Så kan rullande prognoser addera värde till budgeten

Rullande prognos på tre olika sätt:

Att lägga budget är för många företag årets viktigaste gemensamma strategiska övning. Budgetarbetet tar ofta mycket tid - både i timmar och i kalendertid. Mallarna måste hanteras, siffror hämtas, konsolideras och verifieras. Många bolag gör fortfarande budget med Excel även om det det börjar bli allt mer vanligt att det centrala arbetet görs med ett dedikerat budgetverktyg.

Den vanligaste metoden är att lägga en budget under hösten, för nästkommande år, och sedan göra prognosjusteringar månadsvis, kvartalsvis eller halvårsvis. En metod som brukar fungera bra om man även har uppföljning på samma period, men en nackdel är att man aldrig tenderar att blicka längre fram än budgetåret. Prognosen som görs under hösten har endast en framåtblickande horisont på ett fåtal månader, vilket är en anledning till att många vill gå över till att arbeta rullande.

Använt på rätt sätt så kan rullande prognoser addera värde till budgeten, användas som ett instrument för att vässa framåtblicken och för att parera interna och externa förändringar som sker. 

Rullande prognos på tre olika sätt:

Rullande prognos: 12 månader

Rullande prognos kan göras på flera olika sätt och med flera olika prognoshorisonter. Man kan exempelvis uppdatera ett specifikt antal kvartal framåt, eller göra det månatligen. Ett vanligt begrepp här är ”Rullande-12”, vilket innebär att man kör rullande prognos med 12 månader som prognoshorisont. Just rullande-12 är effektivt eftersom man uppdaterar samma månad nästa år baserat på den månad som precis stängts, vilket ger en bättre precision i prognosen. Detta gäller särskilt om företaget har återkommande likheter i de månatliga fluktuationerna.

Rullande prognos: 12-16 månader

Fler och fler företag väljer dock att prognostisera rullande med en längre tidshorisont, exempelvis 16 månader istället för 12. Fördelen med detta är att man får en ännu längre framåtblick. I september månad får man då nästa års budget ”på köpet”, vilket gör att man som företag kan spara väldigt mycket tid i budgetprocessen och effektivisera arbetet. 

Rullande prognos med dynamisk längd

Det finns budgetverktyg som också stödjer möjligheten att jobba med rullande prognoser utifrån dynamisk längd, istället för att prognostisera på ett fast antal månader framåt. Med dynamisk längd menas rullande prognos med innevarande år plus nästa. Med denna metod lägger man prognosen mellan 13–24 månader framåt, beroende på vilken månad man befinner sig i. Alltid innevarande år och ett helt år till. Fördelen med detta är att man får ett långt fönster framåt, men med alla fördelar av att också kunna titta på år och du kan också jämföra med tidigare år utan problem med eventuella säsongseffekter. Ni kan fylla på med utfallsdata i de månader som varit, vilket är klart bättre.

Med den här metoden fyller man på med utfallsdata efter varje månad, samtidigt som det öppnas upp för en ny månad att prognostisera och man kan också sätta upp ett prognosförslag, exempelvis en ökning med 3% mot föregående år. Ett sätt att effektivisera den rullande prognosen. 

Vikten av att enkelt och snabbt kunna uppdatera sin budget och prognos är något vi sett att företag har börjat att efterfråga allt mer efter de senaste årens olika kriser som avlöst varandra i världen. De företag som valt att jobba med rullande prognoser har en fördel av att kunna prognostisera tätare, blicka längre framåt och snabbt kunna ställa om när omvärlden förändras.