Minska oförutsedda kostnader med ett förvaltningsavtal

Förr pratade man om begreppet teknisk skuld, när det gällde företag med föråldrade tekniska lösningar, som hindrade dem från att använda modernare teknologi och jobba effektivare. Orsaken till den tekniska skulden var ofta gamla versioner av system och specialanpassningar som var inbäddade i lösningen. 

Numera, med mer moderna molnlösningar, så är denna problematik mindre vanlig eftersom molnlösningarna är mer standardiserade och användarna alltid har den senaste versionen. Här pratar man ibland istället om ett nytt begrepp - innovationsskuld, som uppstår när ett företag inte klarar av att hålla jämna steg med de nya möjligheterna och funktionerna som lanseras i systemen. Effekten blir då ofta outnyttjad potential som minskar effektiviteten och konkurrenskraften.

Ett sätt att minska föråldrade tekniska lösningar på lokalt installerade system, eller minska på sin innovationsskuld, om man använder molnbaserade system, är att jobba tätt ihop med en IT-partner som har koll på allt detta. Många IT-partners erbjuder ett såkallat förvaltningsavtal och här är tre anledningar till varför det kan vara en god idé.

3 anledningar till förvaltningsavtal:

Tillgång till en dedikerad förvaltningsledare som kan er systemmiljö

Enklare att hantera mindre punkter ofta, än större punkter mer sällan

Förutsägbarhet gällande kostnader och budget
 

Det är vanligt att man har en eller flera stycken IT-partners, som levererar ens verksamhetssystem och som man kan avropa tjänster och support ifrån. Många gör då detta på vad som brukar kallas för “löpande räkning”. Problemet med det är att det är svårt att ha kontroll över oförutsedda kostnader för dessa tjänster som efterfrågas mer eller mindre ofta. Arbetet blir inte heller av proaktiv art, i lika stor utsträckning. Det är här alternativet aktiv förvaltning, och att ha ett överenskommet förvaltningsavtal med sin IT-partner, kommer in i bilden.

Så fungerar ett förvaltningsavtal i praktiken

Upplägg, storlek och omfattning på ett förvaltningsavtal med en IT-partner, såsom oss på Exsitec, bestäms alltid tillsammans med kunden. Detta utifrån komplexitet på verksamheten samt antalet system som ingår. Ofta bestämmer man hur ofta man ska ha möten för att gå igenom de öppna ärendena som finns här och nu, samt vad man vill utveckla framåt. Vanligt är att ha minst ett möte i månaden för att gå igenom ärendelistan. Beroende på storleken på avtalet så kan detta göras med förvaltningsledaren eller respektive systemansvarig.

I arbetet med löpande punkter kan IT-partnern estimera punkt för punkt och där kunden sedan bestämmer vilka punkter som ska genomföras. Ett annat alternativ är att IT-partnern har en förutbestämd pott med tid som kan nyttjas på månadsbasis utifrån kundens prioriteringar. Alternativ två ger ofta ett enklare flöde i arbetet för IT-partnern men ändå en förutsägbarhet för er som kund.

Utöver arbetet med löpande punkter så kan man också på förhand bestämma att det ska göras en uppgradering av exempelvis affärsystemet en gång per år. Då är detta definierat och bestämt på förhand och man kan budgetera för det. Årliga uppgraderingar av ett exempelvis lokalt installerat affärssystem gör att man minskar risken för teknisk skuld, samtidigt som man har koll på kostnaderna.