Vanliga frågor vid systembyte: Expertpanelen svarar! Del 2

Hur "beräknar" vi lönsamheten i ett projekt innan man väljer att investera i system (t.ex. synergieffekter för andra delar av verksamheten). 

Det är bra att titta på tiden som läggs på specifika processer och se vilka tidsbesparingar man kan få på dem. Då kan du t.ex. använda interna kostnader för att beräkna värdet. Ett bra exempel är tid som går åt till att förbereda och distribuera rapporter. Du kan även titta på hur mycket tid du sparar per inkommande faktura genom att ha en lösning som ökar automatiseringen.

Dessutom kommer du att kunna se andra synergier som är svårare att kvantifiera såsom användarnöjdhet, ökad kontroll, bättre samarbete över avdelningarna. Här skulle jag rekommendera kunder att utmana sin leverantör att presentera vilka vinster som kan uppnås och lista detta tillsammans. Leverantören kan dock inte göra detta utan en noggrann kartläggning, och helst ska ett förprojekt ha genomförts. Om du får rekommendationer för tidigt kanske de inte är tillräckligt baserade på din organisation och förändringskapacitet.

Hur engagerar man medarbetarna i digitaliseringsprocessen?

För att få medarbetarna delaktiga rekommenderar vi att sätta upp specifika mål, involvera olika enheter/avdelningar och att inrätta en projektgrupp som ansvarar för att driva implementeringen framåt. Projektgruppen bör också ges mandat att fatta beslut.

Kom också ihåg att du inte ska flytta samma process till en ny lösning. Du måste använda standardfunktionalitet så mycket som möjligt i en ny lösning. Därför måste du vara medveten om förändring och vara öppen för att bli utmanad. Här är det bra att ha ett gemensamt mål eftersom det ger en gemensam riktning nu när utmaningar dyker upp.

Hur ser en ekonomiavdelning ut som har digitaliserat och automatiserat allt som går? Hur arbetar man i en sådan avdelning?

En modern ekonomiavdelning som kommit långt med både digitalisering och automation jobbar främst med avvikelser och låter systemet ta hand om de repetitiva uppgifterna. Det gör att ekonomiavdelningen kan fokusera på värdeskapande aktiviteter istället för att stansa verifikationer i ett system. Istället har man övergripande koll på att exempelvis fakturor betalas i tid så kassarabatter erhålls och hinner kontakta kunder och leverantörer och ha möjlighet att växa sin kärnverksamhet. En roligare och enklare vardag helt enkelt!