Digitalsmart Ekonom

Budgetarbete utan Excel. Hur då?

Trots många utmaningar så dominerar fortfarande Excel som det vanligaste verktyget för att lägga budget. Vi får ofta höra från controllers och ekonomichefer att budgetarbetet i Excel tar tid, inte kommer ned på djupet och att lösningen med tiden blir svår att förvalta.

 

 

 

 

Budgetarbete i Excel

Excel är både lättanvänt och kraftfullt vilket gör verktyget vanligt i många företags budgetarbete. Lite tillspetsat kan man säga att det både är lösningen som gör att jobbet blir gjort men också anledningen till varför det tillslut inte fungerar. Förklaringen är enkel - Excel är ett produktivitetsverktyg och inte en budgetlösning.



Tre vanliga utmaningar i budgetprocessen

1. Manuell process:

Mycket tid går till manuellt och repetitivt arbete som gör det känsligt för misstag som görs längs vägen.

2. Begränsande process:

Arbetet når inte ut i organisationen vilket påverkar engagemang, ansvar och kvalité på siffrorna.

3. Statisk process:  

Uppdaterad data, i form av prognoser och rapporter, kommer inte in i tillräckligt snabb utsträckning. 

Utmaningarna brukar visa sig genom att budgetansvariga får lägga allt mer tid på att hålla själva motorn i arbetet igång, det vill säga uppdatera, skicka, granska och konsolidera Excel-ark. Det är lätt att timmarna med arbetet rinner iväg och fel (som är svåra att hitta!) lätt smyger sig in. Detta är något som i slutändan kan påverka kvalitén och tilltron till siffrorna i budgeten.

Då passar Excel bra

Generellt så kan man säga att Excel fungerar helt okej som budgetverktyg när man inte är så många involverade i budgetarbetet. När fler än ca 10 personer är involverade i processen så brukar det ofta bli kladdigare att använda Excel, risken för misstag ökar, men även behovet av samarbetsytor ökar när man är fler personer involverade. Dessutom kan man säga att Excel fungerar bäst för budgetar som inte är så komplexa, kanske bara med ett belopp per konto, och där man inte jobbar drivarbaserat, exempelvis utifrån KPI:er.

​​Att börja jobba med budget i ett verktyg speciellt anpassat för budgetarbete syftar framförallt till att kvalitetssäkra sin budgetprocess och givetvis handlar det också om att effektivisera för alla involverade i processen. En lättarbetad budgetprocess med inbyggd automation ger också bättre precision och ökar engagemanget i organisationen. 

Med det sagt, så utvärdera gärna ert budgetarbete kritiskt och fundera på om er verksamhet kanske skulle må bra av ett budgetverktyg inför höstens budgetarbete.

 

Läs fler artiklar för ekonomer:

E-faktura, EDI & PEPPOL - vi reder ut begreppen! | Exsitec

3 min

E-faktura, EDI & PEPPOL - vi reder ut begreppen! | Exsitec

Många är frågorna om EDI, PEPPOL och hur man ska hantera krav på E-faktura från kunder och leverantörer. Vi lär dig...

Molnbaserat - så funkar det! | Exsitec

3 min

Molnbaserat - så funkar det! | Exsitec

Vi utforskar fördelarna med att använda molnbaserade verksamhetssystem och vad man bör ha i åtanke när man väljer att...

Från repetition till fokus på avvikelsehantering | Exsitec

3 min

Från repetition till fokus på avvikelsehantering | Exsitec

Från repetition till fokus på avvikelsehantering: Modern automatisering frigör tid för värdeskapande aktiviteter. Så...

 

Läs fler artiklar från Digitalsmart Ekonom

Skribent: Pernilla Chis

Har du funderingar kring artikeln, Digitalsmart Ekonom eller digitalisering? Kontakta mig direkt eller via formuläret!

Pernilla Chis Profilbild rund

Pernilla Chis