4 tips för att ta nästa steg mot effektiviserad fakturahantering

Innehållsförteckning

• Hur tar man nästa steg mot effektiviserad fakturahantering? 
• Steg 1:  Digitalisera underlag och flöden
• Steg 2: Dynamiska attestflöden
• Steg 3: Automatisk matchning
• Steg 4: Häng med i marknadstrenderna

Hur tar man nästa steg mot effektiviserad fakturahantering?

Varje dag pratar vi med företag som är på en resa mot att förbättra och effektivisera sina arbetsprocesser. Många vill arbeta mer med elektronisk fakturahantering (EFH) för sina leverantörsfakturor, där syftet är att hantera fakturor digitalt för att automatisera manuella steg, få snabbare flöden och bättre kontroll. Men när det kommer till arbetet med att digitalisera hanteringen av leverantörsfakturor, befinner sig alla på olika stadier - vissa är helt nya på ämnet, medan andra har varit igång med elektronisk fakturahantering i flera år.

Behovet kring elektronisk fakturahantering och processer för leverantörsfakturor kan se olika ut för olika bolag och olika branscher. Ibland kan mindre bolag ha bättre systemstöd på plats än vad större bolag har - allt beror på vilken vision som styr arbetet, samt vilka resurser man har till hands för att uppfylla visionen. Gemensamt för de allra flesta vi pratar med är en strävan att utvecklas och kontinuerligt förbättras. Därför vill vi prata om hur man tar nästa steg i sin fakturahantering, oavsett vart man befinner sig på sin digitaliseringsresa.

Nedan följer 4 olika steg man kan ta, där steg 1 kan vara lämpligt för ett företag som vill komma igång och steg 4 för er som kommit långt och vill fortsätta utvecklas.

Steg 1:  Digitalisera underlag och flöden

En situation som vi fortfarande ser en hel del företag befinna sig i är att man tar emot sina fakturor i pappersformat. Dessa pappersbaserade fakturor kräver ofta mycket administration och skapar långa ledtider innan de är redo att betalas. Att hantera pappersfakturor utgör även en viss risk när det kommer till både kontroll och säkerhet. Vi ser ofta att pappersfakturor tenderar att hamna i fel händer inom organisationen samt att pappersformatets brist på spårbarhet försvårar revisionsarbetet.

Ett naturligt första steg om man befinner sig i detta läge är att sikta på att digitalisera sina underlag och flöden, vilket man kan åstadkomma genom att nyttja fakturaskanning och inläsning av fakturainformationen. Fakturaskanning innebär att ett system läser av information på fakturan och skapar upp en digital version. Ekonomiavdelningen sparar på så sätt tid genom minskat manuellt arbete med att föra in informationen från alla fakturor i bokföringssystemet, Excel eller  andra system.

Därmed skapas det digitala underlaget upp och arbetet med leverantörsfakturorna blir enklare - riskerna minimeras, arbetet underlättas och ledtiderna kortas ner, från det att faktura kommer in till att den ska betalas. På detta sätt skapar man även ett digitalt arkiv som på ett miljövänligt sätt (eliminering av fysiskt papper) samlar all information på ett och samma ställe. Kortfattat uppnår man elektronisk hantering av leverantörsfakturor som: 

1. Sparar tid genom scanning och inmatning
2. Förenklar distribution till behöriga attestanter
3. Ökar intern kontroll & säkerhet 
4. Samlar arkivering 

Läs mer: Allt om elektronisk fakturahantering

Steg 2: Dynamiska attestflöden

Har man alla sina fakturor i digitalt format och det digitala flödet är på plats, rekommenderar vi att man i ett nästa steg funderar på så kallade dynamiska attestflöden. Ett dynamiskt attestflöde är ett anpassningsbart flöde som skapas och anpassas utifrån vilken information vi finner på fakturan. 

I denna process är det två huvudsakliga aktiviteter som ska utföras; 

1. Fakturan ska konteras för att kunna bokföras och följas upp på rätt sätt
2. Fakturan ska granskas och godkännas, dvs attesteras av behöriga personer enligt den attestrutin man har på företaget.

Med ett dynamiskt attestflöde styrs fakturan ut till rätt attestant antingen med hjälp av informationen som finns på fakturan, eller genom regler som sätts upp i bakgrunden. Fakturorna behöver då inte gå ut till en hel grupp människor om man inte önskar det, utan man kan styra så att rätt person får precis och enbart den rad (kostnadsställe, projekt etc) som den ansvarar för att godkänna.

    
Att ha ett bra och uppstyrt attestflöde är viktigt eftersom leverantörsfakturor, enligt lag, måste attesteras. Men ett bra attestflöde kan också ge fler andra goda effekter, till exempel att vi enklare kan säkerställa att fakturan landar hos behörig person. Vi vill också att det ska vara enkelt och flexibelt för attestanter att godkänna en faktura och därför möjlighet att göra det via mail eller direkt i mobilen. 

Steg 3: Automatisk matchning

Den uppmärksamma tänker nu att dessa två aktiviteter - kontering och attestering - ofta redan gjorts när själva inköpet, som ju är underlag till fakturan, genomförts. Så, kräver alla fakturor verkligen attest då?

När vi pratar leverantörsfakturahantering med våra kunder brukar vi särskilja på två typer av fakturor: Vilda fakturor (fakturor för varor man köper mer sällan) och inköpsorderbaserade fakturor. Om vi har gjort ett inköp av artiklar eller lagerförda varor, kan man se det som att ett godkännande redan är gjort.

Om en faktura sedan kommer och stämmer helt överens med det vi har köpt, så ska vi inte behöva lägga tid på det som redan är rätt. Vi vill snarare lägga den tiden på att hantera avvikelser. Låt oss titta närmare på vad det innebär att arbeta med avvikelser i praktiken:

I exemplet ovan har vi importerat in en order (PO) och fått skickat en faktura (IN) till oss, som systemet har kopplat samma och matchat. Då vi bara vill arbeta med avvikelser, ser vi endast de rader där där fakturan och ordern avviker från varandra. I detta fall ser vi därför bara 2 av 20 rader, och det är de vi komme fokusera på att hantera. 

När vi pratar automatisering av flödet vill vi att så många moment som möjligt ska skötas av ett system. Finns information att nyttja - till exempel information på fakturan om vem som ska hantera den, eller information som berättar för oss hur fakturan ska konteras - då ska vi inte behöva ägna oss åt det. 

Med hjälp av notiser om avvikelser eller avsaknad av information, får vi veta om vi ska steppa in. Och rapporter och dashboards hjälper oss sammanställa information om var vi kan göra mer, för att hjälpa systemet att automatisera processen ytterligare.  Med hjälp av integrationer överförs all viktig information systemen emellan, och får därmed en fungerande helhet.

Så vilket typ av underlag kan vi matcha automatiskt? I regel tre olika typer av fakturor: 

1. Inköpsorderbaserade fakturor
2. Fakturor baserade på avtal med återkommande kostnader (t.ex hyresavtal) 
3. Fakturor där vi redan fått ett godkännande på ett “vilt inköp”

Intresse för att kunna matcha fakturor av typ 3 har ökat mycket det senaste. Ett vilt inköp är till exempel inköp av kontorsmaterial, skärmar, pennor, tårta till fikat osv. För många företag är det viktigt att få ett godkännande av ett vilt inköp redan innan inköpet har skett. Detta eftersom när ett inköp görs och fakturan kommer, är det för sent att göra något åt kostnaden. Man har sällan något annat val än att betala fakturan. 

Det vi ser är att många vill flytta kontrollen i inköpsprocessen, så att den sker tidigare och ger möjlighet att stoppa ett inköp som till exempel är utanför budget. Inköpsrekvisitioner är möjligt att utfärda i ett modernt fakturahanteringssystem, vilket gör att man kan få högre kontroll både på lagerförda och icke lagerförda inköp.

Läs mer: 5 tips till dig på inköpsavdelningen

Steg 4: Häng med i marknadstrenderna

I de steg vi har presenterat hittills lägger vi stor vikt vid att samarbeta med ett system. Systemet hjälper oss med allt som stämmer och visar oss människor var vi bör lägga tid och energi - vilket är på att analysera och hantera avvikelser.

När man har allt detta på plats, vad gör man då? Trenderna vi ser på marknaden och bland våra kunder är:

• Att man vill nyttja informationen man fångar upp i sitt system för att skapa rapporter för att göra uppföljning . Det kan vara uppföljning på vilka leverantörer som skickar korrekta eller felaktiga fakturor, uppföljning på olika kostnader per leverantör eller liknande.
  
  
• Som vi varit inne på tidigare, ett stort intresse att nyttja funktionalitet i fakturahanteringssystemet för att få kontroll på vilda inköp och nyttja ett tidigt godkännande för att få till automatisk matchning av fakturan.
  
  
• Vi ser också hur produktutvecklare vi arbetar med varit duktiga på att utveckla funktionalitet med hjälp av AI och Machine learning - framförallt i tolkning av fakturor, men även för att förbättra hantering av e-fakturor. Dessutom lägger man mycket fokus på att man jobba för att systemet ska skydda oss ännu mer mot bedrägerier.

Vill du läsa mer om att ta nästa steg i att effektivisera ekonomiavdelningen?  Läs vidare här!

Se webinaret om att ta nästa steg i leverantörsfakturahanteringen