Så utvärderar ni era IT-kostnader

1. Licenskostnader och prenumerationer

En vanlig fallgrop är att företag betalar för mjukvarulicenser och prenumerationer som inte längre används. Ett första steg i att optimera kostnaderna är att göra en genomgång av alla licenser och identifiera vilka som faktiskt behövs. Dessutom kan licensmodeller behöva ses över – molnbaserade lösningar och användarbaserade licenser kan vara mer kostnadseffektiva beroende på företagets behov.

2. Serverdrift och molntjänster

Molntjänster erbjuder flexibilitet, men kan lätt bli dyra om de inte övervakas noga. Se till att ni endast betalar för de resurser ni faktiskt använder. Fundera även på om en hybrid- eller multicloud-strategi skulle kunna passa era behov bättre. Om ni fortfarande driver egna datacenter kan en flytt till molnet innebära stora besparingar i underhålls- och energikostnader.

2. Personalresurser och outsourcing

Outsourcing av vissa IT-funktioner, som support, nätverksadministration och säkerhetstjänster, kan ofta vara mer kostnadseffektivt än att hantera allt internt. Att förhandla om volymrabatter eller justera tjänsteavtalen så att leverantören tar ett större ansvar kan ge besparingar genom att frigöra egen tid samtidigt som det höjer kvaliteten.

4. Säkerhetskostnader

Säkerhet är ett område där företag inte bör snåla. Kostnaden för cyberattacker och dataintrång kan bli enorm, så det gäller att investera smart. En undersökning genomförd av TietoEvry visar att så många som 6 av 10 svenska företag varit utsatta för allvarliga attacker. Molnbaserad säkerhet kan ofta anpassas efter företagets storlek, vilket innebär att ni kan betala för exakt den skyddsnivå ni behöver.

5. Underhåll och support

Betalar ni både för underhåll, support och konsulttjänster på de system och lösningar som ni har? Se till att era supportavtal matchar de behov ni har vad gäller till exempel tillgänglighet och minska risken för oförutsägbara konsultkostnader genom att efterfråga underhållsavtal där era leverantörer tar ett större ansvar för att deras lösningar fungerar över tid.

6. Teknisk skuld och äldre system

Om företaget fortfarande använder äldre system, s.k. legacy-system, kan det bli dyrt att underhålla och integrera dem med ny teknik. Att byta ut dessa mot modernare lösningar kan innebära initiala kostnader, men i längden leda till stora besparingar och effektiviseringar. Standardisering av system, verktyg och sätt att hantera integrationer kan också minska komplexiteten och spara pengar över tid.

7. Nätverk och infrastruktur

Kostnaderna för nätverk och infrastruktur kan snabbt skena iväg om de inte övervakas. Se över leverantörsavtal för bredband och telekommunikation, och överväg att byta till billigare lösningar eller mer moderna tekniker. Effektivisering av nätverksinfrastrukturen kan innebära betydande kostnadsbesparingar men ska också göras tillsammans med ett medvetet säkerhetsarbete.

8. Effektiv användning av IT-resurser

Att hålla ordning och reda på ert resursutnyttjande, både vad gäller fysisk hårdvara och kostnader relaterade till system, kan vara en arbetsintensiv uppgift. Arbeta för att automatisera denna, ofta dolda, IT-kostnad genom att tillsammans med era partners skapa transparens vad gäller kostnader och automatisera övervakningen av resursutnyttjandet. 

9. Användarutrustning och mobila enheter

Kostnader för datorer, mobila enheter och kringutrustning kan lätt skjuta i höjden. Fundera över om leasing eller återanvändning av utrustning är mer kostnadseffektivt än att köpa nytt. En BYOD-strategi (Bring Your Own Device) där medarbetare använder sina egna enheter kan också minska kostnader, men kräver att företaget har rätt säkerhetslösningar på plats.

10. Lagringskostnader och datahantering

Data ökar exponentiellt, och så gör även lagringskostnaderna. Genom att implementera tydliga arkiverings- och datahanteringspolicyer kan ni undvika att betala för onödig lagring. Molnlagring kan vara ett kostnadseffektivt alternativ, men det är viktigt att övervaka användningen noga. Se också till att era lösningar för backup och disaster recovery är rätt för era behov och att ni inte betalar för mer kapacitet än vad ni faktiskt använder. 

Att se över och optimera företagets IT-kostnader handlar inte bara om att skära ner – det handlar om att använda rätt verktyg och resurser, på rätt sätt. En bra IT-partner hjälper er med att reda ut flera av de överväganden som behöver göras för att er IT ska vara dimensionerad på rätt sätt. Genom att fokusera på dessa 10 områden kan företag bli mer medvetna om hur kostnader relaterade till IT fördelas. Dessutom kan man genom medvetna prioriteringar förbättra sin IT-effektivitet och samtidigt se till att verksamheten är rustad för framtida tillväxt.

Har ditt företag någon av dessa kostnadsfällor? Börja med en genomgång och se vilka besparingar ni kan göra redan idag!