Fem funktioner i ekonomisystemet Control Edge för fastighetsföretag

Fastighetsbolag är en komplex typ av verksamhet och kräver ett ekonomisystem som stöttar verksamheten. Control Edge är ett molnbaserat ekonomisystem med både bred och djup funktionalitet för fastighetsföretag. Nedan har vi listat fem funktioner i systemet som fastighetsbolag kan ha nytta av. 

Innehåll:

1. Flerbolagshantering

2. Komponentavskrivning

3. Skattemässiga avskrivningar

4. Fastighetsskatt

5. Fastighetsmoms

1. Flerbolagshantering

Vanligt för fastighetsbolag är att ha många bolag i sitt ekonomisystem. Varje fastighet är en juridisk enhet och kräver enskild bokföring, fakturering, bokslutshantering etc. Att ha mer än ett par bolag gör därför att det enklaste momentet tar onödigt lång tid att genomföra i samtliga bolag, och därför kan det vara en fördel att kunna bokföra i flera bolag samtidigt - i en och samma vy. Att importera in konteringsunderlag från Excel där flera bolag ligger i samma lista och få in allt med ett par klick i rätt bolag, till verifikationsloggar som man även kan schemalägga uppdatering av till huvudbok kan spara enormt mycket tid. 

Förutom att skapa bokföring (som också kan göras med hjälp av integrationer eller inläsning av ex SIE-filer) kan också sökning i flera bolag ta mycket tid. Att veta i vilket bolag man ska leta är bara början av berget man kan behöva bestiga. Vilken verifikationsserie var det och vilket konto? I ett system där du har flera bolag i samma databas är det enkelt att söka i alla samtidigt, i en och samma vy i ekonomisystemet går det enkelt att söka på fritext, belopp, datumintervall, kontonamnet, flera olika kombinationer samtidigt osv osv. Bra sökmöjligheter kan vara ett under för att spara tid. 

En annan känd tidstjuv är betalningar. Att behöva gå in i varje bolag, välja ut poster som ska betalas, skapa fil för dessa (kanske också en per valuta), ladda upp till banken och sedan en gång om dagen behöva logga in och hämta ner återrapporteringsfiler för inläsning i systemet är numera ett minne blott. Det moderna ekonomisystemet skapar betalfiler med de nyaste formaten i ISO20022 (stödjer även P27) i alla dina bolag samtidigt och skapar med automatik filer för dina valutakonton och distribuerar dessa till rätt bank, bolag, bankkonto och vidare till era leverantörer. Sedan skickas löpande statusuppdateringar till betaltjänsten, Visma Autopay som ekonomisystemet använder, för att sedan skapa bokföring och uppdatera reskontror i samtliga bolag utifrån bankens information. Även inbetalningar skickas med automatik från banken in i ekonomisystemet till rätt bolag. Finns det differenser i bunten behöver man se över den, annars kan man ställa in att den uppdateras till huvudbok med automatik eller på schema. 

Att ha ordning i sina register är en förutsättning för att olika flöden och arbetsprocesser ska löpa på smidigt. Därför blir registervård i ett system med gemensamma register snabbt en användares favoritsyssla! Uppdatera adressuppgifter på en av kunderna och alla bolags kundregister får rätt information på ett kick. Och eftersom det enbart är nya reskontraposter/fakturor/etc som påverkas behöver man inte vara orolig för att påverka redan skapade fakturor. I Control Edge är räkenskapsår, kontoplan, leverantörer, kunder, artiklar, priser och valutor gemensamma. Även objektstyper (koddelar/redovisningsdimensioner) är gemensamma i kodsträngen, och samtidigt är det möjligt att ha ex olika kostnadsställen per bolag, i det fall kostnadsställen finns i samtliga bolags kodsträng.

En av de fina sakerna med Control Edge är att även om den stora fördelen ligger i att flera bolag delar databas och således register, finns det möjlighet att anpassa vilka konton som får användas i olika bolag eller skapa objektsrelationer för att minimera risken för felkontering. Har man ett bolag som har en annan grundvaluta eller helt avvikande kontoplan kan man självklart lägga detta bolag i en egen databas i samma miljö så att det är enkelt att nå även hit.

Har man en redovisningsprincip där komponentavskrivning är en del, kan man känna sig trygg i sitt val av Control Edge för här finns flexibilitet och enkelhet i både registrering och ihopkoppling av anläggningarna men också i själva avskrivningen. 

Skapa anläggningen direkt från fakturan för att inte tappa bort den, och gå sedan in i anläggningsregistret för att sätta upp detaljerna. Dela upp anläggningen i olika komponenter och lägg till information om vilken huvudanläggning komponenten tillhör. Beroende på vilken anläggningstyp som läggs upp, föreslås inställningar att fylla i.

Likt flera andra funktioner i systemet kan avskrivningar göras för flera bolag samtidigt. När man laddar fram förslag på avskrivningar får man då i listan upp de ingående komponenter som skall skrivas av med respektive avskrivningsregler, och inte huvudanläggningen. 

Man kan också skriva ut rapporter för att se vilka kommande avskrivningar som ligger i ett särskilt tidsintervall, och man kan även simulera avskrivningar om man vill ta ut balansrapport/resultaträkning utan att behöva skriva till huvudbok. Det går sedan att kopiera simuleringen till huvudbok.

Skattemässiga avskrivningsregler fylls i utifrån vilka avskrivningstyper som definierats i systemet, och det är enkelt att lägga till fler valmöjligheter. Lägg in de olika skattemässiga avskrivningsreglerna på komponenterna och vid avskrivning får man med automatik fram konteringsförslag på avskrivningar både bokföringsmässiga och skattemässiga för respektive anläggningskomponent.

För Fastighet/Byggnad eller Fastighet/Mark kan man beräkna fastighetsskatt. Lägg till procentsatser för beräkning av skatten i systeminställningar, sedan används procentsatserna baserat på taxeringsvärdet som angivits på respektive fastighet. 

För att ange värdeår som kan ge reduktion av fastighetsskatten eller inte görs detta på fastigheten, och man kan även lägga till intervall av värdeår som ger reduktion på anläggningstypen.

Fullt avdragsgill eller inte, ofta har fastigheter en schablonmoms kopplad till sig som med fördel används i konteringen av en leverantörsfaktura relaterad fastigheten. Vid kontering av leverantörsfakturor som har fastigetsmoms kan man ställa in att systemet skall hämta den schablonmomsen som är kopplad till fastigheten i Control Edge. Välj alltså det objekt/fastighet som kostnaden ska bokföras på och med hjälp av konteringsförslag och mallar hämtas en momsfördelning in på raderna. 

Dessutom har det nyligen kommit en funktion som hanterar projektmoms i samband med fastighetsmoms - mer info kommer, och kan ni inte vänta är ni varmt välkomna att höra av er så berättar vi mer!

Läs mer om momshantering för fastighetsbolag

Mer inspiration för dig inom fastighetsbranschen