E-faktura, EDI & PEPPOL - vi reder ut begreppen!

Vad är E-faktura?

E-faktura innebär att en faktura skickas helt elektroniskt, till skillnad från till exempel en PDF eller ett inskannat papper. E-faktura, även ibland kallat för EDI-faktura, gör det möjligt att föra över information mellan avsändare och mottagare, på ett strukturerat sätt och i ett gemensamt format, direkt in i mottagarens affärssystem. Detta innebär att man inte behöver ha en tolkningsprogramvara för att tolka en bild och extrahera information, utan fakturorna går rakt ut i arbetsflödet med redan perfekt strukturerad information. Man frångår helt enkelt det traditionella sättet att hantera fakturor och kortar ner flödet för sin hantering av leverantörsfakturor.

I de nordiska länderna blir användningen av PEPPOL allt mer utbredd, och den förväntas bli mer allmänt antagen under de kommande åren. I vissa nordiska länder, som Sverige och Danmark, är användningen av PEPPOL redan obligatorisk vid offentlig upphandling, medan det i andra, som Norge och Finland, rekommenderas men inte är obligatoriskt. I Sverige finns det redan lagkrav på att kunna skicka och ta emot e-faktura inom offentlig upphandling. Sedan är det ofta så att det är kravet från kunder eller leverantörer, som är den främsta anledningen till att företag börjar arbeta med EDI, PEPPOL och e-faktura.

Hur hanterar man EDI-krav från kunder och leverantörer?

Det blir vanligare att företag både fakturerar med e-faktura och tar emot sina leverantörsfakturor som e-faktura. Det finns såklart många parametrar för att utvärdera en EDI-lösning, likt e-faktura, inte minst möjlighet till integration mot affärssystemet, men vi rekommenderar att man börjar med att utgå från dessa punkter: 

Kan lösningen hantera EDI på ett sätt som är logiskt för ert affärssystem? 

Kan lösningen hantera storleken på era dataflöden och meddelanden som skickas? 

Kan återanvända flöden och tidigare kommunikationsuppsättningar, så att det blir effektivt?

Går det att hantera alla format, så som PEPPOL, Svefakt, XML, olika EDIFACT-format m.fl.?

Det är bra att veta att informationen på fakturan alltid finns på samma ställe på en e-faktura. E-fakturan är en XML-fil som konverteras till rätt format och skickas in till affärssystemet eller fakturahanteringssystemet. Mappningen av informationen på fakturan sköts antingen av en VAN-operatör eller er leverantör av affärs- eller fakturahanteringssystem. 

Flera VAN-operatörer tillhandahåller även en valideringstjänst. Detta innebär att ni har möjlighet att säkra att ni får den informationen ni önskar motta på fakturorna, samt att informationen står på rätt ställe på fakturan. Valideringen skickar då tillbaka fakturan till er leverantör för korrigering, om information skulle vara felaktig/saknas, innan ni mottar fakturan. 

Vilka är fördelarna?

Fördelarna med att utbyta affärsdokument elektroniskt är många, men några utav de främsta fördelarna är:

1. Det är mer tillförlitligt:

Då information läses in elektroniskt minskas risken för handhavandefel som kan uppstå vid manuell inmatning. 

2. Mer effektivt:

Ni slipper läsa in fakturan manuellt och mata in fakturauppgifter själva, och fakturorna blir därför lättare att administrera.

3. Digital arkivering:

Ni slipper pappershantering och fysisk arkivering av papper

4. Ökad spårbarhet:

Med hjälp av digital arkivering blir det enklare att spåra och söka efter fakturorna i efterhand

5. Ökad likviditet:

Snabbare och säkrare hantering av fakturor leder till snabbare och mer korrekta betalningar

6. Snällt mot miljön:

Att arbeta med e-faktura är ett av de enklaste sätten för verksamheter att bli mer hållbara eftersom man minskar användandet (och skickandet) av papper. Detta innebär i sin tur att vi minskar den negativa inverkan som processen för pappersfakturor annars har på skog och koldioxidutsläpp.