Integrera systemet NEXT för projekthantering till ditt affärssystem

För en enklare och effektivare arbetsvardag är det viktigt med integrationer mellan verksamhetens viktigaste stödsystem. Det är tidskrävande att arbeta mellan många olika system och för att bland annat minimera administration, felregistreringar och fördröjningar är det en viktig faktor att systemen pratar med varandra. Det gäller givetvis även för projekthanteringssystemet NEXT, som är specialbyggt för bygg-, mark- och entreprenadbranschen.

Vanliga kopplingar och integrationer

Många av aktionerna som utförs i NEXT behöver kopplas till bokföringssystem eller lönesystem. Nedan följer några av de integrationsflöden som är vanligast bland våra kunder som använder NEXT, där de vanligaste affärssystemen som integreras är bland annat Visma.net, Visma Business, Visma Admin och Fortnox. Är du nyfiken på vilka system som vi integrerar mot kan du fråga oss eller läsa på under vår integrationssida.

Hur systemen ska prata med varandra

Beroende på hur den specifika verksamheten ser ut och verkar vill man att systemen ska prata med varandra på olika sätt. När det gäller NEXT vill företag ofta att projektverktyget rapporterar in information automatiskt i affärssystemet.

Användaren kan styra vilka projekt som ska gå över genom att ställa in status på projektet. Även kunder och leverantörer synkas automatiskt mellan NEXT och affärssystemet. Här kan NEXT-användaren välja vilket system som ska vara master - antingen NEXT eller affärssystemet. Om NEXT är master kan nya kunder och leverantörer läggas upp och redigeras direkt i projektverktyget, varpå de automatiskt läggs upp även i affärssystemet. Alternativt läggs kunder upp och redigeras i affärssystemet eller via ett CRM, och därefter importeras till NEXT per automatik.

Funktioner som förenklas med en smart integration

1. Kundfakturor

Kundfakturor som skapas i NEXT går över till affärssystemet automatiskt där det skapas upp en kundreskontrapost. Detta är ofta något som sparar mycket tid då man tidigare har behövt att skapa fakturan manuellt i affärssystemet baserat på ett fakturaunderlag.

Följande parametrar skickas från NEXT till affärssystemet för att automatiskt skapa en faktura: Kund, projekt, kostnadsställe, avdelning och affärsområde, orderrader med konto, belopp och moms samt ROT/RUT-information

2. Leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor registreras i affärssystemet, antingen genom ett elektroniskt fakturahanteringssystem (EFH) eller manuellt och hämtas sedan per automatik in till NEXT på rätt projekt. Om fakturabilden finns i affärssystemet eller om verksamheten använder moderna EFH-verktyg såsom Medius AP Automation alternativt NEXT e-invoice importeras även leverantörsfakturabilden till NEXT. Detta medför en enklare och effektivare projektuppföljning och dessutom finns det möjlighet att vidarefakturera leverantörsfakturorna med påslag direkt i NEXT vilket sparar ytterligare tid för de berörda medarbetarna.

3. Avräkning/självfakturor

Ofta används även funktioner som skapar avräkningar/självfakturor direkt i NEXT, som då skapas upp i affärssystemet tillsammans med en betalningsreferens till leverantören. Är ni mer nyfikna på detta flöde? Hör av er till oss så berättar vi mer!

4. Lön

Eftersom såväl arbetstid som frånvaro registreras i NEXT blir tidrapporteringen ett komplett löneunderlag. Ekonomiavdelningen kan därmed direkt ur systemet hämta till lönesystemet vilket för många ger stora tidsbesparingar.

En av våra NEXT-kunder består av fyra bolag och bedömer att lönen tog en arbetsvecka att göra med deras tidigare system. Nu när de använder NEXT tar det istället en timme att göra klart hela koncernens lön. Detta innebär en effektivare verksamhet med tid över till värdeskapande uppgifter.

Här kan du läsa mer om vilka system som vi integrerar mot eller fråga oss direkt om du har frågor eller funderingar!