Integrationsplattform för HR

HR-systemet, lönesystemet och affärssystemet lever ofta var för sig. Uppgifter om personal, frånvaro och tid förs över för hand, och någon på HR eller ekonomi ser till att det blir rätt varje månad. Det fungerar, men det tar tid och det är lätt att göra fel. Här går vi igenom vad en HR-integration är, vilka sätt det finns att lösa den och vad du ska tänka på när du väljer.

Det korta svaret är att en integrationsplattform för HR gör att information om medarbetare flyttas automatiskt mellan HR-system, lönesystem, tidrapportering och affärssystem. Uppgifterna registreras en gång och hamnar sedan rätt överallt. När du väljer lösning är det viktigast att den har färdiga kopplingar till de system ni redan använder, att någon övervakar flödena och att den klarar fler system när ni växer.

Vad är en HR-integration?

En HR-integration är en automatisk koppling som gör att information om medarbetare flyttas mellan systemen utan att någon behöver föra över den för hand. En integrationsplattform är navet som håller ihop flera sådana kopplingar på ett ställe.

Ta en ny medarbetare som exempel. Utan integration läggs personen upp i HR-systemet, sedan i lönesystemet, sedan i schemaläggningen och kanske i affärssystemet för projektrapportering. Med en integration läggs personen upp en gång, och övriga system får uppgifterna automatiskt.

De system som oftast behöver prata med varandra är:

• HR-system med personalregister, anställningsuppgifter och kompetenser
• Lönesystem som räknar fram lönen
• Tidrapportering och schemaläggning med arbetade timmar, frånvaro och semester
• Affärssystem där lönekostnaderna bokförs och projekt följs upp
• Rapportverktyg som samlar data för analys och uppföljning

Varför är det värt att integrera HR-systemen?

HR-integration ses ofta som ett IT-projekt. Men nyttan märks framför allt hos dem som arbetar med lön, personal och ekonomi.

Färre fel i lönen. När samma uppgift förs in i flera system ökar risken att något blir fel. En felaktig semesteruppgift eller en frånvaro som inte kommit med kan påverka lönen, och det är sällan något medarbetaren tar lätt på.

Mer tid för det HR faktiskt ska göra. Tiden som går åt till att exportera, importera och stämma av mellan system kan läggas på rekrytering, introduktion och arbetsmiljö i stället.

En version av sanningen. När uppgifterna finns på flera ställen uppstår frågan vilken som är rätt. Med en integration är det tydligt var uppgiften kommer ifrån, och de andra systemen följer efter.

Bättre kontroll över personuppgifter. Personaldata är känslig. När den flyttas automatiskt mellan systemen, i stället för via filer och mejl, blir det lättare att veta var uppgifterna finns och vem som har tillgång till dem.

Vilka sätt finns det att koppla ihop HR-system?

Det finns fyra vanliga sätt att få HR, lön och affärssystem att hänga ihop. Inget av dem är rätt för alla, men de passar i olika situationer.

För de flesta medelstora företag med fler än ett par system är en integrationsplattform det som håller längst. Skillnaden syns inte första året, utan när ni byter lönesystem, öppnar ett nytt bolag eller lägger till ett system för schemaläggning.

Vad ska man tänka på när man väljer integrationsplattform för HR?

Sex saker brukar avgöra om en HR-integration blir en lättnad eller ett nytt problem att förvalta.

1. Färdiga kopplingar till era system

Börja med att kontrollera om plattformen har färdiga anslutningar till de HR-, löne- och affärssystem ni använder. En färdig koppling är redan testad och behöver inte byggas från grunden. Det kortar projektet och minskar risken, men för ändå med sig anpassningsmöjligheterna.

2. Rätt data till rätt system

Kollektivavtal, semesterregler och skatter räknas i lönesystemet, inte i integrationen. Integrationens uppgift är att se till att lönesystemet får rätt underlag: rätt timmar, rätt frånvaro och rätt anställningsuppgifter. Fråga därför hur plattformen hanterar de uppgifter som är viktiga för just er lön.

3. Hur ofta uppgifterna ska flöda

Vissa uppgifter behöver komma fram direkt, till exempel när en medarbetare slutar och behörigheter ska tas bort. Andra räcker det att skicka en gång per dag eller inför lönekörningen. En bra plattform klarar båda, och det är verksamhetens behov som ska avgöra vilket som används.

4. Plats för fler system

Den plattform som kopplar ihop tre system idag ska kunna koppla ihop tio imorgon, utan att ni behöver byta lösning. Fråga hur det går till att lägga till ett nytt system eller byta ut ett befintligt.

5. Larm och felhantering

En integration som slutar fungera i tysthet är värre än ingen integration alls. Plattformen bör kontrollera uppgifterna innan de skickas vidare, larma när något går fel och visa tydligt vad som hänt. Annars upptäcks felet först när lönen blir fel. Här rekommenderas en integrationsportal för att övervaka och hantera integrationsfel.

6. Vem som tar hand om integrationerna

Någon behöver övervaka flödena, uppdatera kopplingarna när systemen uppdateras och felsöka när något händer. Om ni inte har ett eget integrationsteam är det värt att välja en partner som erbjuder förvaltning som en del av lösningen.

Vilka frågor ska du ställa till en leverantör?

När du jämför lösningar kan de här frågorna hjälpa dig att se skillnaderna:

• Har ni färdiga kopplingar till våra HR-, löne- och affärssystem?
• Hur får vi veta om ett flöde har stoppat, och hur snabbt åtgärdas det?
• Vad händer om vi byter lönesystem eller HR-system om några år?
• Var lagras våra personuppgifter, och vem har tillgång till dem?
• Vem ansvarar för integrationerna efter att de är i drift?
• Vad kostar det att lägga till ett nytt system i framtiden?

Hur kommer man igång med en HR-integration?

Det är frestande att börja med att välja plattform. Men det första steget är att förstå vilka uppgifter som rör sig i organisationen idag.

1. Kartlägg systemen och uppgifterna. Vilka system finns, vilka uppgifter förs över mellan dem och vem gör det idag? En systemkarta gör det tydligt var det manuella arbetet finns.
2. Börja med det flöde som gör mest ont. Ofta är det underlaget till lönen, alltså tid, frånvaro och semester. Ett flöde som fungerar ger snabb nytta och erfarenhet inför nästa.
3. Bestäm vem som äger integrationerna. Både ansvaret för att de fungerar idag och för att de utvecklas när systemen förändras. Saknar ni intern kompetens eller kapacitet är en stark integrationspartner att rekommendera.

Den viktigaste frågan är alltså sällan vilken plattform som är bäst i allmänhet. Den är vilken lösning som passar de system ni har idag, och de ni kommer att ha om några år.

Så arbetar Exsitec med HR-integrationer

Exsitec kopplar ihop HR, lön och affärssystem för medelstora företag. Vår integrationsplattform bygger på Microsoft Azure och har färdiga anslutningar till över 100 system. Inom personal och lön finns bland annat kopplingar till Flex HRM, Kontek, Hailey HR, Heartpace, Hibob, Teamtailor, Emply, Visma Payroll och Visma Agda PS. På affärssystemssidan finns bland annat Visma och Unit4 ERP.

Vi arbetar också med lönesystemen Flex HRM, Kontek Lön och Lönelys, och kan därför hjälpa till både med systemen och med kopplingarna mellan dem. När integrationerna är i drift kan vi ta hand om övervakning och felhantering, så att ni inte behöver ett eget integrationsteam.

Vill du veta hur era HR-system kan hänga ihop?

Vi hjälper er att se vilka flöden som går att automatisera och var ni gör mest nytta först. Läs mer om systemintegration hos Exsitec

Vanliga frågor om integrationsplattformar för HR

Vad är en integrationsplattform för HR?

En integrationsplattform för HR är ett gemensamt nav som flyttar uppgifter om medarbetare automatiskt mellan HR-system, lönesystem, tidrapportering och affärssystem. Uppgifterna registreras en gång och hamnar sedan rätt i alla system.

Vilka system brukar man integrera med HR-systemet?

Vanligast är lönesystemet, tidrapportering och schemaläggning, EntraID, affärssystemet och rapportverktyg. Ofta kopplas även rekryteringssystem, så att uppgifterna om en ny medarbetare följer med från rekryteringen till anställningen.

Hanterar integrationen kollektivavtal och semesterregler?

Nej, det gör lönesystemet. Integrationens uppgift är att lönesystemet får rätt underlag, som arbetad tid, frånvaro och anställningsuppgifter, så att beräkningarna blir rätt.

Hur lång tid tar det att införa en HR-integration?

Det beror på hur många system som ska kopplas ihop och om det finns färdiga kopplingar till dem. Att börja med ett flöde, till exempel underlaget till lönen, går oftast snabbare än att koppla ihop allt på en gång. Läs mer om vad som påverkar kostnaden för en integration.

Behöver vi ett eget IT-team för att sköta integrationerna?

Inte nödvändigtvis. Det går att låta en partner övervaka och förvalta integrationerna, så att fel upptäcks och åtgärdas utan att någon internt behöver hålla koll på flödena.