Mät och optimera ditt varuflöde

Vill du driva en lönsam och växande retail-verksamhet så gäller det att ha koll på styrningen av varuflödet d.v.s. hela processen från tillverkning till leverans mot slutkund. Genom att arbeta datadrivet går det att minska kostnaderna, öka intäkterna och förbättra samarbetet i hela varukedjan.

Vi ger här tips på nyckeltal du kan använda för att följa upp och driva din försäljning inom områden som sortimentsplanering, produktutveckling, inköp, in-/utleverans, order och lager.

1

Bakgrund

E-handeln driver på utvecklingen och förändrar förutsättningarna. Kunderna förväntar sig mer, de handlar i flera kanaler och har krav på en sammanhållen köpupplevelse samtidigt som de nyttjar den transparens som finns kring t.ex. priser, lagersaldon, rabatter och leveranstider.

Vill man driva en lönsam och växande retail-verksamhet så gäller det att ha koll på styrningen av varuflödet d.v.s. hela processen från tillverkning till leverans mot slutkund. Denna nyckelprocess går på engelska under namnet Supply Chain Management (SCM) och handlar i sin enkelhet om förmågan att köpa rätt vara och rätt kvalitet, i rätt mängd samt leverera denna i rätt tid till rätt plats. Något som är enklare sagt än gjort när det oftast handlar om tusentals artiklar som ska flöda mellan leverantör och kund. 

Hur ett företags supply chain ser ut beror vilken typ av verksamhet man bedriver.

Påverkande faktorer är t.ex:

  • Sortiment – har man egna varumärken eller köper man in och säljer andras varumärken?
  • Kanal – säljer man t.ex. via telefon, Ecom eller via butik?
  • Order - säljer man från lager eller på preorder (d.v.s. utifrån beställning)
  • Lager - driver man eget lager eller används 3:e part?
  • Transport – i egen drift eller i samarbete med 3:e part?

Alla listade faktorer är viktiga och styrande förutsättningar när man vill mäta och optimera sitt varuflöde.

Inget KPI kan ensamt kommunicera några mer djuplodande insikter. Genom att noga kombinera, organisera och presentera flera KPI’er i en (1) vy kan du skapa en bild av verksamhetens status – just nu, över tiden och relativt uppsatta mål. Denna typ av avsmalnad informationsbild kallas Dashboard och kan innehålla KPI'er som både är av finansiell och operationell natur.

Vi går nedan igenom olika delprocesser i Supply Chain för Retail-bolag och tar upp vanliga dimensioner, mätetal och KPI:er. Vill du läsa hur man kan tänka kring KPI:er rekommenderar vi vår artikel vad är ett KPI / Nyckeltal?
2

Sortimentsplanering

För att kunna planera och optimera sitt sortiment behövs bra analysverktyg och tydliga informationsunderlag. Större retail-företag arbetar mycket aktivt med sin sortimentsplanering och kategoristyrning.

Exempel på bra information att inkludera i rapporter och analysunderlag är analyser över toppsäljande produkter, försäljning och marginal per försäljningskanal och produkttyp, prisanalys, svansanalys, kundkorgsanalys etc.

 

Exempel

Dimensioner

  • Produkt - kategori, segment, modell, pris, säsong, status etc.
  • Försäljningskanal - butik, kund, land etc.
  • Retur- och reklamationsorsaker
  • Tid
  • Kvittoinformation

Mätetal

  • Antal SKU
  • Försäljning värde/antal
  • Kostnad
  • Marginal
  • Antal returer

KPI:er & Analyser

  • Sortimentseffektivitet
  • Produktmarginal
  • Försäljning
  • % Reklamationer
  • % Returer
  • Svansanalys
  • Kundkorgsanalys
  • Prisanalys
  • Toppsäljare
3

Produktutveckling

Retailbolag som arbetar med egna varumärken har ofta en produktutvecklingsprocess som hanterar de olika stegen i utvecklingsarbetet.

I större företag stöds denna process av ett Product Lifecycle Management System (PLM) som innehåller information om produkten, dess framtagning och hanteringen under hela dess livstid. I systemet finns mängder av data som kan vara intressant att analysera ur olika perspektiv för att säkra en optimal produktutvecklingsprocess.

Exempel på information att inkludera i rapporter och analysunderlag är:

 

Exempel

Dimensioner

  • Producent
  • Leverantör
  • Material
  • Produkt/Style
  • Projektstatus

Mätetal

  • Prognostiserade volymer
  • Materialåtgång
  • Försäljning

 

KPI:er & Analyser

  • % avslutade projekt i förhållande till startade projekt
  • Kostnadsdrivare
  • Sortimentseffektivitet
4

Inköp / Inleverans

Inköpsavdelningen är en central funktion för de flesta retailföretag och det finns många viktiga rapporter och KPI:er att följa på inköpsområdet. Intressanta områden att följa upp är t.ex. inköp vs försäljning, prisutveckling, marginalutveckling, leveranssäkerhet och leveransprecision samt kvalitet och reklamationer. Man kan med fördel följa upp sina leverantörer med hjälp av ett s.k. Supplier Scorecard, där man definierar ett antal nyckeltal som följs upp per leverantör.

I snabbrörliga branscher som exempelvis Fashion är produktsortimentet både säsongs- och nyhetsdrivet och man gör oftast endast ett enstaka eller ett fåtal större inköp. Det långt innan försäljningsbudgeten för den aktuella perioden dessutom satts. Läs hur vi kan hjälpa dig som inköpare att göra mer träffsäkra inköp!

 

Exempel

Dimensioner

  • Leverantör (Typ av leverantör, status)
  • Producent (Ursprungsland)
  • Inköpsorder (ordernr, status, ordertyp)
  • Produkt (kategori, segment, modell, pris, säsong, status etc.)
  • Order och leverans
  • Transportsätt
  • Tid

Mätetal

  • Inköpspris
  • Inköpsvärde
  • Landat pris
  • Marginal
  • Leveransdatum
  • Leveranser – antal, vikt, volym

KPI:er & Analyser

  • Marginal vs föregående år
  • Betalningsvillkor
  • Leveranssäkerhet
  • Leveransprecision
  • Andel reklamationer
Qlik Sense Mobil

Visualisera mera!

Med Qlik Sense får du ett kompetent stöd för analysera och rapportera dina KPI:er. Utforska data på djupet och se mönster, trender och detaljer som hjälper dig framåt.

5

Lager

För ett retailföretag är det centralt att lyckas med sin lageroptimering. Du vill varken köpa för lite eller för mycket. Köper du för lite så tar varorna slut och du kan inte maximera din försäljning. Köper du för mycket så binder du pengar i onödan och riskerar sänka lönsamheten när gamla varor behöver reas ut. Håller du reor för ofta riskerar du även att få kunder som lär sig detta och väntar in kommande rabatter.

Ett vanligt mått är att mäta lageromsättningshastigheten d.v.s. hur många gånger lagret ”snurrar” på ett år. Måttet ger en fingervisning om den övergripande riktningen men säger inget om orsakerna utan en djupare analys. När du analyserar lageroptimeringen är det viktigt att få med helheten. Se till att få med information om aktuellt lager, historisk försäljning, prognosticerad försäljning, inköp på väg samt eventuella kundreservationer.

Ansvaret för lageroptimeringen kan höra till olika avdelningar beroende på företag. Vissa företag har en egen Merchandise-avdelning inom Försäljningsfunktionen, hos andra ligger ansvaret hos Inköp eller ibland hos Logistik.

De flesta företag inom retail arbetar med beställningspunkter för leveranserna till de egna butikerna utifrån ett riktat lager och sortiment i butik. Att löpande följa fyllnadsgraden och lageromsättningen i butik är därför också viktigt för att vara framgångsrik inom retail.

Exempel på information att inkludera i rapporter och analysunderlag är:


 

Exempel

Dimensioner

  • Produkt
  • Lager fysiska och virtuella
  • Försäljningskanaler
  • Carry overs eller säsongsvaror
  • Ordertyper
  • Tid

Mätetal

  • Lagersaldon
  • Lagervärden
  • Inköpsorder
  • Reservationer
  • Leveranser – antal, vikt, volym
  • Lagertransaktioner

KPI:er & Analyser

  • Lageromsättningshastighet
  • Veckor i lager
  • Genomförsäljning%
  • PMROI
  • Open to Buy
  • Försäljning per kanal
6

Order

För ett företag som sysslar med Wholesale är uppföljning av orderläggningen ett centralt område. De flesta företag brukar definiera en vara som såld när den levereras ut från lager.

En order har normalt olika statusar som t.ex. reserverad, allokerad, under behandling, på väg, levererad och fakturerad. Det är viktigt att ha kontroll över hur orderstocken ser ut och i vilken status ordrarna befinner sig. När ordern väl är levererad så vill vi följa upp leveransprecisionen mot kunderna, samt andelen returer och reklamationer. 


 

Exempel

Dimensioner

  • Kund - status, marknad, etc.
  • Order - ordernr, status, ordertyp
  • Produkt - kategori, segment, modell, pris, säsong, status etc.
  • Leveransdatum
  • Carry overs eller Säsongsvaror
  • Tid

Mätetal

  • Orderantal och värden
  • Antal artiklar
  • Orderdatum
  • Orderstatus
  • Budget
  • Tidigare perioder

KPI:er & Analyser

  • Försäljning mot tidigare perioder och Budget
  • Leveransprecision
  • % Returer
  • Genomsnittligt ordervärde
  • Genomsnittligt antal artiklar per order
7

Utleverans

Transportkostnaderna för ett retailföretag är ofta höga och då blir möjligheten att kunna optimera olika transportprodukter en framgångsfaktor. Hur ser fyllnadsgraden i kartongerna ut? Har vi optimerat antalet leveranser, antal pallar osv?


 

Exempel

Dimensioner

  • Mottagare - Kund/Butik
  • Leveransvillkor
  • Förpackningstyp
  • Transportsätt
  • Tid

Mätetal

  • Levererad kvantitet, vikt och volym
  • Transportkostnad
  • Cut off-tider

KPI:er & Analyser

  • Kvantitet/Leverans
  • Kvantitet/Box
  • Antal leveranser
  • Leveransprecision och leveranskvalitet mot kund
8

Retur / Reklamation

För alla typer av retailföretag är det viktigt att följa upp vilka returer och reklamationer man får och vad dessa beror på.


 

Exempel

Dimensioner

  • Försäljningskanal
  • Kund/Butik
  • Produkt (kategori, segment, modell, pris, säsong, status etc.)
  • Ordertyp
  • Returorsak
  • Reklamationsorsak

Mätetal

  • Antal returer
  • Antal reklamationer
  • Antal sålda artiklar

KPI:er & Analyser

  • Andel returer
  • Andel reklamationer
  • Andel returer & reklamationer efter leverantör och kategori
9

Få svar på dina frågor

Har du frågor om hur man kan använda Qlik Sense för att enklare styra och följa upp verksamheten med KPI:er? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/kristofer-round.png
Kristofer Gustavsson

Affärsutveckling

Kontakta mig