Hur blir man en bra systembeställare?

Systemleverantören har systeminförande som sin huvudsyssla  i sitt arbete och görs därför mycket ofta. Som systembeställare gör man däremot systeminförande mycket mer sällan, i regel med flera års mellanrum. Hur blir man då en bra systembeställare när du gör det så sällan? Här kommer några handfasta tips:

Utse en projektledare

Systembeställare ska utse en projektledare som känner verksamheten och ansvarar för projektet och förändringsarbetet i organisationen. Projekt leder till förändring, varför projektledaren bör delegera ansvar för systemen till systemägare. Dessa personer är också kravställare mot systemleverantören under projektet samt de som även accepterar systemet.

Värva systemägare

Värva tilltänkta systemägare redan under kravställningen, men framför allt delegera ägarskapet på ett tydligt sätt för systemen tidigt. Även om man kan tycka att processerna är de viktigaste att skaffa ägare till, är det ändå systemen som ska hantera processerna. Först ägarskap för system, sedan processer (kravställning, ändringshantering etc).

Skapa projektgrupp och styrgrupp. 

Projektledare och systemägarna ingår i projektgruppen, vilken ansvarar för testning, har tid att vara tillgängliga för frågor etc. Motsvarande roller bör finnas hos systemleverantören. I styrgruppen bör båda projektledarna ingå samt systembeställaren och kundansvarig från systemleverantören. Styrgruppens roll är för att säkerställa att systeminförandet går enligt plan och där frågor utanför projektgruppen kan lyftas. 

Bygg upp systemkunskap 

Det är även viktigt att bygga upp kunskap kring systemet hos systemägaren under projektet. Dessa ska lära sig så mycket som möjligt kring de nya systemet, men även vara bra på att involvera och engagera övriga i organisationen. För detta krävs både verksamhetskunskap och systemkunskap, den senare genom att praktiskt jobba i systemet. 

Involvera systemägaren 

Be systemleverantören att involvera systemägaren så mycket som möjligt kring konfigureringen av systemet, gärna på plats hos er. Det är när man gör saker tillsammans med systemleverantören som riktigt bra kunskapsöverföring sker. Investera därför i den eventuella restidskostnad som då tillkommer.

Delegera istället för att utföra

Som projektledare är det viktigare att delegera ägarskapet inom den egna organisationen före du själv praktiskt utför saker. Som projektledare handlar det mer om att se till att ni som kund tar ägarskap för kravinsamling i beställningen och stöttar systemägare i motsvarande. Eskalera det vidare till styrgruppen om projektgruppen inte lyckas lösa frågorna.

Sköter man projektet rätt, så kommer dessutom förvaltningen gå som tåget.

Vill du läsa mer? Läs vårt inlägg: Konsten att beställa agila systemprojekt