Checklista inför semestern!

1. Säkerställ resurser

Viktigast är såklart att säkerställa att ni har de resurser som ni behöver under sommarperioden för att utföra arbetet på ekonomiavdelningen. Det tror vi säkert är gjort vid det här laget, men om det ändå finns luckor så vill vi tipsa om att ta in en extra resurser över sommaren. Att överlappa är bra, men i längden tjänar ni som företag på att ha utvilad ordinarie personal som fått en längre, sammanhängande ledighet. 

2. Data, data, data

Mycket på en ekonomiavdelning behöver rulla även över sommaren, såsom exempelvis lönekörningar och betalning av leverantörsfakturor. Se därför till att tidigt, gärna om möjligt tidigare än vanligt, få in all lönedata ni behöver kring tidrapportering, sjukdagar och reseräkningar. Och se upp för bluffakturorna som garanterat kommer att komma!

3. Se över attestflödena

Se också över attestflöden och se om det finns andra personer som kan attestera fakturor när kollegorna är på semester. I flertalet leverantörsfakturasystem så är det exempelvis möjligt att ställa in “vikarie” som attestant för en viss tidsperiod, och på så vis kan man fortsätta att betala leverantörsfakturor löpande även under semestern.

4. Var tydliga med era deadlines..

Sätt gärna extra tydliga deadlines för organisationen kring när olika underlag behöver vara klart, och börja kommunicera detta till medarbetarna tidigt. Det bäddar för bra förutsättningar att göra jobbet för ekonomiavdelningen så effektivt som möjligt inför semesterledigheten sedan.

5. ..och överväg att tidigarelägga dem!

Det kan också vara värt att se över om det går att tidigarelägga deadline i sommarmånad ett, för att på så sätt öka tiden mellan lönekörningar, och möjliggöra för längre ledighet. Om ditt ekonomisystem har funktioner för automatisering och schemaläggning inbyggt, så kan du även se i hur stor utsträckning som det går att schemalägga olika rutiner såsom fakturering, betalningar, påminnelser, periodiseringar och avskrivningar i förväg.