Guide:

Försystem i byggbranschen

Försystem, projektverktyg, arbetsordersystem, entreprenadsystem, verksamhetssystem… kärt barn har många namn. Här syftar vi helt enkelt på det system som används för att planera, utföra och följa upp verksamhetens projekt och arbetsordrar – och vi kommer att kalla det "försystem".

I den här guiden går vi igenom vad ni bör tänka på när ni söker ett sådant system, och hjälper er att hitta den lösning som passar er verksamhet bäst.

Vill du ha guiden i pdf-format? Ladda ned den direkt genom formuläret

1. Vad är ett försystem?

Ett försystem är ett digitalt verktyg som kompletterar ert ekonomisystem och hjälper till att planera, utföra och följa upp det operativa arbetet – ofta ute på fältet. Det kan handla om arbetsorderhantering, tidrapportering, projektuppföljning eller hantering av serviceuppdrag.

Företag inom bygg, entreprenad och service jobbar ofta i projekt eller arbetsordrar som kräver detaljerad dokumentation, resursplanering och återrapportering. Om ert nuvarande systemstöd inte är anpassat för detta uppstår ofta manuell hantering i Excel, lappar på papper eller separata verktyg som inte pratar med varandra.

Försystemet blir då en brygga mellan det operativa arbetet och de centrala processerna för fakturering, lön, analys och uppföljning.

2. Varför överväga ett försystem?

Många företag som kontaktar oss beskriver en vardag där viktiga processer sköts manuellt eller i separata verktyg. Tidrapporteringen sker på papper eller i system utan koppling till lön, ÄTA-hantering är tidskrävande och projektens ekonomi följs upp i Excel. Detta leder till dubbelarbete, försenad fakturering och brist på realtidsdata.

Ett försystem kan snabbt skapa struktur och minska administrationen. Genom att digitalisera arbetsflöden får du bättre kontroll på projekt och arbetsorder, högre kvalitet på data och mer tid till att leda verksamheten. Rätt systemstöd gör det även lättare att växa – utan att belasta administrationen.

Men ett försystem är inte en universallösning. För att det ska skapa verkligt värde krävs att det är anpassat efter just er verksamhet, era flöden och ert arbetssätt. Därför är det avgörande att utvärdera behoven ordentligt innan ni väljer lösning.

Vilka affärsproblem behöver lösas?
Var kommer era intäkter ifrån?
Vem ska använda systemet?
Hur fungerar integrationerna?
Hur ser er nuvarande systemflora ut?

Är det främst projektuppföljning, tidrapportering eller ÄTA-hantering som brister idag? Eller saknas ett tydligt underlag för fakturering och lön? Lista vilka processer som skapar mest manuell hantering – där har ni ert största digitala behov.

Företag med stora entreprenader har andra behov än serviceverksamheter eller uthyrningsverksamheter. Försystemet ska spegla er affär – inte tvinga in den i ett standardflöde.

Fundera på vilka roller som ska använda systemet och vad de behöver kunna göra. Ska fältpersonal rapportera tid och material? Ska arbetsledare kunna attestera arbetsordrar? Antalet och typen av användare påverkar både val av system och licensmodell.

För att ett försystem ska skapa verkligt värde behöver det kunna prata med andra system – framför allt affärssystem, lönesystem och fakturahantering. Undersök om det finns färdiga integrationer till de system ni redan använder. Välfungerande integration sparar tid, minskar fel och ger bättre beslutsunderlag.

Om ni redan har flera mindre verktyg, t.ex. Excel för uppföljning, en app för tidrapportering och manuella checklistor, finns det stor vinst i att samla funktionaliteten i ett gemensamt system. Det minskar risken för dubbelarbete och gör det lättare att växa utan att IT-miljön blir svårhanterlig.

Vilka affärsproblem behöver lösas?

Är det främst projektuppföljning, tidrapportering eller ÄTA-hantering som brister idag? Eller saknas ett tydligt underlag för fakturering och lön? Lista vilka processer som skapar mest manuell hantering – där har ni ert största digitala behov.
Var kommer era intäkter ifrån?

Företag med stora entreprenader har andra behov än serviceverksamheter eller uthyrningsverksamheter. Försystemet ska spegla er affär – inte tvinga in den i ett standardflöde.
Vem ska använda systemet?

Fundera på vilka roller som ska använda systemet och vad de behöver kunna göra. Ska fältpersonal rapportera tid och material? Ska arbetsledare kunna attestera arbetsordrar? Antalet och typen av användare påverkar både val av system och licensmodell.
Hur fungerar integrationerna?

För att ett försystem ska skapa verkligt värde behöver det kunna prata med andra system – framför allt affärssystem, lönesystem och fakturahantering. Undersök om det finns färdiga integrationer till de system ni redan använder. Välfungerande integration sparar tid, minskar fel och ger bättre beslutsunderlag.
Hur ser er nuvarande systemflora ut?

Om ni redan har flera mindre verktyg, t.ex. Excel för uppföljning, en app för tidrapportering och manuella checklistor, finns det stor vinst i att samla funktionaliteten i ett gemensamt system. Det minskar risken för dubbelarbete och gör det lättare att växa utan att IT-miljön blir svårhanterlig.