Nya regler kring kvittoredovisning!

Nu står det klart att kravet på att räkenskapsinformation ska bevaras i original under en viss tid, såsom papperskvitton och fakturor, slopas. Den nya regeln börjar gälla redan den 1 juli 2024 och innebär att företag slipper att hantera stora mängder pappersmaterial under lång tid, så länge materialet finns digitaliserat.

Riksdagen sade nyligen ja till regeringens förslag baserat på den utredning som startades i januari i år, gällande en modernare hantering av kvitton och andra typer av underlag som skall redovisas.

Vi tror att många välkomnar de nya reglerna då hanteringen av kvitton är en känd källa till irritation för många och processen ofta är rörig med många manuella moment för att matcha och spara fysiska kvitton och räkningar. Tidigare behövde kvittona bevaras i sju år efter det aktuella räkenskapsårets slut, men i sommar så försvinner äntligen kravet på arkivering av papperskvitton.

Tre smarta tips på hur ni maximerar förändringen:

1. Spara digitala kvitton i molnet

Enligt lag krävs det att kvitton sparas i digital form, även om det inte längre är nödvändigt att behålla dem fysiskt. Denna digitala lagring kan uppnås genom att fotografera kvittot med en mobil och sedan arkivera det i en särskild mapp på en dator. En alternativ och effektivare metod är att spara kvittot i molnet med hjälp av ett systemstöd för kvitto- och reserapportering. Då lagras kvitton i molnet, vilket inte bara förenklar insamlingen av kvitton utan även underlättar åtkomsten till äldre kvitton. Digitala kvitton kan organiseras och taggas för enkel åtkomst när så krävs.

2. Förändra rutiner & Automatisering

Införandet av den nya lagen kommer sannolikt att kräva förändringar av befintliga rutiner för många företag. Det är en utmärkt möjlighet att använda förändringen som ett tillfälle att effektivisera och automatisera processer. Genom ett systemstöd kan kvittoredovisning snabbas upp och bli mer tillförlitlig, vilket minskar risken för manuella fel och säkerställer att all data registreras korrekt och i realtid (och att kvittot inte kommer på villovägar). Det är värt att överväga interna processer för att identifiera tidskrävande moment, som ofta består av administrativa uppgifter. För att minska dessa administrativa uppgifter kan medarbetarna själva rapportera sina utgifter och fotografera kvitton i och på så vis avlasta ekonomiavdelningen.

3. Investera inför framtiden

Ett försystem för kvittoredovisning kan vara början på resan för en mer digital verksamhet. System kan integreras och tillsammans skapa en sömnlös koppling mellan lönesystem och ekonomisystem. Kvittot bokförs automatiskt i ekonomisystemet och går automatiskt över till lönesystemet för utbetalning på nästa lönekörning. Därför kan det vara värt att överväga en investering nu för att spara tid och resurser i framtiden.