Tre strategiska sätt att använda direktupphandling i större digitaliserings-projekt

Tre strategiska sätt att använda direktupphandling i större digitaliseringsprojekt

Direktupphandling är sällan möjligt för att anskaffa ett helt ERP- eller CRM-system i en större organisation, då kontraktsvärdet över tid nästan alltid passerar direktupphandlingsgränsen.
Däremot kan direktupphandling vara ett mycket effektivt verktyg före och runt den större upphandlingen.

Här är tre sätt att använda den strategiskt:

1. Direktupphandla förstudie och behovsanalys

Det mest underskattade steget i stora systemupphandlingar är förberedelsen.
En direktupphandlad förstudie kan omfatta:

• Kartläggning av nuvarande processer

• Systemlandskapsanalys

• Identifiering av integrationsbehov

• Prioritering av verksamhetskrav

• Mognadsbedömning inom t.ex. ERP, CRM, EFH eller BI

Det ger:

• Ett mer träffsäkert förfrågningsunderlag

• Färre otydliga skall-krav

• Bättre kostnadsbild

• Mindre risk för överprövning

Att investera i en strukturerad behovsanalys innan annonserad upphandling är ofta det som avgör om projektet lyckas.

2. Använd direktupphandling för avgränsade kompletteringar

Även i större organisationer finns delar som kan hanteras separat:

• Ett BI-system ovanpå befintligt ERP

• En EFH-lösning som avlastar ekonomisystemet

• En CRM-modul för ett specifikt verksamhetsområde

• En integrationslösning för att knyta ihop system

Här är det avgörande att:

• Göra korrekt värdeberäkning över hela avtalstiden

• Säkerställa att behovet är självständigt och inte del av en planerad större anskaffning

När det är legitimt ger direktupphandling möjlighet till snabb förbättring utan att hela systemmiljön måste bytas.

3. Minska risk i kommande annonserad upphandling

Stora systemupphandlingar faller ofta på otydliga krav, överspecificering och felaktiga antaganden om verksamhetens behov. Direktupphandling kan då användas för att: 

• Ta in extern expertis för kravstrukturering

• Göra marknadsanalys och leverantörsdialog

• Genomföra workshops och processkartläggning

• Ta fram realistisk budget och tidsplan

Detta är ett sätt att säkerställa att den annonserade upphandlingen blir bättre.

Fördjupa dig i kravställning

Vill ni lyckas bättre med direktupphandling i digitaliseringsprojekt? En nyckel är tydlig kravstrukturering.

I vår playbook ”Så undviker du att välja fel affärssystem” får ni konkreta tips för hur ni kravställer på ett strukturerat och träffsäkert sätt inför ett nytt affärssystem. Principerna kan även tillämpas i andra typer av systemprojekt.

Hämta playbook »