Excel vs systemintegration - vad väljer du?

Excel är ett fantastiskt verktyg

Excel är ett flexibelt och kraftfullt program, som de flesta dessutom redan har tillgång till. Men som med alla flexibla verktyg händer det att användningsområdena utökas bortom det som är långsiktigt hållbart.

Excel som integrationsverktyg

För många företag utgör Excel ett lim mellan dåligt integrerade system. Det fungerar... ett tag. Ett typiskt scenario kan se ut såhär:

1. Data exporteras manuellt från ett system, som en Excel-fil.
2. En medarbetare gör manuella justeringar i filen, eller kopierar data till ytterligare en Excel-fil där det finns förberedda formler för att göra förändringar i orginalfilen.
3. Filen placeras på någon fil-area eller mailas ut till de som behöver den.
4. Data från filen knappas in i andra system.

För ett litet företag, eller en process som bara genomförs årligen, kan detta vara en fullgod lösning. Men när företaget och komplexiteten i Excel-arken växer uppstår problem.

• Det cirkulerar flera versioner av samma fil. Vilken är den senaste?
• Den person som skapat de avancerade macros som finns slutar.
• En formel blir överskriven av misstag vilket orsakar felaktig data.

...och mycket mera.

När är det dags att byta Excel mot systemintegration?

Några tydliga varningssignaler på att det är dags att gå ifrån Excel-arken är:

• Ni spenderar mer tid på att hantera Excel-filer än på att analysera data.
• Det uppstår ofta misstag eller förvirring kring hanteringen av filerna.
• Viktiga processer har ett tydligt beroende till en specifik person.
• Ni behöver egentligen realtidsdata, men får nöja er med veckovisa eller månadsvisa uppdateringar.

Att ta steget till systemintegration

De flesta företag har redan (åtminstone några) integrationer. Däremot är det många små- och medelstora företag som saknar möjligheten att löpande skapa upp nya integrationsflöden på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt. Detta eftersom befintliga integrationer har lösts som enskilda projekt, eller är helt standardiserade lösningar.

Att ta steget till att löpande kunna effektivisera sin verksamhet med hjälp av integrationer kräver ett strukturerat arbetssätt och en teknisk plattform.