Så implementeras ett beslutsstödsprojekt

Börja enkelt

Fördelen med moderna verktyg för beslutsstöd är att det går att genomföra mindre implementationer som snabbt ger ett stort värde till verksamheten. Första versionen av en lösning bör inte vara alltför komplex. Att börja enkelt kommer med flera fördelar; mottagaren lär känna verktyget och därmed hur man vill använda det, man upptäcker möjligheter och eventuella begränsningar som inte var tydliggjorda innan projektstart och leverantören lär känna er verksamhet och era prioriteringar under projektets gång. Dessutom har lösningarna en tendens att bli mer lättanvända då man som beställare haft en nära påverkan på funktionalitet och gränssnitt under införandet. Genom att börja enkelt får man lösningen på plats snabbare. Verksamheten drar alltså nytta av lösningens värde tidigare, jämfört med om man istället satsat på en avancerad och mer omfattande lösning.

Hur lång tid tar det?

Ett vanligt tillvägagångssätt är att inleda med ett pilotprojekt för ett valt område där man ser ett uppföljnings- och analysbehov. Mottagarna behöver vara engagerade och intresserade och det behöver finnas möjlighet att komma åt relevant data kopplat till uppföljnings- och analysbehovet. En rimlig tidsåtgång för ett pilotprojekt bör inte vara mer än en vecka för implementation följt av två veckor för utvärdering och testanvändning av lösningen. Därefter beslutas ofta om man ska gå vidare med att antingen färdigställa och driftsätta lösningen från pilotprojektet eller att skapa en annan lösning för andra områden.

Att ha en testad, verifierad och fullständig lösning på plats där användarna har utbildats i lösningen tar vanligtvis ungefär 2 månader. För att driva projekt effektivt är det viktigt att beställaren är engagerad i implementationen och kan  besvara frågor om hur man vill att lösningen ska utformas samt kommunicera användarnas önskemål till leverantören.

Efter att ha börjat enkelt och implementerat en lösning går man oftast vidare och implementerar lösningar för andra områden i verksamheten allt eftersom nya behov uppstår och det finns engagemang och potential för värdeskapande.

Vad är ett lyckat projekt?

I ett lyckat projekt uppfyller den slutgiltiga lösningen identifierade behov och förväntningar. Det är därför viktigt att man tidigt i projektet pratar om förväntningar och vad som är rimligt att uppnå inom den givna tidsramen. Ofta handlar det om att ha tydliga definitioner av vad som ska mätas och följas upp, och prioritera mellan olika delområden.  Ett första steg i att identifiera behov och förväntningar är att man internt diskuterar och samlar in synpunkter och önskemål kring vad beslutsstödet skall fylla för funktion efter avslutat projekt. Olika medarbetare har olika bilder av vad som är lämpliga mätetal, och vad som ska prioriteras och bortprioriteras.

En ytterligare framgångsfaktor är högt engagemang i projektet. Ett nära samarbete med kommunikation i fokus och kontinuerliga avstämningar ökar drastiskt nöjdheten och känslan av att slutresultatet verkligen levererar det värde som förväntades. Det är viktigt att projektet tidigt prioriteras av deltagarna, framför allt på beställarsidan.

Konkret - Ett projekt från start till slut

Vi på Exsitec arbetar utefter en enkel projektmodell - bilden nedan beskriver projektets olika faser, vad som händer när och vilka som är involverade i de olika stegen. (Klicka på bilden för att se den i full storlek)

Uppstart

Projektet inleds med en kort uppstartsfas där det säkerställs att Exsitec kan komma åt det data som skall ligga till grund för lösningen. Här behöver vi hjälp med att få åtkomst till datat. Vi ser också till att vi har uppkopplingsmöjligheter till IT-miljön från våra egna kontor. Detta påverkar självklart inte säkerheten i hanteringen av er data.

Inledande workshop

Ofta börjar projektet med en workshop där vi tillsammans går igenom behov och förväntningar samt definierar projektets omfattning. När lösningens grundläggande krav och mål är tydligt utformade påbörjas utvecklingsfasen.

Utveckling i projektet

Utvecklingen sker iterativt, där vi kontinuerligt rör oss mellan utveckling, test/utvärdering och avstämning. Tätt samarbete är viktigt för att säkerställa projektets kvalitet, och avstämningar kring hur utvecklingen fortskrider sker löpande. I den här fasen behöver vi hjälp med tester av lösningen och synpunkter på layout och visualisering. Här ska också en av de viktigaste delarna genomföras, vilket är datavalidering. Datavalidering innebär verifiering och kvalitetssäkring av data, där kunden behöver stötta i vad som är rätt och fel så vi säkerställer att lösningens regelverk utformats på rätt sätt. En bit in i projektet genomförs det vanligtvis också en andra workshop för att visa upp lösningen och få synpunkter på detaljutformningen. Tillsammans tas beslut om nödvändiga kompletteringar varefter lösningen färdigställs och driftsättning kan ske.

Utbildning av användarna

Vi rekommenderar alltid att man utbildar de personer som ska använda lösningen. Verktygen är visserligen användarvänliga och enkla att ta till sig, men användarna kan vinna mycket på att känna till olika funktioner, syftet med lösningen, hur nyckeltalen beräknas samt vilket data som används i lösningen.

Vad händer sen?

Då projektet avslutas går lösningen över i en förvaltningsfas. Vidareutveckling sker vanligtvis över tid, och styrs av nya önskemål och förbättringsförslag. De lösningar vi bygger växer med våra kunder och anpassas till naturliga förändringar i verksamheten och dess omgivning. Implementerar ni kanske ett nytt affärsområde, eller förändrar strategin så att nya nyckeltal behöver följas upp? Inga problem, det uppdaterar vi lösningen med!