Så undviker du att din IT-miljö växer okontrollerat

För de flesta företag är IT en naturlig del av verksamhetens utveckling, och nya system och verktyg implementeras med jämna mellanrum. Alla system löser ett konkret behov, men tillsammans riskerar de att skapa en väv med integrationer, speciallösningar och manuella mellanlager. Plötsligt är IT-miljön svår att överblicka, och varje förändring känns som ett risktagande.

Detta är en vanlig situation hos medelstora bolag där systemlandskapet kontinuerligt vuxit tillsammans med företaget. Problemet är sällan att man valt fel system, utan att man glömt bort helheten.

Så hur undviker man detta? Och hur tar man sig därifrån om man redan är där? Här delar vi fem konkreta tips som hjälper dig skapa struktur, ansvar och långsiktig hållbarhet i din IT-miljö.

1. Få koll på vad ni faktiskt har

Det kan låta självklart, men många företag saknar en uppdaterad bild av deras IT-miljö. Vilka system som finns och hur de kommunicerar med varandra. Detta riskerar att leda till att nya behov löses på icke-optimala sätt, där det som borde vara ett nytt sätt att arbeta med ett system eller en ny integration istället blir en Excel-fil eller en ny molntjänst.

Ett sätt att undvika detta är att kontinuerligt underhålla sin systemkarta (se nästa punkt kring ansvar). Har man redan hamnat i detta läge är det en bra idé att samla personer med kunskap om både IT och verksamhetsprocesserna för att gemensamt sammanställa nuläget i en workshop.

2. Tydliggör ansvar

Ett vanligt problem i växande organisationer är att system saknar tydligt ägarskap. När ingen har det formella ansvaret blir det svårt att veta vem som ska driva utveckling, hantera incidenter eller avgöra om ett system borde avvecklas.

Genom att utse en ansvarig per system – eller per systemområde – skapas tydlighet. Rollen behöver inte vara teknisk, men ska ha koll på användningen, kopplingarna och behoven framåt. Det ger också bättre förutsättningar att underhålla systemkartan och säkerställa att nya initiativ passar in i helheten.

3. Bygg integrationer med framtiden i åtanke

Integrationer byggs ofta för att snabbt lösa ett problem här och nu. Men utan gemensamma principer växer komplexiteten fort, och plötsligt finns det kritiska flöden som ingen riktigt förstår.

Försök därför att etablera grundläggande riktlinjer för hur integrationer ska byggas och dokumenteras.

Det kan handla om att:

• alltid använda API:er när det går,

• samla integrationer i en integrationsplattform,

• och se till att loggning och övervakning finns på plats.

När integrationer följer en gemensam standard blir det enklare att felsöka, bygga vidare och behålla kontrollen även när organisationen växer.

4. Skapa ordning utan att bromsa

Att IT och verksamhet inte kan leva separat är inget nytt. Samtidigt brottas många företag med just detta. Generellt finns det två typer av utmaningar:

1. En för hög grad av central styrning, med en IT-avdelning som agerar bromskloss för verksamhetens utveckling. Detta orsakar ofta det som kallas för "skugg-IT" där verksamheten hittar egna kreativa lösningar på problem.
2. Låg eller obefintlig central styrning, där olika delar av verksamheten fattar egna beslut utan att helheten tas i beaktning. Detta skapar stora risker för att över tid fastna i en okontrollerbar IT-miljö.

Båda utmaningarna är vanliga i medelstora företag – men den senare är betydligt vanligare.
För att motverka den är det klokt att skapa ett gemensamt forum för övergripande IT-frågor. Ett sådant forum bidrar till att sprida information, skapa förståelse och säkerställa att beslut tas med långsiktighet i åtanke.

5. Sätt en riktning för IT-miljön

Utan en gemensam riktning växer IT-miljön snabbt åt olika håll. Det leder till dubbletter, ineffektiva processer och svåra prioriteringar. För att undvika detta behöver ni en enkel strategi som beskriver hur IT ska utvecklas över tid.

Den behöver inte vara omfattande, men den bör svara på frågor som:

• vilka system som utgör kärnan,

• hur nya system ska kopplas in,

• och hur ni balanserar snabbhet mot stabilitet.

En tydlig riktning gör det lättare att fatta beslut, prioritera rätt och undvika att gamla mönster smyger sig tillbaka.