Vad är fakturaskanning?

Digitaliseringen av arbetsplatser fortsätter att växa och snart är pappersfakturor ett minne blott – detta har vi hört ganska länge nu. Dagarna då pappersamlingarna på kontoret ockuperade en yta motsvarande ett mindre lagervaruhus är förhoppningsvis över. Det finns värdefull information att hämta ur en faktura och med hjälp av fakturaskanning kan denna information hanteras på ett effektivt sätt – ofta i ett automatiserat fakturaflöde.

Det är här som fakturaskanning kommer in i bilden. Varje faktura innehåller information som är värdefull för användning inom redovisning, resursplanering samt beslutsstöd. Den data som finns på själva fakturan måste överföras in till andra system för att dess värde ska användas i ett större sammanhang eller i ett fakturaflöde.

Hur ser processen ut för fakturaskanning?

Fakturaskanning är ett automatiserat datainmatnings- och avläsningssystem som är anpassat för att passa just fakturor. Det agerar för att identifiera nyckelinformationen som finns på en faktura och omvandlar detta i sin tur till hanterbar och strukturerad data. Har du exempelvis en faktura i pdf format kan denna konverteras till en excelfil, text eller andra format. Därigenom är det möjligt att nyttja datan från fakturan i andra system. På detta vis undgår man att manuellt föra in informationen från varje faktura in i sitt bokföringssystem, Excel eller andra system.

Fakturaskanning är ofta en del av elektronisk fakturahantering som är ytterligare ett steg i utvecklandet av en modern ekonomiavdelning.