Hur tidsestimeras ett systemprojekt?

Systemprojekt består i regel av en stor del standarduppsättningar med en lika stor del “kundunika aktiviteter”. Den första är ganska enkelt att beräkna, men den senare betydligt svårare. Hur gör vi systemleverantörer egentligen för att plocka fram de tidsestimat som sedan kommuniceras med kunden (exempelvis en uppdragsbeskrivning eller offert)? Nyckeln är att kunna göra kvalificerade gissningar.

6 tips för att lyckas med tidsestimering

Nedan har vi sammanställt sex tips på saker ni bör tänka på för att lyckas med er tidsestimering:

• En bra mall i form av ett kalkylark ger en bra grund för basinstallation, konfigurering o utveckling. Då fångar man både upp alla aktiviteter som bör utföras, men får även bra hjälp med tidssättningen av dem.
• Erfarenhet för den som gör estimatet är viktig, eftersom du behöver veta vad som görs normalt och vad som bör tilläggsestimeras. Därmed bör du ha jobbat något år med de saker du ska estimera.

• Komplexitet i lösningen har hög grad av påverkan. Den ökar både osäkerheten och storleken på estimatet. En bra strategi för att hålla nere estimatet kan vara att försöka hålla bort eller senarelägga alla “nice to have”-funktionaliteter. Det är inte helt ovanligt att förutsättningarna och krav ändras när man väl har fått det nya systemet på plats. Fokusera därför initialt på basfunktioner och rena kraven.

• Kundens variation är svårast, som exempelvis erfarenhet som beställare, krav som inte syns och utbildningsnivå. Dessa försöker tecknas ned i kravställningen, men de faktorer som inte kan skrivas ned påverkar den totala tiden för utförandet ändå. Därför blir estimeringen betydligt enklare o bättre när leverantör och kund har ett etablerat samarbete.
• Osäkerheter i estimat kan anges med intervall så kunden sedan kan avgöra om vi ska gräva djupare i punkten eller acceptera osäkerheten. Som bas för alla uppdrag har vi riktmärket +/-15% utan nämnvärd åtgärd, vilket är både rimligt och lagom.
• Utförandetiden beror väldigt mycket av vem som utför arbetet. Studier av bl.a programmerare har visat att det i extrema fall kan handla om en faktor på 10 mellan den som utför en uppgift snabbast kontra den som behövde lägga mest tid. Vid större uppdrag brukar dessa variationer jämna ut sig, både på grund av antalet personer som involveras och mängden uppgifter som utförs. Estimeringen bör därför ske med en “normalkonsult” i åtanke.

Vi vill avsluta med en bild över hur stor del av tiden i ett estimat man kan räkna med som praktiskt går till att utveckla (alt konfigurera etc), vilket generellt kan beräknas till 1/3. Resterande går till att lista vad man ska bygga, testa, införa, managera etc.

Vill du läsa mer? Läs vårt inlägg: Konsten att beställa agila systemprojekt