Stäng menyn


Digitalsmart Ekonom

E-faktura, EDI & PEPPOL - vi reder ut begreppen!

Många kunder kommer till oss med frågor om EDI, PEPPOL och hur man ska hantera krav på E-faktura från kunder och leverantörer. Företags drivkraft till förändring inom området kommer ofta från ett krav från en kund eller leverantör, även om det också finns en del lagar och regler kring EDI, PEPPOL och e-faktura idag, framförallt i Sverige.

 

 

 

 

Vad är EDI och Peppol? 

EDI (Electronic Data Interchange) tillåter företag att utbyta affärsdokument elektroniskt, såsom inköpsordrar och fakturor. Det är ett viktigt verktyg som ger företag stor möjlighet till ökad effektivitet, förbättrad noggrannhet, snabbare bearbetning, minskade kostnader och förbättrat samarbete med kunder och leverantörer.

I Europa underlättas införandet av EDI av PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), som är det absolut vanligaste nätverket för elektroniska inköp och som förenklar digital handel och upphandling. PEPPOL är ett standardiserat nätverk och en leverantör som har en PEPPOL-accesspunkt kan alltid skicka e-fakturor till andra leverantörer som också har en PEPPOL access-punkt.



80% E-faktura 2024

I rapporten “80% E-faktura 2024”, från den ideella intresseorganisationen NEA (Nätverket för Elektroniska Affärer), så beskrivs en situation där vi idag inte har någon officiell statistik i Sverige på hur många fakturor som skickas och tas emot, eller hur stor andel av dessa som är elektroniska. Däremot är man säker på att det är en lång väg kvar till 80% och att det väldigt mycket är upp till Sveriges företag att ta ansvar för hållbarhetsaspekten i detta och tänka att varje faktura räknas.

Vad är E-faktura?

E-faktura innebär att en faktura skickas helt elektroniskt, till skillnad från till exempel en PDF eller ett inskannat papper. E-faktura, även ibland kallat för EDI-faktura, gör det möjligt att föra över information mellan avsändare och mottagare, på ett strukturerat sätt och i ett gemensamt format, direkt in i mottagarens affärssystem. Detta innebär att man inte behöver ha en tolkningsprogramvara för att tolka en bild och extrahera information, utan fakturorna går rakt ut i arbetsflödet med redan perfekt strukturerad information. Man frångår helt enkelt det traditionella sättet att hantera fakturor och kortar ner flödet för sin hantering av leverantörsfakturor.

I de nordiska länderna blir användningen av PEPPOL allt mer utbredd, och den förväntas bli mer allmänt antagen under de kommande åren. I vissa nordiska länder, som Sverige och Danmark, är användningen av PEPPOL redan obligatorisk vid offentlig upphandling, medan det i andra, som Norge och Finland, rekommenderas men inte är obligatoriskt. I Sverige finns det redan lagkrav på att kunna skicka och ta emot e-faktura inom offentlig upphandling. Sedan är det ofta så att det är kravet från kunder eller leverantörer, som är den främsta anledningen till att företag börjar arbeta med EDI, PEPPOL och e-faktura.

Hur hanterar man EDI-krav från kunder och leverantörer?

Det blir vanligare att företag både fakturerar med e-faktura och tar emot sina leverantörsfakturor som e-faktura. Det finns såklart många parametrar för att utvärdera en EDI-lösning, likt e-faktura, inte minst möjlighet till integration mot affärssystemet, men vi rekommenderar att man börjar med att utgå från dessa punkter: 

Kan lösningen hantera EDI på ett sätt som är logiskt för ert affärssystem? 

Kan lösningen hantera storleken på era dataflöden och meddelanden som skickas? 

Kan återanvända flöden och tidigare kommunikationsuppsättningar, så att det blir effektivt?

Går det att hantera alla format, så som PEPPOL, Svefakt, XML, olika EDIFACT-format m.fl.?

Det är bra att veta att informationen på fakturan alltid finns på samma ställe på en e-faktura. E-fakturan är en XML-fil som konverteras till rätt format och skickas in till affärssystemet eller fakturahanteringssystemet. Mappningen av informationen på fakturan sköts antingen av en VAN-operatör eller er leverantör av affärs- eller fakturahanteringssystem. 

Flera VAN-operatörer tillhandahåller även en valideringstjänst. Detta innebär att ni har möjlighet att säkra att ni får den informationen ni önskar motta på fakturorna, samt att informationen står på rätt ställe på fakturan. Valideringen skickar då tillbaka fakturan till er leverantör för korrigering, om information skulle vara felaktig/saknas, innan ni mottar fakturan. 

Vilka är fördelarna?

Fördelarna med att utbyta affärsdokument elektroniskt är många, men några utav de främsta fördelarna är:

1. Det är mer tillförlitligt:

Då information läses in elektroniskt minskas risken för handhavandefel som kan uppstå vid manuell inmatning. 

2. Mer effektivt:

Ni slipper läsa in fakturan manuellt och mata in fakturauppgifter själva, och fakturorna blir därför lättare att administrera.

3. Digital arkivering:

Ni slipper pappershantering och fysisk arkivering av papper

4. Ökad spårbarhet:

Med hjälp av digital arkivering blir det enklare att spåra och söka efter fakturorna i efterhand

5. Ökad likviditet:

Snabbare och säkrare hantering av fakturor leder till snabbare och mer korrekta betalningar

6. Snällt mot miljön:

Att arbeta med e-faktura är ett av de enklaste sätten för verksamheter att bli mer hållbara eftersom man minskar användandet (och skickandet) av papper. Detta innebär i sin tur att vi minskar den negativa inverkan som processen för pappersfakturor annars har på skog och koldioxidutsläpp. 

 

Läs fler artiklar för ekonomer:

Digitalsmart ekonom: Lön & personal - våra bästa effektiviseringstips!

3 min

Digitalsmart ekonom: Lön & personal - våra bästa effektiviseringstips!

Hur man kan optimera personaladministrativa processer och på så sätt skapa en grund för ekonomisk stabilitet och ett...

Digitalsmart ekonom: Hemligheterna bakom lyckade affärssystembyten

3 min

Digitalsmart ekonom: Hemligheterna bakom lyckade affärssystembyten

Vi avslöjar några av hemligheterna bakom ett lyckat affärssystembyte!

Digitalsmart ekonom: CSRD - nya lagkrav kring hållbarhetsredovisning

3 min

Digitalsmart ekonom: CSRD - nya lagkrav kring hållbarhetsredovisning

2024 är första räkenskapsåret som företag omfattas av det nya EU-direktivet CSRD (Corporate Sustainability Reporting...

 

Läs fler artiklar från Digitalsmart Ekonom

Skribent: Pernilla Chis

Har du funderingar kring artikeln, Digitalsmart Ekonom eller digitalisering? Kontakta mig direkt eller via formuläret!

Pernilla Chis Profilbild rund

Pernilla Chis