: ”What’s in it for me?” ur samtliga i organisationens perspektiv. Det behöver finnas en tydlig vinning för alla intressenter utifrån sin respektive vardag.

Medarbetaren - Enkelhet och ökad insyn

För medarbetaren behöver det kännas enkelt, tydligt och tillgängligt. Med ett modernt systemstöd slipper de frustrationen med tidlappar och Excelsnurror. Istället ges de full koll på sin vardag direkt i mobilen – med tydlig insyn i komptid, flex, sparade semesterdagar och friskvård.

Chefen – Från administratör till närvarande ledare

För en chef med personalansvar är behovet av kontroll, uppföljning och insyn i sina medarbetares rapportering av högsta vikt. Många chefer känner dock att administrationen kring personalen stjäl tid från det faktiska ledarskapet. Genom enkel attest och smidiga verktyg för att planera projekt och skift blir vardagen betydligt bekvämare (och mindre stressig).

Ekonomi, HR & Lön - Datakvalitet och precision högsta prioritet

För de som ansvarar för slutprodukten – lönen och de finansiella rapporterna – är datakvalitet allt. Här blir systemet en garant för att lagar och regler efterlevs.

Får vi ut rätt rapporter? Tar systemet hänsyn till kollektivavtal, lokala avvikelser, sysselsättningsgrad och våra andra policys som påverkar lönen för att ge ett komplett underlag till löneberedningen? Svarar ni ja på detta, samtidigt som systemet lirar med resten av er IT-miljö och förenklar vardagen för både chefer och medarbetare: då har ni hittat ett systemstöd som faktiskt gör skillnad på riktigt.

Ska ni utvärdera ett nytt systemstöd?

Här är fem konkreta punkter att ha med i kravställningen:

1. Definiera era yrkesgrupper
   Hur ser deras vardag ut? Behöver några stämpla, några gå på skiftschema, rapportera i mobilen eller tidrapportera mot specifika projekt?
   
   
2. Kartlägg lönegrunderna
   Vilka kollektivavtal, tillägg och lokala avvikelser måste systemet kunna räkna ut automatiskt?
   
   
3. Minimera överflödig uppföljning
   Rapportera bara det som faktiskt ger värde för verksamheten. Gör det så enkelt som möjligt för medarbetaren.
   
   
4. Se över planeringsbehovet
   Behöver ni bemanna fasta stationer, planera projektresurser eller hantera rullande skiftscheman?
   
   
5. Sätt tydliga effektmål
   Varför byter ni system? Fokusera på vilken faktiskt nytta ni vill uppnå (t.ex. minskad administration med x antal timmar) snarare än bara en lista på funktioner. Vilken påverkan ett eventuellt systembyte får för era medarbetares vardag bör alltid prioriteras högre än en specifik funktionalitet.
   
   

Vill ni ha hjälp att hitta rätt?

Vi på Exsitec hjälper dagligen organisationer att bygga bort tidstjuvar genom moderna HRM-system för tid, schema, utlägg och löneberedning. Prata med oss så kan vi tillsammans komma fram till vilka som är just era största tidstjuvar.



Du kan också fördjupa dig i vilka konkreta fördelar ett modernt systemstöd innebär för både medarbetare, chefer och HR.

I vår guide: "Full kontroll på löneåret" går vi inte endast igenom tidrapportering och schemaplanering, utan löneårets alla faser och ger dig en praktisk överblick över hur du hanterar allt från de stora pucklarna som semesterårsskifte och lönerevision, till det löpande arbetet med attestering och rapportering. 

Ladda ner guiden här >>