Digitalsmart Ekonom

Checklista inför semestern!

Ta del av tio tips på hur du får en stressfri tid före, under och efter semestern. Här är en checklista specifikt för er på ekonomiavdelningen!

 

 

 

 

1. Säkerställ resurser

Viktigast är såklart att säkerställa att ni har de resurser som ni behöver under sommarperioden för att utföra arbetet på ekonomiavdelningen. Det tror vi säkert är gjort vid det här laget, men om det ändå finns luckor så vill vi tipsa om att ta in en extra resurser över sommaren. Att överlappa är bra, men i längden tjänar ni som företag på att ha utvilad ordinarie personal som fått en längre, sammanhängande ledighet. 

 

2. Data, data, data

Mycket på en ekonomiavdelning behöver rulla även över sommaren, såsom exempelvis lönekörningar och betalning av leverantörsfakturor. Se därför till att tidigt, gärna om möjligt tidigare än vanligt, få in all lönedata ni behöver kring tidrapportering, sjukdagar och reseräkningar. Och se upp för bluffakturorna som garanterat kommer att komma!

3. Se över attestflödena

Se också över attestflöden och se om det finns andra personer som kan attestera fakturor när kollegorna är på semester. I flertalet leverantörsfakturasystem så är det exempelvis möjligt att ställa in “vikarie” som attestant för en viss tidsperiod, och på så vis kan man fortsätta att betala leverantörsfakturor löpande även under semestern.

 

4. Var tydliga med era deadlines..

Sätt gärna extra tydliga deadlines för organisationen kring när olika underlag behöver vara klart, och börja kommunicera detta till medarbetarna tidigt. Det bäddar för bra förutsättningar att göra jobbet för ekonomiavdelningen så effektivt som möjligt inför semesterledigheten sedan.

 

5. ..och överväg att tidigarelägga dem!

Det kan också vara värt att se över om det går att tidigarelägga deadline i sommarmånad ett, för att på så sätt öka tiden mellan lönekörningar, och möjliggöra för längre ledighet. Om ditt ekonomisystem har funktioner för automatisering och schemaläggning inbyggt, så kan du även se i hur stor utsträckning som det går att schemalägga olika rutiner såsom fakturering, betalningar, påminnelser, periodiseringar och avskrivningar i förväg.  

 

6. Proaktivitet kring vanliga fel

Om du vet om sådant som ofta blir fel när det kommer till personaladmin, exempelvis reseräkningar, så ta chansen att vara proaktiv och informera om detta direkt. Då finns det god chans att både ändra beteenden, som i det långa loppet kan innebära mindre fel, och det blir också mindre reaktivt jobb att sitta med när solen skiner.

 

7. Uppdatera kalendern

När det närmar sig på riktigt, så se till att kalendern är uppdaterad med rätt ledighetsdagar, så att alla i organisationen vet när du är på plats och inte. Och glöm såklart inte autosvaret på mailen, där du anger när du är tillbaka i tjänst.

 

8. Förbered din to-do lista

Skriv en lista på saker att göra de första dagarna tillbaka. En tydlig to-do-lista är perfekt för en stressad jobbhjärna inför semestern, 
och en avslappnad jobbhjärna efter semestern.

 

9. Boka in något att se fram emot!

Boka in en kul aktivitet tills när du är tillbaka, som tar dig och ert team på bästa sätt in i hösten. Kanske även någon typ av kompetensutveckling till senare i höst?

 

10. Ta ledigheten på allvar

Vila. Njut av att ha koll på läget. Bygg på med energi till en fartfylld höst!

 

 

Läs fler artiklar för ekonomer:

AI för ekonomer | Exsitec

Under 1 min

AI för ekonomer | Exsitec

AI för ekonomer? Kommer AI blir en del av våra ekonomiavdelningar i närtid, och i så fall på vilket sätt? Vår egna...

Tid för teambuilding | Exsitec

Under 1 min

Tid för teambuilding | Exsitec

Teambuilding har goda effekter för personal och företaget i helhet. I denna artikel får ni inspiration kring hur...

Framtidens arbetsplats - behövs policys om kontorsarbete? | Exsitec

Under 1 min

Framtidens arbetsplats - behövs policys om kontorsarbete? | Exsitec

Vi spår att frågan om arbetsplatsen kommer fortsätta att debatteras livligt även under 2024

Läs fler artiklar från Digitalsmart Ekonom

Skribent: Pernilla Chis

Har du funderingar kring artikeln, Digitalsmart Ekonom eller digitalisering? Kontakta mig direkt eller via formuläret!

Pernilla Chis Profilbild rund

Pernilla Chis