Så får ni kontroll på era indirekta inköp

Vad är ett indirekt inköp?

Indirekta inköp, decentraliserade inköp, operationella inköp, intern e-handel… Kärt inköp har många namn och i detta blogginlägg kommer vi prata om hur man kan förbättra dem - de där inköpen som ofta sker ostrukturerat, kostar mycket pengar och ibland blir helt fel. Typ som kontorsmaterial, arbetsuniformer, kontorsmaterial, teknikutrustning eller diverse konsulttjänster. Oavsett om du jobbar inom offentlig eller privat sektor så går det att få kontroll på sin spend och här ska vi prata mer om hur.

Vad är utmaningen med indirekta inköp och vad vill man få kontroll på? 

I många organisationer sker indirekta inköp på uppstuds, ostrukturerat och utifrån individens bästa förmåga. Det kan vara allt från inköp som vid första anblick inte verkar affärskritiska, till inköp som gör den absolut största skillnaden i den dagliga servicen och verksamheten.

Ofta saknar dessa typer av inköp tydliga instruktioner, strukturerade avtal och givna leverantörer som gör det enkelt för anställda att köpa rätt. Det resulterar då ibland i att post it-lapparna inhandlas till dyrt pris på närmsta prylbutik, att teknik köps in en och en vid behov eller att beställningen av förskolans matvaror hänger helt på en enda person. 

Det är dessa inköp man vill få kontroll på, och processen kopplat till dem. Vare sig det handlar om privat eller offentlig sektor så är utmaningarna i processen snarlika - bristande avtalstrohet, kunskap och struktur samt en för stor eller splittrad beställarorganisation leder lätt till kostsamma och inte sällan felaktiga inköp. Avsaknaden av en tydlig strategi gör att inköpen snabbt skenar iväg, både ur ett ekonomiskt och hållbarhetsperspektiv.  

För att undvika onödiga utgifter och säkerställa att rätt produkter finns på plats när de behövs, är en effektiv hantering av dessa inköp avgörande. Ett sätt att få till det är att nyttja ett verktyg som stöttar er process för inköp, ett Procurement-system.

Är ni ett lagerhållande bolag och behöver optimera inköpen kopplat till er lagerverksamhet? Läs mer här ->

Vad kan ett Procurement-system hjälpa oss med?

Så, vad kan ett system för indirekta inköp hjälpa till med? Ett Purchase/Procurement 2 Pay-system skapar en automatiserad process för inköpen, hela vägen från inköp till betalning, och kan hjälpa er organisation få:

• Centralisering av leverantörer och avtal: Samla alla dina avtalade leverantörer på ett ställe, vilket minskar risken för felaktiga beställningar och gör det lättare att hålla koll på avtal och priser. Ni kan säkerställa avtalstrohet och att ni följer för er nödvändiga riktlinjer, lagar och regler. Det ökar även tillgängligheten av information och ger era beställare goda förutsättningar att öka sin kunskap kring era inköp.
• Automatiserade processer: Automatisera många av de tidskrävande momenten i inköpsprocessen, vilket frigör tid för att fokusera på kärnverksamheten.
• Användarvänligt gränssnitt: Med ett intuitivt och lättanvänt gränssnitt kan era beställare snabbt och enkelt hitta rätt produkter och tjänster, vilket minskar tiden (och kostnaden) för varje enskilt inköp.
• Full insyn och kontroll: Med full insyn i hela inköpsprocessen, blir det enklare att spåra kostnader och identifiera besparingsmöjligheter. 

För vem passar ett Procurement-system? 

Men för vem passar ett systemstöd för indirekta inköp? Egentligen för alla som någon gång varit med om när inköpen. Går. Snett. När man har stora transaktionsvolymer och många som beställer och man lite för ofta nås av den panikslagna känslan när alldeles för stora volymer av fel produkt har beställts till fel pris och fel villkor.  

Ett procurementsystem som säkerställer en strukturerad inköpsprocess passar alltså alla verksamheter med stora transaktionsvolymer och flertalet anställda som gör inköp när det behövs och där det behövs. När man vill undvika att inköpen blir tokiga, onödigt dyra och alldeles för många.

Proceedo - marknadsledande systemstöd för inköpsprocessen 

Med ett system som Proceedo kan man undvika den här typen av kostsamma (och helt ärligt ganska jobbiga) scenarion. Proceedo är marknadens mest kraftfulla verktyg för procurement som förenklar och centraliserar inköpsprocessen, så att du kan säkerställa att alla anställda kan göra rätt inköp, till rätt pris - varje gång.

→ Missa inte vårt webinar: Så effektiviserar du inköpsprocessen för indirekt inköp

Är ni nyfikna på Proceedo? Kontakta oss så bjuder vi på en konsultation och demo av systemet. Det är dags att säga adjö till inköpsmisstag och välkomna en smidigare, mer kostnadseffektiv framtid!

→ Läs mer om Proceedo här.