Systemintegrationsleverantör: välj rätt partner för era integrationer
Innehåll
Affärssystem, CRM, e-handel och lager ska prata med varandra, men ingen internt har tid eller kunskap att bygga och sköta kopplingarna. Då är det dags att välja en partner för systemintegration. Valet påverkar mer än själva projektet. Det avgör hur mycket manuellt arbete ni blir av med, hur snabbt ni får fram rätt siffror och hur lugnt det är när något går fel. Här går vi igenom vad du ska jämföra och vilka frågor du ska ställa.
Det korta svaret är att en bra systemintegrationsleverantör förstår er verksamhet, har erfarenhet av de system ni använder och tar ansvar även efter att integrationerna är i drift. Jämför därför sex saker: verksamhetsförståelse, erfarenhet av era system, plattform, förvaltning, insyn i flödena och referenser från liknande företag.
Vad gör en systemintegrationsleverantör?
En systemintegrationsleverantör kopplar ihop era IT-system så att information flyttas automatiskt mellan dem. När en order läggs i webbshoppen hamnar den i affärssystemet. När varan skickas uppdateras lagret. När fakturan betalas syns det i CRM-systemet. Utan integration görs det för hand, eller inte alls.
Arbetet brukar bestå av tre delar:
- Kartläggning: vilka system finns, vilka uppgifter behöver flyttas och vilka processer ska bli enklare?
- Projekt: kopplingarna byggs, testas och sätts i drift.
- Förvaltning: integrationerna övervakas, felsöks och uppdateras när systemen förändras.
Den tredje delen glöms ofta bort när man väljer leverantör. Men det är där ni kommer att befinna er längst.
Varför spelar valet av integrationspartner så stor roll?
En integration är inte ett engångsköp. Systemen uppdateras, verksamheten förändras och nya system tillkommer. Den partner ni väljer blir därför en del av hur ni arbetar i flera år framåt.
När samarbetet fungerar märks det knappt. Ordrar, fakturor och lagersaldon flyttas automatiskt, och ekonomi och sälj arbetar med samma siffror. När det inte fungerar märks det i hela organisationen: ordrar som fastnar, rapporter som inte stämmer och medarbetare som börjar dubbelkolla allt för hand. Skillnaden ligger sällan i hur kopplingen byggdes första gången, utan i vad som händer efteråt.
Vilka typer av integrationspartner finns det?
Det finns fyra vanliga sätt att lösa systemintegration. Vilket som passar beror på hur mycket teknisk kompetens ni har internt och hur mycket ansvar ni vill lämna ifrån er.
| Typ av lösning | Så fungerar det | Passar när | Tänk på |
|---|---|---|---|
| Bygga och sköta internt | Era egna utvecklare bygger och förvaltar kopplingarna | Ni har ett eget utvecklingsteam med tid och erfarenhet av integration | Kunskapen hamnar hos få personer, och integration konkurrerar med annat utvecklingsarbete |
| Integrationsplattform som tjänst, utan konsult | Ni köper en plattform, en så kallad iPaaS, och bygger flödena själva | Ni har teknisk kompetens internt och vill ha full kontroll | Ni ansvarar själva för att bygga, övervaka och felsöka |
| IT-konsult som bygger per projekt | En konsult bygger kopplingarna och lämnar sedan över | Ni har ett avgränsat behov och någon internt som kan ta över | Vem ansvarar när något går fel efter leveransen? |
| Integrationspartner med plattform, projekt och förvaltning | Partnern står för plattformen, bygger integrationerna och tar hand om dem efter go-live | Ni vill fokusera på verksamheten och inte ha ett eget integrationsteam | Välj en partner ni trivs med, eftersom samarbetet är långsiktigt |
För medelstora företag utan ett eget integrationsteam brukar det sista alternativet vara det som håller bäst över tid, eftersom ansvaret samlas på ett ställe.
Vad ska man jämföra när man väljer systemintegrationsleverantör?
Sex saker brukar avgöra om samarbetet blir en avlastning eller en ny källa till oro.
1. Förståelse för er verksamhet
En integration flyttar inte bara data. Den påverkar hur order, fakturor och lager hanteras i praktiken. En bra partner börjar därför med att fråga hur ni arbetar, inte vilka system ni har. Lyssna efter om leverantören pratar om era processer eller bara om teknik.
2. Erfarenhet av era system
Fråga om leverantören har färdiga kopplingar, så kallade standardintegrationer, till de affärssystem, CRM-system och e-handelsplattformar ni använder. En färdig koppling är redan testad, vilket kortar projektet och minskar risken för fel.
3. En plattform som håller över tid
Kopplingarna bör samlas i en integrationsplattform i stället för att byggas som separata punkt-till-punkt-integrationer. Då går det att lägga till eller byta ut ett system utan att bygga om allt annat. Fråga vilken plattform leverantören använder, var den driftas och hur den klarar fler system när ni växer.
4. Vad som händer efter go-live
System uppdateras, och en koppling som fungerade igår kan sluta fungera imorgon. Fråga vem som övervakar integrationerna, hur ni får veta när något går fel och hur snabbt det åtgärdas. En partner som arbetar med förvaltning upptäcker ofta felen innan ni gör det.
5. Insyn i era integrationer
Ni ska inte behöva ringa leverantören för att veta om ordrarna kom fram. Fråga om ni kan se era integrationer och deras status själva, och om det finns loggar som visar vad som hänt när något går fel.
6. Referenser från liknande företag
Be om kundcase från företag i er storlek och bransch. Ett projekt hos en stor koncern säger lite om hur samarbetet fungerar för ett medelstort grossistföretag, och tvärtom.
Vilka frågor ska du ställa till en integrationsleverantör?
De här frågorna gör det lättare att jämföra leverantörer på samma villkor:
- Har ni färdiga kopplingar till våra system?
- Hur börjar ni ett projekt, och hur tar ni reda på hur vi arbetar?
- Vilken plattform bygger ni på, och vad händer om vi byter ett av våra system?
- Vem ansvarar för integrationerna efter go-live, och vad ingår i förvaltningen?
- Hur får vi veta när ett flöde har stoppat?
- Kan vi själva se status på våra integrationer?
- Kan vi prata med en kund som liknar oss?
- Hur ser kostnaden ut för projekt, plattform och förvaltning, och vad kostar det att lägga till ett nytt system senare?
Hur förbereder man sig inför valet av integrationspartner?
Det blir lättare att jämföra leverantörer om ni vet vad ni vill ha hjälp med. Tre saker räcker långt:
- Kartlägg era system. Vilka system finns, och vilka uppgifter förs över för hand idag? En systemkarta visar var det manuella arbetet finns.
- Välj vad som ska bli bättre först. Börja i den process som tar mest tid eller orsakar flest fel, till exempel orderflödet från webbshop till affärssystem.
- Gör en grov budget. Räkna in projekt, plattform och förvaltning. Exsitecs priskalkylator ger en första indikation utifrån vilka system som ska kopplas ihop.
Med det på plats handlar valet mindre om vem som har bäst teknik. Det handlar om vem ni vill ha som partner när något förändras om två år.
Så arbetar Exsitec med systemintegration
Exsitec bygger, driftar och förvaltar integrationer för medelstora företag. Arbetet utgår från verksamhetens behov snarare än från tekniken.
- Plattform: vår integrationsplattform bygger på Azure Integration Services, Microsofts plattform för integration som tjänst.
- Färdiga kopplingar: vi har färdiga anslutningar till över 100 system. Där ingår bland annat affärssystem som Visma Net, Business NXT, Business Central, NetSuite och SAP, CRM-system som SuperOffice, HubSpot och Salesforce och e-handelsplattformar som Shopify och Litium.
- Insyn: i Exsitecs integrationsportal ser ni alla era integrationer och deras status på ett ställe.
- Förvaltning: vi arbetar proaktivt med förvaltning, support och underhåll, så att ni kan fokusera på verksamheten i stället för på integrationerna.
Se hur det fungerar i praktiken i kundcasen med Nimlas, Harald Pihl och Boxflow.
Vill du veta hur era system kan hänga ihop?
Berätta vilka system ni har och vad som behöver bli enklare, så hjälper vi er att se var integration gör mest nytta. Läs mer om systemintegration hos Exsitec
Vanliga frågor om systemintegrationsleverantörer
Vad gör en systemintegrationsleverantör?
En systemintegrationsleverantör kopplar ihop företagets IT-system, till exempel affärssystem, CRM, e-handel och lager, så att information flyttas automatiskt mellan dem. Arbetet omfattar oftast kartläggning, projekt och förvaltning efter att integrationerna har satts i drift.
Hur väljer man rätt integrationspartner?
Jämför leverantörernas förståelse för er verksamhet, erfarenhet av era system, plattform, förvaltning efter go-live, insyn i integrationerna och referenser från liknande företag. Be om kundcase från företag i er storlek och bransch.
Hur lång tid tar ett integrationsprojekt?
Det beror på hur många system som ska kopplas ihop och om det finns färdiga kopplingar till dem. Ett projekt med två system och en färdig koppling går fortare än ett där flera system och egna anpassningar ingår.
Vad kostar systemintegration?
Kostnaden beror på antal system, antal flöden och hur komplexa de är, och består oftast av projekt, plattform och förvaltning. Med Exsitecs priskalkylator får du en grov prisindikation. Läs också Vad kostar en integration?
Varför är förvaltning viktigt efter go-live?
Systemen uppdateras och verksamheten förändras, och det påverkar kopplingarna mellan dem. Med löpande förvaltning övervakas integrationerna, fel upptäcks tidigt och kopplingarna uppdateras när något ändras.
Systemintegrationsleverantör: välj rätt partner för era integrationer
Ska ni välja leverantör för systemintegration? Här är sex saker att jämföra och frågorna att ställa innan ni bestämmer...
Vad kostar en integration? 4 faktorer som påverkar priset
Få insikt i kostnader för systemintegration och de faktorer som påverkar priset. Lär dig hur ni kan uppskatta ert...