Byggbranschen har ofta olika utmaningar för de olika avdelningarna och deras uppdrag. Personalen i fält kräver andra lösningar än de som sitter med administration på huvudkontet.

Idag finns det helhetslösningar som ger samtliga anställda det stöd de behöver, samtidigt som ledningen kan få en helhetsbild av hur det går uppdaterad i realtid. När allt fler på bolaget arbetar i samma plattform blir inte bara allas jobb enklare, det skapar en mycket bättre bild av hur företaget mår och vilka strategier som behöver implementeras.

Nedan har vi samlat några av de digitaliseringsmöjligheter som idag är möjliga inom området för bygg och entreprenad, för att göra er vardag både effektivare och roligare.

Kalkyl, budget & prognos

De flesta företagen inom bygg-, mark- och entreprenadbranschen räknar på sina projekt i ett kalkylprogram. När kalkylen är genomförd utgör den oftast grunden i en offert, vilket resulterar i ett avtal om kunden accepterar. Kalkylen som ligger bakom avtalet kallas anbudskalkyl och utgör sedan budgeten i projektet. 

Med rätt systemstöd kan ni under projektets gång importera data in till projekthanteringssystemet, såsom arbetade timmar, använt material och leverantörsfakturor. Dessa utgör indata till prognoser som tas fram. Prognoserna är viktiga eftersom de hjälper projektledaren att ta pulsen på projektet för att kunna se hur projektet mår. Det viktigaste för många är dock att kunna hålla isär olika kostnader och intäkter på projektets grundåtagande, likt ÄTA som uppstår under projektets gång.

Projektuppföljning

Projektuppföljning är en central del i entreprenadbranschen för att hålla koll på om ett projekt blir lönsamt eller ej. Ett företag kan ju inte överleva med olönsamma projekt i längden.  

Så hur gör vi då för att hålla koll på lönsamheten i ett projekt? 

Allt utgår så klart ifrån kostnader och intäkter. Kostnader uppkommer genom leverantörsfakturor från exempelvis UE och inköpt material. Dessutom är det viktigt att räkna med kostnaden från egen personal i form av nedlagd tid på projektet. Utöver detta brukar man även räkna med kostnader från eget material och maskiner. 

På intäktssidan finns vidarefakturering av leverantörsfakturor, samt fakturering av nedlagd tid och använda maskiner genom löpande räkning. Det är även vanligt med fastprisprojekt där ett pris bestämts med kunden på förhand. Till projektet tillkommer allt som oftast ÄTA, som kan faktureras antingen separat eller tillsammans med projektets grundåtagande.

Till hjälp för att följa upp projekt har vi identifierat 3 nyckeltal som används flitigt i branschen. Den första av dessa är budget vs prognos, som innebär att man utgår från en projektkalkyl som uppdateras med verklig data i prognoserna. Nästa nyckeltal är vad som är fakturerbart, där systemet får räkna ut hur mycket som kan faktureras på ett projekt baserat på nedlagd tid, det vill säga färdigställandegrad. Det sista nyckeltalet är täckningsgrad, som visar om ett projekt går med vinst eller ej. Täckningsgraden är helt enkelt vinsten dividerat med kostnaden.

Med rätt systemstöd för administration inom bygg och entreprenad kan ni enkelt följa upp era projekt med dessa nyckeltal. 

ÄTA-hantering

I bygg- och entreprenadbranschen är ÄTA ett vanligt begrepp. Det står som bekant för Ändringar, Tillägg och Avvikelser och är viktigt att fånga upp för att få en bra lönsamhet i projektet. 

Ofta uppstår dessa ute i fält och därför är det viktigt att kunna registrera ÄTA i mobilen. Dessutom är det viktigt för projektekonomin att tidsrapportering och leverantörsfakturor kan registreras på en specifik ÄTA istället för på projektets grundåtagande. Detta är särskilt viktigt när man arbetar med fastprisprojekt eftersom intäkter från ÄTor då innebär vinst på sista raden. 

Med rätt systemstöd kan ÄTA faktureras såväl löpande som på fastpris. De kan samfaktureras med projektet eller separat. Om ni önskar kan man skicka med bilagor. 

Kundfakturering

Kundfakturering är kanske den mest centrala funktionen när man driver ett bolag. Om man är duktig på sin kundfakturering kan man nå såväl god lönsamhet som likviditet.

Inom bygg- och entreprenadbranschen har vi identifierat 4 olika typer av fakturering som ert systemstöd behöver ta hand om:

Den första är löpande räkning, som innebär att rapporterad tid, material, maskiner och inkomna leverantörsfakturor summeras på en kundfaktura. Här är det viktigt att man har bra indata, där tidrapportering i mobilen är till stor hjälp.

Den andra typen av fakturering är fastpris, där man helt enkelt har kommit överens om ett pris med kunden innan jobbet utförs. Denna typ av fakturering är hyfsat enkel eftersom den enbart innebär att överenskommet belopp ska stå på fakturan.

Sedan har vi á conto-fakturering som innebär att fakturering sker enligt en lyftplan, där exempelvis 10 % faktureras i början av projektet och sedan ytterligare 20 % efter vissa slutförda moment, och så vidare. Slutligen finns ÄTA-fakturering som innebär att de ÄTor som rapporterats in från fältet faktureras, antingen löpande eller till fastpris.

För att ÄTA-fakturering ska fungera på ett smidigt sätt är det viktigt att man har systemstöd som möjliggör tidsrapportering och leverantörsfakturakontering på ÄTA-nivå.

Fakturaväxel

När underlaget till kundfakturan är klar så ska fakturan skickas ut. För många företag är det en administrativ börda att behöva hålla koll på hur kunden ska ta emot en kundfaktura. Då väljer företag istället att koppla på en så kallad “fakturaväxel” som håller koll på hur fakturan ska skickas. Det blir allt mer vanligt att skicka en så kallad “e-faktura” i XML format och i April 2019 blev det lagstadgat att offentlig sektor måste ta emot fakturor som en “e-faktura”. 

Om fakturaväxeln inte kan skicka en e-faktura till mottagaren, då skickas istället en PDF-faktura och skulle fakturanätverket inte ha en mailadress att skicka iväg fakturan till då postas istället en vanlig brevfaktura till kunden.

Fördelen med en fakturaväxel är att ni slipper att administrera fakturorna då en separat aktör gör jobbet åt er!

Tidrapportering

Hjärtat i verksamheten för många företag inom bygg- och entreprenadbranschen är tidrapporteringen. Här finns många olika lösningar bland de företag som vi stöter på, allt ifrån tidslappar till microsoft excel och även olika typer av appar i mobiltelefonerna. För de som använder papper och penna finns det en stor kostnad i manuell hantering, eftersom dessa ska tolkas av en administratör och sedan matas in i ett system. De som använder en app i sin mobiltelefon har en fördel eftersom det innebär att informationen kommer in direkt till kontoret. Här finns dock olika lösningar, där vi har sett att det är viktigt att tidrapporteringen är enkel för yrkesarbetaren och det är dessutom en stor fördel om yrkesarbetaren kan välja om han eller hon ska rapportera på projektets grundåtagande eller på en ÄTA.

Tidrapporteringen bör sedan vara kopplad till löpande fakturering, projektuppföljning och till ert löneprogram. I projektuppföljningen används schablonkostnader på rapporterade timmar för att kostnaderna ska vara aktuella i realtid. Idag finns det färdiga kopplingar till en mängd olika lönesystem där ni enkelt kan hämta ut en fil från systemstödet som laddas in i lönesystemet. 

Vi har bland annat en kund som tidigare la 4-5 dagar i månaden på lönehantering som idag endast lägger cirka 15 minuter.

Prislistor

När man har mycket artiklar är det viktigt att hantera dem i prislistor. Med artiklar avser vi inrapporterad tid, maskiner och material som både kan debiteras vidare till kund och räknas som en kostnad internt. Det är viktigt att kunna importera och uppdatera sina prislistor. 

Hos våra kunder används standardpriser, kundspecifika priser projektspecifika priser och ramavtal. Det går även att sätta rabatt eller påslag direkt på kunden. Leverantörsfakturor kan i systemstödet märkas med påslag baserat på projekt eller kund. På så vis kan alla typer av prissättningar hanteras på ett enkelt sätt.

Projektdokumentation

Inom bygg- och entreprenadbranschen finns det krav på olika typer av dokumentation. Detta är något som tar mycket tid och som ofta är krångligt om det ska hanteras manuellt. Våra kunder har löst det genom att ha dokumenten kopplade till projekten i sitt projektverktyg. Genom att deras utforskare är direktkopplad till systemet sker uppdateringen i realtid så att dokumenten kommer ut till mobilerna på fältet. 

Om företaget är BF9K-certifierade finns det krav på att en mängd dokument ska fyllas i med projektledare, arbetsplats och så vidare. Med rätt systemstöd kan dessa dokument fyllas i per automatik baserat på grunddata i systemet. Detta sparar väldigt mycket tid som kan läggas på mer värdeskapande aktiviteter.

Systemintegrationer för bygg och entreprenad

För system specialiserade för entreprenad & bygg är det oftast viktigt med integration mot era affärs- eller ekonomisystem.

På Exsitec hjälper vi er på resan från ett spretigt integrationslandskap med högt personberoende till en flexibel och mer framtidssäker lösning. Vi hjälper er hela vägen från verksamhetens behov till utveckling och installation. Dessutom hjälper vi er med en aktiv förvaltning där ytterligare möjligheter prioriteras och tas tillvara.