För dig som ska välja försystem
Försystem, projektverktyg, arbetsordersystem, entreprenadsystem, verksamhetssystem… kärt barn har många namn. Här syftar vi helt enkelt på det system som används för att planera, utföra och följa upp verksamhetens projekt och arbetsordrar – och vi kommer att kalla det "försystem".
I den här guiden går vi igenom vad ni bör tänka på när ni söker ett sådant system, och hjälper er att hitta den lösning som passar er verksamhet bäst.
1
Varför ett försystem?
Det är inte ovanligt att stöta på problem i projektbaserade verksamheter, där hantering av timmar, material och leverantörsfakturor kan bli komplicerad och tidskrävande. Många företag använder idag Excel för att hantera projekt eller arbetsorder, något som i många fall leder till ineffektivitet och risk för felaktigheter. Tidrapportering sker ibland via en enkel app, Excel eller pappersformulär, något som ofta innebär manuell arbetsbelastning för projektledare och ekonomipersonal. Dessutom kan det vara utmanande att hålla koll på projektens ekonomi och se till att de går enligt plan, särskilt för fastprisprojekt där successiv vinstavräkning är en nödvändig metod för hantering av kostnader gentemot beställare.
Av dessa anledningar är det helt klart en stor fördel att använda sig av en digital lösning, för att både förenkla och effektivisera i verksamheten. Att använda system som är anpassade för den typ av verksamhet som ni bedriver är dessutom avgörande för resultatet. Men vad bör man ha i åtanke när man letar efter ett försystem?
2
Faktorer att tänka igenom när ni ska införskaffa ett försystem:
För att hitta rätt försystem för just er specifika verksamhet är det viktigt att överväga flera faktorer. Här är en lista med tips och funktioner som bör täckas:
Vilka affärsproblem behöver din verksamhet lösa?
När du överväger att välja ett entreprenadsystem är det avgörande att först och främst identifiera vilka affärsproblem din verksamhet behöver lösa. Detta kan vara det första steget till att hitta rätt lösning för din organisation. Till exempel kan din verksamhet behöva ett system som hanterar kundreskontra, leverantörsreskontra, redovisning, bank/likvidhantering, konsolidering, periodisering eller hantering av lager. I dessa fall kan det ibland till och med vara lämpligt att utvärdera ett affärs/ekonomisystem som har stöd för detta. I så fall kan du läsa mer om affärssystem här. Ibland kan det dock vara problem som är mer kopplade till er grundverksamhet, så som projektuppföljning, arbetsorderhantering, underlag för tidsraoppertiring, resursallokering, ÄTA-hantering och så vidare. I dessa fall är det värt att utvärdera olika försystem som kan stötta er i detta.
Var kommer era intäkter ifrån?
Nästa viktiga faktor att beakta är var intäkterna kommer ifrån. Detta påverkar vilket system som skapar mest värde för din verksamhet. Om intäkterna genereras från stora entreprenader, servicearbeten, arbetsordrar, uthyrning eller en kombination av dessa, kan det ha en stor inverkan på ditt val av system.
Vem ska arbeta i systemet, och vilka uppgifter ska utföras?
Därefter är det viktigt att analysera vem som behöver arbeta i systemet och vilka uppgifter de behöver utföra. Många system baserar sina licenser och kostnader på användarbehörigheter, så det är klokt att specificera antalet användare och deras behörigheter i systemet. På så sätt kan du undvika onödiga kostnader och se till att rätt personer har rätt åtkomst och funktionalitet.
Integrera mot andra system?
Integrationer är också en viktig faktor att överväga. Kan försystemet integreras med era befintliga system och hur automatiserad är dataöverföringen mellan dem? En smidig integration kan spara tid och minska manuellt arbete, vilket i sin tur kan öka effektiviteten och minska risken för fel.
Hur ser er nuvarande systemflora ut?
Slutligen är det viktigt att se över hur ert nuvarande ekonomisystem stöttar de behov som identifierats för försystemet. Att säkerställa att nuvarande system kan integreras och stödja de viktigaste funktionerna i försystemet är avgörande för en smidig och effektiv verksamhet. Genom att göra en noggrann analys och ta hänsyn till alla dessa faktorer kan du öka chanserna för att hitta det bästa försystemet för ditt företag.
3
Checklista
För att hjälpa er hitta de system som passar er verksamhet så kan ni ta hjälp av vår checklista
Lager
Har ni ett eller flera lagerställen?
Inventeras de endast årligen eller har ni krav på att lagersaldon ska uppdateras i realtid?
Säljer ni projekt eller serviceordrar som behöver nyttja ert lager?
Det finns många frågor att ställa sig kring lager. Vi behöver nämligen ta hänsyn till affärssystemet, integrationer och mycket annat. Vår rekommendation är att ni tar hjälp av en expert på Exsitec då det ofta finns komplexa flöden som behöver närmare granskning innan en rekommendation kan ges ut.
Fastpris vs löpande räkning
Driver ni ett entreprenadbolag med långa projekt?
Då vill man ofta följa upp det ekonomiska utfallet mot budget på ett smidigt sätt och få fram underlag till en successiv vinstavräkning. NEXT Project, Insikt och Tracked är tre alternativ att titta vidare på som möjliggör detta.
Arbetsorderhantering
Hanterar ni arbetsordrar som digitalt ska förmedlas till era medarbetare, tex i mobiltelefonen?
Då kan det vara ett alternativ att utvärdera Mobigo eller Entré. Dessa system är starka på serviceverksamheter som har kortare uppdrag.
Kylbranschen
Arbetar ni inom kylbranschen?
Det finns endast ett fåtal system på marknaden som täcker det här området och kan hantera kylmedia enligt regelverken för köldhantering. Vårt tips är att utvärdera Mobigo eller Entré.
4
Försystem vi rekommenderar
För bygg och entreprenad:
NEXT:
NEXT project erbjuder effektiva verktyg för projektledning och samarbete inom bygg och entreprenad, med fokus på användarvänlighet och funktionalitet. Det hjälper team att planera, övervaka och genomföra projekt strukturerat. Dessutom integreras kommunikation, resursallokering och rapportering. NEXT project är anpassningsbart och skalbart, vilket gör det till en pålitlig lösning för företag som vill optimera sin projektverksamhet. Läs mer om NEXT här
Tracked:
Tracked är en användarvänlig plattform anpassat för bygg och entreprenadbranchen som hjälper företag att effektivt hantera projekt och resurser. Det erbjuder verktyg för tidsrapportering, resursallokering och analys, vilket ökar produktiviteten och optimerar projektledningen. Med Tracked kan organisationer maximera effektiviteten och nå sina mål smidigt.
Insikt:
Insikt är ett kraftfullt verktyg särskilt anpassat för entreprenad- och fastighetsbolag. Med Insikt får ni en djupare förståelse för sina projekt och fastigheter genom avancerad dataanalys och rapportering. Verktyget erbjuder specifika funktioner för att följa upp ekonomiska nyckeltal, arbetsflöden, och projektstatus, vilket möjliggör bättre beslut och förbättrad lönsamhet.
Är er verksamhet projektdriven men där faktureringsunderlag huvudsakligen består av tid är det möjligt att all funktionalitet i NEXT eller Tracked inte behövs. Då kan ett system som Severa passa bättre, exempelvis om ni är ett konsultbolag inom projektutveckling eller liknande.
Severa:
Severa är ett molnbaserat system som förenklar projekt- och affärshantering för projektbaserade företag. Det integrerar tidrapportering, projektledning, fakturering och CRM, vilket effektiviserar arbetsflöden och förbättrar kundrelationer. Med Severa får du full översikt över projektets ekonomi och framsteg, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut och driva verksamheten framåt. Läs mer om Severa här
För service, installation och kyla:
Om er verksamhet hanterar hög volym av arbetsordrar och serviceuppdrag som är av kortare karaktär kan system som Entré eller Mobigo vara alternativ. Dessa är anpassade för att hantera högre volymer av uppdrag. Dessutom kan de förmedla arbetsordrar till era medarbetare på fältets mobiltelefoner.
Mobigo:
Mobigo är mobil arbetsorderhantering för en enklare vardag. Med Mobigo kan företag med hög volym av arbetsordrar effektivisera och digitalisera sina arbetsprocesser genom att ge anställda tillgång till verktyg för att utföra sina uppgifter snabbt och smidigt på fältet. Genom att erbjuda enkel åtkomst till information, uppgifter och kommunikation i realtid hjälper Mobigo företag att öka produktiviteten, minska administrativa kostnader och förbättra kundnöjdheten. Läs mer om Mobigo här
Entré:
Entré är systemet utvecklat av Hantverksdata för bolag inom hantverksbranschen. Systemets kärna är arbetsorder & projekthantering och de olika modulerna i systemet gör att ni får full koll på era projekt och kan arbeta mer effektivt. Systemet har funktioner för bland annat order och tid, servicehantering, projekthantering, fakturering och analys. Läs mer om Entré här
Kylbranschen:
Arbetar ni inom kylbranschen? Det finns endast ett fåtal system på marknaden som täcker det här området. Vårt tips är att utvärdera Mobigo eller Entré, som båda har moduler för att hantera kylmedia enligt regelverken för köldhantering.
1
2
3
5
Vad undrar du om försystem?
Ställ dina frågor om förystem, så kan jag ge rådgivning! Ta kontakt direkt eller fyll i dina uppgifter så hör jag av mig.

Filip Persson
Mobil: 073-868 19 02
Epost: filip.persson@exsitec.se