Hemligheterna bakom lyckade affärssystembyten

Något annat som kunderna brukar fråga mycket om i sin utvärderingsprocess är integrationer. Det vill säga hur affärssystemet kan integreras mot deras nuvarande systemflora, såsom leverantörsfakturasystem (om man har ett separat sådant), deras webshop, lagersystem eller om de har ett egenutvecklat system internt som de använder för något specifikt.

Hur hjälper du kunderna igång med deras nya affärssystem (i detta fallet Visma.net) sedan? 

Vi börjar alltid med ett uppstartsmöte där vi kommunicerar förväntningar, våra olika  roller i projektet och så vidare. Sedan håller vi en workshop på plats där vi gör en analys av behoven, nuvarande processer på ekonomiavdelningen och där vi skapar en känsla för kundens möjligheter i det nya systemet som de skall byta till. 

Detta är alltså en djupare workshop som ligger till grund för projektplanen och som bygger på de processer som vi redan kartlagt under utvärderingsprocessen, innan kunden valde sitt nya affärssystem. Därefter gör kunden lite jobb med att ta fram data som skall importeras till det nya affärssystemet, men hjälp av registermallar ifrån oss. Sedan börjar vi konfigurera upp systemet efter kundens önskemål och det vi gemensamt kom fram till under workshopen, innan det blir utbildning för användare av systemet och vi går över i en testfas. Sedan sjösätter vi systemet i en skarp miljö. Allt detta brukar ta ungefär 3mån allt som allt, men ibland gör vi både snabbare och längre projekt beroende på hur komplexa verksamhetsprocesser och beroende på antal bolag som skall in i samma systemlösning.

Vad brukar kunderna bli gladast för när de kommit igång och börjat använda det nya systemet?

Ja, men det är ju oftast detta med att slippa mycket manuellt, repetitivt arbete som många haft tidigare. Det kan vara uppgifter som att scanna eller stansa leverantörsfakturor, avstämningar av kundres- & leverantörsreskontran mot banken, eller att slippa synka lager och bokföring om det är så att man har lager. Många blir också glada för möjligheten att kunna logga in i affärssystemet vart som helst ifrån, om man exempelvis är ensam på ekonomiavdelningen och behöver fixa med något när man har semester eller dylikt. 

Jag älskar att hjälpa våra kunder att byta affärssystem, och specifikt till Visma.net, för att det är ett system som jag vet att kunderna blir väldigt nöjda med och som verkligen förenklar deras arbetsvardag. Det är också korta, intensiva implementeringsprojekt på ca 3mån, där vi jobbar väldigt tätt ihop med kunden under dessa månader och får sätta oss in i deras verksamhet på djupet. Det tycker jag är riktigt kul.

Avslutningsvis. Har du några tips till de som står inför ett affärsystembyte snart?

Absolut. Man bör ha en dedikerad projektledare hos er, med mandat och frigjord tid för projektet, och som kan jobba nära vår projektledare. Om möjligt, så lägg också gärna projektet under lågsäsong, om ni har en sådan. Och sista tipset, testa det nya systemet mycket i början, när projektet är i sin testfas, innan man går in i en skarp miljö med sitt nya affärssystem. Ett lyckat affärssystembyte, föregås av en bra testperiod!